Керівництво повинне незмінно прагнути до підвищення ефективності та результативності виконуваних в організації дій, виявляти можливості поліпшення, не чекаючи виникнення труднощів. Поліпшення можуть мати різні масштаби — від незначних поступових постійних поліпшень до стратегічних проектів радикальних вдосконалень. Організація має запровадити процес визначення й управління заходами, спрямованими на поліпшення якості. Ці поліпшення можуть призводити до змін у продуктах та процесах чи навіть у системі менеджменту організації.

Вище керівництво має передбачити застосування коригувальних дій як інструменту поліпшення. Планування цих дій має включати оцінювання важливості недоліків і враховувати потенційний вплив на такі аспекти, як виробничі видатки, вартість невідповідності, характеристики продукту, надійність, безпека, задоволеність споживачів та інших зацікавлених сторін. На ефективності і результативності процесів має наголошуватися й при застосуванні коригувальних дій, а самі ці дії мають підлягати поточному контролю для забезпечення досягнення бажаних результатів. Слід розглядати необхідність включення коригувальних дій як один із пунктів аналізу з боку керівництва.

Започатковуючи коригувальні дії, організація має визначити джерела інформації, зібрати інформацію для визначення того, які коригувальні дії потрібні. Встановлені коригувальні дії мають спрямувати на усунення причин невідповідностей з метою виключення їх повторної появи. Прикладами джерел інформації для визначення коригувальних дій можуть бути:

претензії споживачів;

акти невідповідності;

акти внутрішнього аудиту;

виходи процесу аналізу з боку керівництва;

виходи процесу аналізу даних;

виходи процесу вимірювання задоволеності;

відповідні протоколи і зареєстровані дані системи менеджменту якості;

персонал організації;

дані вимірювань процесів;

результати самооцінювання.

За необхідності організація має включати до пов´язаного з коригувальною дією процесу аналіз докорінних причин невідповідностей. Перед визначенням та ініціюванням коригувальної дії результати зазначеного аналізу підлягають перевірці й тестуванню.

Для підтримання показників процесів і продуктів керівництво має планувати зниження впливу втрат на діяльність організації. А для забезпечення задоволеності зацікавлених сторін — попередження втрат у вигляді планування процесів створення продукту, допоміжних процесів, робіт та продуктів.

Для того, щоб бути ефективним і результативним, планування попередження втрат має бути методичним. Для отримання кількісних значень воно має ґрунтуватися на даних відповідних методів, зокрема даних оцінювання статистики тенденцій і критичних режимів організації та її продуктів. Отримання цих даних можливе за рахунок:

використання інструментів оцінювання ризиків, наприклад, аналізу відповідних протоколів і зареєстрованих даних системи якості, режимів і наслідків відмов;

аналізу потреб і очікувань споживачів;

аналізу ринку;

виходів процесів;

виходів процесу аналізу даних;

вимірювань рівня задоволеності;

вимірювань параметрів процесів;

схем узагальнення джерел інформації, отриманих від зацікавлених сторін;

висновків на підставі попереднього досвіду;

результатів самооцінювання;

процесів превентивного попередження про вихід робочих умов з-під контролю.

Такі дані дають інформацію, яка слугує для розробки ефективного і дієвого плану попередження втрат, визначення пріоритетів для кожного процесу та продукту з метою задоволення потреб і очікувань зацікавлених сторін.

Результати оцінювання ефективності та дієвості планів попередження втрат мають бути виходами процесу аналізу з боку керівництва, служити вхідними даними для коригування планів і утворювати входи процесів поліпшення.

Для забезпечення майбутнього організації та задоволення зацікавлених сторін керівництву належить налагодити таку виробничу культуру, яка б спонукала працівників до активного пошуку можливостей поліпшення характеристик процесів, виконуваних робіт та продуктів.

Для залучення персоналу вищому керівництву необхідно створити обстановку делегування повноважень, для того, щоб працівники отримували повноваження і переймали на себе зобов´язання щодо виявлення можливостей поліпшення організацією своїх показників. Для створення такої ситуації можуть бути корисними такі заходи:

постановка завдань для персоналу, проектів і організації;

зіставне оцінювання показників конкурентів і передової практики;

визнання успіхів у запровадженні поліпшень і відзначення відповідних працівників;

укладання схеми подачі пропозицій з передбаченням оперативного реагування на них керівництва.

Для створення структури, спрямованої на вдосконалення діяльності, вище керівництво має визначити і запровадити процес безперервного вдосконалення, який застосовується до основних і допоміжних процесів та видів діяльності. Для забезпечення ефективності процесу вдосконалення основні та допоміжні процеси мають розглядатися з погляду:

результативності (наприклад, відповідності виходів вимогам);

ефективності (наприклад, питомих витрат ресурсів у вигляді часу та коштів);

зовнішніх впливів (змін правових та вимог, які регламентуються);

потенційних вузьких місць (недостатності можливостей чи недотримання послідовностей);

можливості застосування кращих методів;

контролю планових і позапланових змін;

вимірювання позапланових прибутків.

Цей процес постійного вдосконалення має слугувати інструментом підвищення внутрішньої ефективності та результативності роботи організації, а крім того, має підвищувати задоволеність споживачів та інших зацікавлених сторін.

Домагаючись максимальної користі для організації та зацікавлених сторін, керівництво повинне сприяти як вдосконаленням у вигляді безперервних заходів у зв´язку з процесами, які виконуються, так і можливостям радикальних змін.

Прикладами допоміжних входів процесу вдосконалення може бути інформація, отримана з таких джерел:

дані затвердження;

дані про продуктивність процесу;

дані самооцінювання;

встановлених вимог і відгуків зацікавлених сторін;

досвіду працівників організації;

фінансових даних;

даних про реалізацію продукту;

даних про надання послуг.