Матеріали, сировина, куповані комплектувальні вироби та напівфабрикати стають частиною продукції, що виробляється. Якість купованого технологічного обладнання, приладів, оснащення, засобів контролю тощо, технічні послуги, безпосередньо також впливають на якість продукції, що виробляється.

Одним із найважливіших завдань підприємства є забезпечення того, щоб усі матеріали, які надходять із зовнішніх джерел, цілком відповідали як вимогам самого підприємства, так і вимогам його замовника.

На цій стадії до основних процесів системи якості належать:

визначення вимог до документації, креслень та замовлень на постачання (закупівлю) продукції;

вибір прийнятних постачальників (субпідрядників);

контроль та оцінювання системи якості у постачальника (субпідрядника);

розроблення угод (умов договору) з якості продукції, яка постачається (закуповується);

встановлення, узгодження та фіксація методів перевірки відповідності поставки вимогам замовника;

розроблення угод (документів) з вирішення суперечливих питань з якості купованої продукції;

планування та організація робіт із вхідного контролю продукції, яка надходить від постачальника (субпідрядника), а також організація взаємодій із якості продукції з постачальниками (субпідрядниками);

реєстрація та оцінювання даних про якість купованої продукції, ведення претензійної роботи;

аналіз даних із претензій до постачальників (субпідрядників) стосовно виконання договірних зобов´язань щодо технічних характеристик, умов контролю та випробувань, пакування і маркування виробів;

проведення робіт із підготовки підрозділами технічно та економічно обґрунтованих замовлень на купівлю комплектуючих виробів, сировини, матеріалів, напівфабрикатів, іншої продукції, оснащення засобів контролю, а також замовлень на технічні та інші послуги;

формування програм спільних із постачальниками (субпідрядниками) заходів із забезпечення якості сировини, матеріалів, напівфабрикатів та комплектувальних виробів;

здійснення оперативної взаємодії з якості сировини, матеріалів, напівфабрикатів та комплектувальних виробів, обладнання, оснащення, інструменту з постачальниками (субпідрядниками);

періодичний аналіз та затвердження документації з виконання умов контрактів на закупівлю.

Складним завданням матеріально-технічного постачання є вибір кваліфікованих постачальників (субпідрядників). Для цього необхідно встановити порядок оцінювання постачальника (субпідрядника), виходячи з таких засад:

можливості постачальника (субпідрядника) задовольняти вимоги до якості виробу;

наявності у постачальника (субпідрядника) обладнання, інструменту тощо необхідного технічного рівня та персоналу необхідної кваліфікації;

виробничих можливостей постачальника (субпідрядника) та його спроможність дотримуватись точно визначених графіків постачання;

комерційної і фінансової стабільності постачальника (субпідрядника);

ефективності системи якості постачальників.

Для нових постачальників (субпідрядників) проводиться повна перевірка їхніх можливостей. Загальну відповідальність за цю роботу несе служба, яка займається матеріально-технічним постачанням. На першому етапі перевірки можливостей постачальника (субпідрядника) необхідно отримати дані про його засоби виробництва, персонал, організацію діяльності та фінанси поряд із даними про його можливість постачати вироби необхідного рівня якості.

Оскільки оцінювання постачальників (субпідрядників) потребує проведення експертизи у різних сферах функціонування підприємства — технічній, фінансово-економічній та виробничій, для виконання цього завдання призначається комісія, до якої входять експерти з різних служб та відділів, а загальну координацію здійснює служба, яка займається матеріально-технічним постачанням. Якщо на цьому етапі буде виявлено, що постачальник (субпідрядник) неспроможний виконати замовлення, то наступний етап перевірки не проводиться.

Якщо постачальник (субпідрядник) буде мати потенційні можливості, то група експертів повинна відвідати його підприємство для виконання безпосередньої перевірки потужностей, виробничої інфраструктури та системи якості. При цьому ніяка критика постачальника (субпідрядника) не допускається. Група експертів має зосередити увагу на ділянках, які безпосередньо впливають на здатність постачальника (субпідрядника) виконати замовлення.

Для збору цієї інформації можна використовувати опитувальний листок групи експертів.

Відповідно до висновків експертної групи відділ, що займається матеріально-технічним постачанням, виконує дії, вказані нижче.

Якщо виявлено, що потенційний постачальник (субпідрядник) має надійну систему якості, його назва включається до списку зареєстрованих постачальників (субпідрядників).

Якщо в нього є невеликі недоліки, які рекомендовано виправити, постачальник (субпідрядник) реєструється після їх виправлення і наступної перевірки.

Якщо виявляються значні недоліки, то керівництву повідомляється, що на цей час їхнє підприємство не може бути зареєстроване як постачальник (субпідрядник).

Під час оцінювання постачальників (субпідрядників), з якими вже існують зв´язки, дуже важливо вести детальну реєстрацію інформації стосовно постачання, а саме: про кількість виробів (матеріалів), що були отримані, кількість забракованих виробів, про дотримання графіків постачання, про частку цього постачальника (субпідрядника) у загальному обсязі постачання виробів (матеріалів) за певний період.

Визнання системи якості постачальника (субпідрядника) з боку таких важливих замовників, як оборонний комплекс і органи сертифікації, може бути використаним під час оцінювання постачальника. Проте необхідно переконатися в тому, що обладнання постачальника (субпідрядника) забезпечує рівень технічного процесу відповідно до вимог якості виробу, який постачається.

Необхідно також перевірити, чи має постачальник (субпідрядник) виробничі потужності та фінансові засоби, щоб виконати замовлення з додаткового постачання, продовжуючи виконувати замовлення своїх замовників. При одноразових закупівлях або закупівлях невеликими кількостями замовник повинен провести детальну контрольну перевірку та випробування раніше використання виробів (матеріалів).

Постачальники (субпідрядники) мають реєструватися щодо конкретних виробів і на обмежений період, наприклад, на два роки.

Поряд із поточним контролем виробів, які постачаються, підприємство має здійснювати періодичну перевірку того, чи зареєстровані постачальники (субпідрядники) підтримують встановлені характеристики якості своєї роботи.

Для здійснення таких періодичних перевірок у відділі, що займається матеріально-технічним постачанням, формується контрольна або ревізійна група.

Усі висновки повинні реєструватися, а дані використовуватися для коригування реєстраційного списку затверджених постачальників (субпідрядників).

Для доповнення або виключення зареєстрованих назв мають бути встановлені відповідні критерії.

Успішне постачання починається з чіткого визначення вимог, які зазначено в умовах контракту, кресленнях та замовленнях на постачання, що надаються постачальникові (субпідряднику).

Потрібно розробити відповідні методи, які гарантують, що вимоги до постачання визначені, передані і повністю зрозумілі постачальникові (субпідряднику). До цих методів можуть бути включені процедури підготовки документації на постачання, зустрічі представників підприємства з постачальниками (субпідрядниками) до подання замовлення на постачання та інші методи.

Документація на постачання має містити дані, які характеризують замовлений виріб. Ця інформація включає такі елементи, як:

точна ідентифікація виробу і ґатунку;

інструкції з контролю;

нормативний документ (стандарт, технічні умови), який застосовується.

Усі вимоги до виробу, а також методи контролю (випробувань), мають відповідати прийнятим стандартам (в т. ч. міжнародним) або технічним умовам. Статус всіх документів, на які є посилання у замовленні, необхідно визначити.

Вимоги щодо проміжного контролю мають бути встановленими у замовленні на постачання як "критичні точки". Це ті етапи процесу виробництва, після яких необхідно провести контроль. У замовленні на постачання має бути застережено надання постачальником (субпідрядником) копій актів випробувань.

До подання замовлення на постачання постачальникові (субпідряднику) замовник повинен ретельно перевірити точність і правильність замовлення на постачання. Будь-які зміни в замовленні на постачання, що зроблені пізніше, потрібно аналізувати та дозволяти їх застосування уповноваженою особою, яка затверджувала замовлення.

При підготовці замовлення необхідно звернути увагу на такі моменти:

замовник повинен встановити, чи буде він затверджувати матеріал для його використання у виробництві;

якщо є необхідним зразок, то в замовленні вказують його розміри, спосіб відправлення та опис випробувань, які виконуватимуться над цим зразком;

має бути чітко визначена методика санкціонованих відхилень від креслень та технічних умов чи від певних вимог до якості, а якщо ніякі відхилення неможливі, то це повинно бути застережено;

в замовленні вказують місце та метод контролю, спосіб вибірки (при вибірковому контролі), методику усунення відбракованих виробів та повторного подання виправлених виробів;

потрібно вказати, як маркується, пакується та транспортується виріб;

для усунення розбіжностей мають детально визначатися умови гарантії, методики подання скарг та розв´язання суперечливих питань.

Система перевірки відповідності продукції, яка постачається, вимогам замовника, має бути узгоджена до остаточного оформлення замовлення на постачання. Для підтвердження відповідності виробу вимогам можна використовувати один із таких методів:

замовник покладається на систему якості постачальника (субпідрядника);

постачальник (субпідрядник) надає дані випробувань або дані з управління технологічним процесом;

замовник проводить вибірковий контроль (випробування) під час отримання виробів;

контроль здійснюється постачальником (субпідрядником) до відправлення або під час виробництва за домовленістю;

проводиться сертифікація незалежними органами з сертифікації.

Замовник вказує у замовленні на постачання, чи буде кінцевий користувач (якщо він є) виконувати будь-які роботи з перевірки продукції на підприємстві постачальника (субпідрядника).

Встановлення та узгодження методів перевірки має передбачати обмін даними з контролю та випробувань для підвищення якості виробів.

Реєстрація даних про якість купованої продукції має проводитись не тільки як свідоцтво контролю закупівель, але і як засіб поточного контролю стосовно роботи постачальників (субпідрядників). Великі підприємства можуть мати систему складання рейтингу постачальників (субпідрядників) на основі об´єктивних критеріїв.

Дані про якість закупівель можуть також сформувати базу для аналізу технічних умов і методів контролю під час наступних закупівель. Доцільно розробити стандартні методи та форми для реєстрації і контролю за постачанням. Якщо є можливість, ці дані вводяться у комп´ютер для полегшення оброблення та використання.

Підприємство повинне не тільки детально ознайомити постачальників (субпідрядників) зі власними вимогами до якості виробів, але і розробити спільні заходи з постачальниками (субпідрядниками) для розв´язання проблем, пов´язаних з якістю.

Вироби, які постачаються замовником (споживачем), є виробами, що належать замовникові (споживачеві) і надаються підприємству (постачальнику) для використання з метою задоволення конкретних вимог. Підприємство (постачальник) приймає на себе відповідальність за ідентифікацію, обслуговування, зберігання, вантажно-розвантажувальні роботи та використання протягом періоду, коли ці вироби знаходяться у підприємства (постачальника).

При отриманні виробів від замовника (споживача) підприємство (постачальник) має:

організувати обстеження виробів під час їх отримання для перевірки ідентичності, підтвердження кількості, визначення дефектів, що виникли під час транспортування. Якщо в контракті передбачено контроль чи випробування під час отримання, то ця процедура має супроводжуватись виконанням відповідних реєстраційних записів;

забезпечити правильне зберігання, вантаження — вивантаження та обслуговування на період, доки виріб знаходиться у постачальника;

використовувати принцип "першим підійшов — першим обслуговується";

періодично перевіряти вироби під час зберігання для виявлення, псування виробів та визначення їхнього поточного стану;

ідентифікувати та забезпечити охорону виробів з метою запобігання несанкціонованому використанню, враховуючи те, що виріб є власністю замовника (споживача).

Якщо під час періодичних перевірок або використання виробу виявлено дефекти чи невідповідності, підприємство (постачальник) негайно сповіщає про це замовника (споживача) для прийняття рішення стосовно вживання заходів.

Замовник (споживач) надає підприємству (постачальнику) повну інформацію щодо правильного використання та обслуговування виробів, які постачаються.