Практика переконує, що створення та впровадження системи менеджменту якості в організації передбачає такі кроки:

визнання вищим керівництвом організації якості як життєво важливого елементу його діяльності;

усвідомлення того, що розроблення системи якості є дуже важливим фактором для зростання та довгострокової рентабельності організації;

розгляд значення системи якості для організації на раді керівників та рішення про вкладення необхідних коштів у її реалізацію;

консультації з представниками персоналу для пояснення концепції стандартів на системи якості, їхньої ролі для організації та персоналу;

створення підготовчого комітету та робочої групи для виконання проекту;

підготовка членів робочої групи щодо різних аспектів системи якості та методики її реалізації;

дослідження існуючої в організації системи якості для визначення недоліків чи відхилень у методиках забезпечення якості порівняно з вимогами стандартів на системи якості;

визначення процесів, необхідних в системі якості;

визначення послідовності і взаємодії процесів;

визначення критеріїв і методів, необхідних для забезпечення ефективного виконання і контролю процесів;

забезпечення інформації, необхідної для виконання і моніторингу процесів;

розроблення настанови з якості;

навчання персоналу методам та методикам системи якості;

роз´яснення політики організації у сфері якості та видання вказівок щодо реалізації системи якості;

визначення дати впровадження нової системи та випуск виконавчих інструкцій щодо її реалізації (нова система якості може вводитися поетапно, спочатку в одному чи декількох підрозділах організації);

випробування нової системи протягом декількох місяців та проведення внутрішніх перевірок для оцінювання її відповідності стандартам на системи якості;

виконання коригувальних дій за невідповідностями, які виявлені за результатами перевірок;

виконання після достатньо великої перевірки додаткових, повторних перевірок та здійснення коригувальних дій доти, доки система якості не досягне необхідного стану функціонування;

організація попередньої перевірки (аудиту) зовнішніми органами;

виконання коригувальних дій за результатами зовнішньої перевірки;

організація офіційного оцінювання та сертифікація системи органом з сертифікації.

Керування та вказівки щодо реалізації системи якості за стандартами на системи якості мають виходити особисто від головного керівника організації, що засвідчує відданість ідеї та демонструє наміри його керівництва.

У підготовчий комітет входять керівник організації та керівники різних функціональних відділів.

Функції підготовчого комітету такі:

затвердження політики організації у сфері якості;

загальне планування проекту реалізації системи якості;

розподіл засобів для проекту;

координація щодо головних робіт із реалізації проекту, які використовуються різними підрозділами;

поточний контроль та управління проектом.

Виконання функцій секретаріату для підготовчого комітету може бути забезпечено службою управління якістю чи групою управління проектом. Комітет може збиратися кожні два тижні чи щомісячно для аналізу ходу робіт, вирішення проблем, якщо вони виникли.

Робоча група має такий склад та відповідальність:

керівник проекту — керівник відповідної компетентності та досвіду;

члени — по одному представнику від кожного функціонального підрозділу, які повинні володіти глибокими знаннями функцій свого підрозділу та повинні позитивно ставитися до роботи з реалізації системи якості.

Робоча група повинна також мати свою власну секретарську службу, автономну у своїй роботі.

Обов´язки робочої групи можуть включати такі функції:

оцінювання існуючих процесів з управління якістю;

детальне планування проекту реалізації системи якості;

розроблення настанови з якості, методик та інструкцій з ведення робіт;

підготовка персоналу з питань системи якості;

координація діяльності різних підрозділів з реалізації системи якості;

поточний контроль реалізації системи якості та подання підготовчому комі тетові звітів про стан справ;

організація періодичних перевірок для оцінювання відповідності системи якості існуючим стандартам;

проведення консультацій та сприяння виконанню коригувальних дій за результатами, отриманими в ході перевірок;

координація дій із консультантами чи фахівцями для розроблення спеціальних процесів системи якості;

10) організація проведення оцінювання органами сертифікації та контроль за виконанням рекомендацій.

Вивчення існуючих процесів із забезпечення та управління якістю проводиться з метою виявлення недоліків діючої системи якості. Для цього, як правило, необхідно створити одну чи декілька груп оцінювання. Рекомендується залучити до робіт професійних консультантів з відповідним досвідом роботи. Представники персоналу організації — члени робочої групи — повинні брати участь у роботах на цьому етапі.

В кожному підрозділі вивчаються:

чинні, але офіційно не документовані методики;

існуючі методики та інструкції, які не реалізуються в повному обсязі;

процеси системи якості на основі стандартів на них, які ще не стали складовою повсякденного роботи процесу;

процеси чи вимоги стандартів на системи якості, які не можуть бути застосовані в діяльності певного підприємства.

Ці дослідження мають виявити недоліки та вузькі місця існуючої системи якості для створення бази з визначення процесів, завдань та робіт, які необхідно виконати для реалізації системи якості на основі відповідних стандартів та підготовки її до сертифікації. Після визначення процесів, завдань та робіт відповідальність за їх виконання покладається на відповідні підрозділи, визначаються контрольні дати виконання цих робіт. У кожному підрозділі дається завдання виконавцю, який є членом робочої групи. Виконавці мають проходити відповідну підготовку, з метою належного розуміння механізму застосування стандартів на системи якості у сфері їхньої діяльності. Виконавці звільняються від усіх інших обов´язків. Якщо завдання вимагає залучення до роботи декількох підрозділів, то виконавець повинен нести загальну відповідальність, а для отримання необхідних вхідних даних від інших зацікавлених відділів необхідно розробити відповідні механізми координації.

У системі якості здійснюється як стратегічне, так і оперативне управління. До процесів стратегічного управління належать:

аналіз та оцінювання технічного рівня якості продукції;

аналіз та оцінювання рівня й ефективності витрат на проведення робіт із забезпечення якості;

аналіз та оцінювання ефективності функціонування системи якості, задоволення потреб споживачів;

розроблення, погодження, затвердження політики в галузі якості та стратегічних завдань (планів та програм якості);

організація та координація робіт з виконання програм якості;

організація нормативно-технічної підготовки робіт із забезпечення якості (в т. ч. формування фонду документів, аналіз та контроль за виконанням вимог нормативних документів);

організація нормативно-правової підготовки робіт із забезпечення якості;

організація та контроль внутрішньої регламентації робіт із забезпечення якості;

організація робіт із підготовки до сертифікації продукції та системи якості;

організація робіт зі впровадження прогресивних методів стимулювання персоналу за забезпечення якості;

організація робіт із навчання персоналу методам забезпечення та поліпшення якості;

контроль та облік робіт із виконання програм з якості;

ведення звітності робіт у сфері забезпечення якості;

збір і систематизація інформації у сфері забезпечення якості (методичної, економічної, технічної).

У наступних розділах буде розглянуто шляхи виконання окремих процесів стратегічного і оперативного управління в системі якості.