Вимоги до органів з сертифікації продукції регламентуються ДСТУ 3411, а систем якості — ДСТУ 3420. Відповідно до цих документів органи із сертифікації створюються на базі державних організацій, що мають статус юридичної особи та можуть бути визнані третьою стороною. Їхня діяльність здійснюється під керівництвом Національного органу із сертифікації на підставі укладеної з ними ліцензійної угоди.

Орган із сертифікації повинен мати:

організаційну структуру, адміністративні та юридичні права для управління роботами із сертифікації в заявленій галузі;

компетентний персонал, кваліфікація якого підтверджена документально за результатами атестації;

актуалізований фонд нормативних документів відповідно до галузі сертифікації, що має бути підтверджено документально за результатами експертизи цих документів та змін до них;

систему двосторонніх зв´язків з виробниками або постачальниками сертифікованої продукції, яка забезпечує вчасне їх інформування про заплановані зміни щодо вимог нормативних документів на продукцію, що має бути документально підтверджено;

договірні зобов´язання з акредитованими випробувальними лабораторіями для проведення випробувань продукції з метою сертифікації;

штатний персонал, який веде технічний нагляд за виробництвом сертифікованої продукції, або договори на його проведення з органами із сертифікації систем якості чи з територіальними центрами;

статут, що визначає його діяльність;

положення про орган із сертифікації;

керівництво з якості;

комплект організаційно-методичних та керівних документів системи сертифікації продукції в заявленій галузі сертифікації;

документи, що встановлюють правила та порядок проведення технічного нагляду за виробництвом та випробуваннями сертифікованої продукції (систем якості);

досвід роботи із сертифікації, що підтверджується документально за результатами виконаних робіт.

Орган із сертифікації має забезпечити безперешкодний доступ до інформації про його послуги усім організаціям-заявникам, конфіденційність інформації про результати сертифікації, що є комерційною таємницею, а його діяльність не повинна мати дискримінаційний характер. Він має регулярно здійснювати внутрішню перевірку ефективності функціонування системи управління якістю. Результати перевірок мають бути зареєстровані і до них повинні мати вільний доступ особи, які здійснюють інспекційний контроль діяльності органу з сертифікації.

Організаційна структура органу із сертифікації систем якості може бути така:

керівник;

рада;

виконавчі підрозділи (групи).

Керівник органу із сертифікації призначається на посаду та звільняється з неї за погодженням з Національним органом сертифікації. Він здійснює управління діяльності органу із сертифікації і несе відповідальність за його функціонування перед Національним органом із сертифікації.

Раду органу з сертифікації очолює керівник органу із сертифікації, який підзвітний раді у своїй діяльності. Склад ради затверджується Національним органом із сертифікації та включає, як правило, представників Національного органу із сертифікації, виконавчих підрозділів (груп) органу із сертифікації. До її діяльності можуть залучатися періодично або на постійній основі представники випробувальних лабораторій та державних органів, що здійснюють наглядові функції (Держнагляд охорони праці, Держкоматомнагляд тощо) і взаємодіють з органом із сертифікації, а також представники товариств (спілок) споживачів та інших зацікавлених організацій.

У своїй діяльності Рада органу із сертифікації здійснює такі функції:

формує політику органу із сертифікації та здійснює контроль за її впровадженням;

розробляє пропозиції щодо розширення галузі акредитації органу із сертифікації систем якості та удосконалення його роботи;

бере участь у проведенні внутрішніх перевірок ефективності функціонування системи управління якістю;

контролює діяльність виконавчих підрозділів (груп);

здійснює обмін досвідом виконання робіт із сертифікації з іншими органами та організаціями.

Виконавчі підрозділи (групи) в загальному випадку здійснюють такі функції:

формують та актуалізують фонд нормативних документів, що використовуються під час сертифікації;

розробляють організаційно-методичні документи з сертифікації;

приймають та розглядають заявки на сертифікацію систем якості;

проводять попереднє оцінювання систем якості;

здійснюють атестацію виробництва за дорученням органу із сертифікації певної продукції;

взаємодіють з територіальними центрами та іншими організаціями під час проведення робіт зі сертифікації;

оформлюють та видають сертифікати;

ведуть облік сертифікованої продукції, систем якості та виданих сертифікатів;

готують документи для включення до Реєстру Системи;

готують рішення щодо визнання зарубіжних сертифікатів та доводять прийняті рішення до заявників;

здійснюють технічний нагляд за сертифікованою продукцією, системами якості та атестованими виробництвами;

погоджують проведення коригувальних дій щодо усунення причин невідповідностей та порушень встановлених вимог, виявлених під час технічного нагляду за виробництвом сертифікованої продукції;

готують рішення про скасування та припинення дії виданих сертифікатів на продукцію, системи якості та атестатів виробництва;

інформують про прийняті рішення Національний орган із сертифікації, органи із сертифікації певної продукції, територіальні центри, заявників та інші зацікавлені організації;

організовують підвищення кваліфікації персоналу;

приймають до розгляду апеляції з питань сертифікації та атестації виробництв у галузі акредитації органу;

готують звіти про результати діяльності органу із сертифікації для Національного органу із сертифікації;

забезпечують самооцінку діяльності із сертифікації та атестації виробництв, постійне удосконалення внутрішньої системи управління якістю;

проводять експертизу нормативної документації на продукцію, що сертифікується, та зміни до них.

Персонал органу із сертифікації має бути підготовлений для компетентного виконання обов´язків, закріплених за ним, а також мати певний рівень технічних знань.

Орган із сертифікації повинен мати постійний персонал, вільний від контролю тих осіб, у яких є або може бути зацікавленість у результатах сертифікації.

До роботи із сертифікації та атестації виробництва або оцінки окремих елементів системи якості, що потребують спеціальних знань, можуть бути залучені кваліфіковані спеціалісти промисловості, науково-дослідних організацій, вищих навчальних закладів тощо. Залучені до роботи спеціалісти не повинні бути співробітниками підприємств та організацій, які зацікавлені в результатах сертифікації систем якості.

Орган із сертифікації повинен мати ефективну документовану систему якості, що відповідає характеру та обсягу робіт, які виконуються органом, та інші документи, необхідні для виконання зазначених функцій, а саме:

положення про орган із сертифікації;

заяву про політику в галузі якості органу із сертифікації (якщо вона викладена в окремому документі і не увійшла до складу настанови з якості);

настанову з якості органу із сертифікації;

типові програми, опитувальні анкети перевірок та оцінок елементів системи якості;

типові методики атестації виробництв;

процедури (робочі інструкції) із сертифікації та атестації виробництв;

список аудиторів із сертифікації та атестації виробництв;

список спеціалістів промисловості, науково-дослідних організацій, ВНЗ та інших організацій, що залучаються до роботи із сертифікації та атестації виробництв;

посадові інструкції персоналу, що визначають службові обов´язки та відповідальність;

порядок оформлення та подання результатів перевірок систем якості та атестованих виробництв.

Фонд нормативних документів, який має у своєму розпорядженні орган із сертифікації, має включати:

міжнародні, міждержавні, національні стандарти та інші нормативні документи в галузі сертифікації;

міждержавні, національні, галузеві стандарти та інші нормативні документи, що визначають вимоги до продукції, методів її випробувань, організації виробничих процесів відповідно до галузі акредитації органу із сертифікації;

стандарти ISO 9000 та ISO 10000, європейські стандарти EN 45000;

настанови ISO/IEC в галузі сертифікації;

комплект нормативних документів із сертифікації, які діють у рамках системи сертифікації УкрСЕПРО та інших систем сертифікації.

Орган із сертифікації має постійно здійснювати актуалізацію документації, що використовується, і забезпечувати:

внесення змін та виправлень у документи;

вилучення застарілої документації;

своєчасне інформування всіх зацікавлених сторін про внесення змін до документації;

наявність відповідної документації там, де це необхідно.

Документи із сертифікації та атестації виробництв підлягають обліку і

зберіганню протягом періоду часу, який має бути не меншим ніж два терміни дії сертифіката.

Зберіганню підлягають:

заяви;

програми перевірок;

методики атестації;

акти перевірок та протоколи заключних нарад;

звіти за результатами перевірок;

акти технічного нагляду та інспекційного контролю;

журнали обліку заявок, сертифікатів, атестатів;

договори на проведення робіт з сертифікації та атестації виробництв.

Система УкрСЕПРО регламентує порядок реєстрації органів добровільної

сертифікації.

Відповідно до ДСТУ 3416 підприємство, організація чи інша юридична особа, незалежно від форми власності, можуть взяти на себе функції органу добровільної сертифікації і бути акредитованими Національним органом з акредитації згідно з існуючими нормативними документами.

Реєстрація таких об´єктів здійснюється Національним органом із сертифікації з метою їх систематизації, обліку та інформаційного забезпечення діяльності з добровільної сертифікації продукції в Україні.

Для реєстрації об´єкт подає до Національного органу із сертифікації заявку відповідної форми та такі документи (оригінал і копія), які засвідчують:

організаційну структуру, адміністративну підпорядкованість та юридичний статус об´єкта;

перелік продукції (робіт, послуг), що сертифікуються об´єктом, склад нормативних та інших документів, на відповідність яким проводиться добровільна сертифікація;

порядок (спеціальні правила) здійснення добровільної сертифікації, що застосовується об´єктом;

форми сертифікатів та знака відповідності, прийняті в системі добровільної сертифікації об´єкта.

Виходячи зі специфіки діяльності об´єкта реєстрації в разі необхідності, за вимогою реєстратора об´єктом подається додаткова інформація. Реєстратор здійснює експертизу поданих документів і при позитивних її результатах готує рішення про реєстрацію, яке затверджується головою Національного органу із сертифікації, після чого реєстратор призначає реєстраційний номер об´єкту та заносить відомості про реєстрацію до облікової книги. Оригінали документів повертаються об´єкту реєстрації, а копії зберігаються в Національному органі із сертифікації.

У разі незадовільних результатів експертизи документи повертаються об´єкту реєстрації на доопрацювання.

Термін реєстрації об´єктів добровільної сертифікації не повинен перевищувати 20 днів від дня надходження повного комплекту документів на реєстрацію.

Інформація щодо реєстрації об´єктів добровільної сертифікації здійснюється через видання Національним органом із сертифікації покажчиків, каталогів, періодичних видань.

Орган із сертифікації, незалежно від того, проводить він обов´язкову чи добровільну сертифікацію, має бути акредитований в Національній системі акредитації.