Протокольна діяльність дипломатичного представництва базується на основоположних засадах Віденської конвенції про дипломатичні відносини 1961 року і деталізується в "Положенні про дипломатичне представництво України за кордоном", затвердженому Розпорядженням Президента України 22 жовтня 1992 року [3; 4, с. 124—137; 5, с. 120—123].

Дипломатичні представництва України за кордоном, керуючись загальними принципами зовнішньої політики і дипломатії, роблять усе необхідне, щоб своєю щоденною діяльністю забезпечувати позитивний імідж Української держави перед світовим співтовариством, щоб українські дипломати кваліфіковано і достойно захищали її інтереси в непростих дипломатичних іграх сучасного складного і неспокійного світу. У кожному дипломатичному представництві дипломати працюють над виконанням завдань, визначених їхніми функціональними обов’язками та щоденною дипломатичною практикою.

Кожне дипломатичне представництво (посольство, представництва при міжнародних організаціях), кожна консульська установа практично з першого дня своєї діяльності зобов’язані займатися дипломатичним протоколом, бо без цього їхня діяльність просто немислима. Тому у кожному дип- представництві для виконання протокольних функцій виділяється спеціальний дипломат — а у великих посольствах — навіть кілька, які щоденно займаються проблемами дипломатичного протоколу. У реальному житті, особливо у мало- чисельних диппредставництвах, протокольними питаннями відає дипломат, який, окрім цього, виконує й інші функціональні обов’язки.

Протокольна робота кожного дипломата передбачає організацію запиту агреману на нового главу, який має прибути до країни перебування, залагодження його прибуття до країни і перші контакти з дипломатичним протоколом, організацію вручення вірчих грамот і його перших візитів та контактів з офіційними представниками країни та дипломатичним корпусом. Тут слід пам’ятати, що від чіткості, пунктуальності і належного рівня організації цих перших протокольних заходів залежить дуже багато для майбутньої роботи як глави дипломатичного представництва, так і представництва в цілому. Дотримання принципу старшинства, врахування особливостей кожної країни, представникові якої складається візит, важливості державної чи громадської установи країни перебування — все це має своє значення, повинно зважуватися і враховуватися, щоб кожний крок новоприбулого дипломата сприяв його авторитетові, створював йому належний імідж у дипломатичному корпусі. Слід постійно пам’ятати, що враження після першого візиту від першого контакту залишаються надовго, на їх основі складається думка про дипломата, про його професійний, інтелектуальний і культурний рівень, а тому до цих візитів (як, зрештою, і до всіх інших) треба ставитися серйозно і відповідально. Уявіть собі, що про вас думатиме партнер, якщо ви перенесете свій перший візит або запізнитеся на нього. І не сумнівайтесь — про це стане відомо не тільки в одному диппредставництві чи установі. Тому на цьому етапі пунктуальність і ввічливість є обов’язковими факторами, які гарантуватимуть тільки позитивні результати.

Треба бути уважним до гостя, який відвідує ваше дипломатичне представництво. Кімната чи зала, де відбуватиметься зустріч, елегантно запропоновані та подані кава чи чай, сік чи мінеральна вода, посуд, в якому вони подаються, охайний вигляд того, хто подає, — все це не дрібниці, а важливі моменти щоденної протокольної практики, які повинні бути предметом турботи не тільки протоколіста диппредстав- ництва, але й його керівника. Можна собі уявити, яким буде враження і настрій гостя, якщо спізняться його зустріти при вході, якщо він зайде в похмуре малоосвітлене приміщення, а до того ж йому подадуть розчинну каву у надщербленій чашці. Жодного сумніву — це буде перший і останній його контакт з вами!

Не буде зайвим, якщо під час першого візиту до вас ви вручите гостю недорогий альбом або книжку (звичайно, з урахуванням мови видання) про вашу країну, що послужить прозорим натяком на бажання продовжити контакти у майбутньому.

Надзвичайно важливою є увага до дипломатичного листування. Його своєчасність як у відправленні своїх документів, так і у відповіді по отриманні, акуратність у складанні й оформленні, значення має навіть те, на якому папері вони виготовлені, — все це не проходить непоміченим. А тому й тут дрібниць не повинно бути. Якщо, скажімо, ви передасте неправильно оформлену особисту чи вербальну ноту, вам її можуть повернути, що буде серйозним і неприємним ляпсусом для канцелярської служби диппредстав- ництва. Треба надзвичайно уважно стежити за адресою, кому надсилається лист, правильністю написання прізвища тощо, бо й тут можливі всілякі казуси, особливо, якщо переплутати адреси.

Те ж стосується і запрошень на прийоми та інші заходи, особливо, якщо запрошується багато гостей. По-перше, дуже приємно отримувати запрошення, коли воно написане від руки красивим каліграфічним почерком; виготовлене на хорошому папері (бланку); і, нарешті, коли воно грамотно (що абсолютно обов’язкове) написане, особливо, якщо мова йде про правильне написання імені та прізвища. Тому перед розсиланням запрошення краще кілька разів перевірити, щоб не допустити якоїсь помилки.

У запрошенні обов’язково вказується, з ким запрошується гість: сам, з дружиною чи — рідше — з супроводжуючою особою (наприклад, перекладачем), не кажучи вже про конкретне місце прийому і годину (інколи до запрошення може долучатися карта-схема доїзду до місця прийому, особливо, якщо він відбувається на заміській території); форма одягу (фрак, смокінг, темний костюм, вечірня сукня, з нагородами чи без них). З метою уточнення деяких моментів можуть бути проведені телефонні розмови між протоколістами або секретарями посольств, а може, навіть між самими главами дипломатичних представництв.

Запрошення висилають, як правило, за три тижні до протокольного заходу, щоб запрошеним було легше зорієнтуватися зі своїм часом. Небажано, за винятком якоїсь особливої ситуації, надсилати запрошення в останні дні перед прийомом.

Протоколіст посольства повинен також уважно стежити за відповідями на запрошення. Якщо на запрошенні є абревіатура "И. в. V. Р." (прошу відповісти), то відповідь, позитивну чи негативну, обов’язково слід дати впродовж найближчих 24 годин. Якщо ж цього не зазначено, то можна і не відповідати, хоча ввічлива відповідь ніколи не завадить.

У випадку вмотивованості неучасті у прийомі (наприклад, перебування за межами країни в службовій поїздці чи у відпустці) треба обов’язково дати відповідь. Виявом вищої форми ввічливості у разі неучасті в прийомі є висилання на ім’я господині прийому букету квітів.

Якщо ж запрошення надійшло в останню хвилину, особливо на прийоми з розсадкою за столом, то це може бути потрактовано як намагання заповнити якесь порожнє місце, і на нього завжди можна отримати негативну відповідь. Про це теж необхідно пам’ятати.

Багато часу й зусиль відповідних співробітників дипломатичного представництва потребує підготовка до прийомів, особливо з нагоди національного свята. До кожного з прийомів слід ретельно готуватися, надто коли запрошуються гості, які нечасто, а може, навіть один раз мають можливість побувати на прийомі і з цього роблять висновок не тільки про конкретне дипломатичне представництво, але й загалом про країну, яку воно представляє.

Перш за все, визначається формат майбутнього прийому: буде це "келих шампанського" чи "келих вина", сніданок, "коктейль", обід, вечеря чи "а-ля фуршет", просто чай чи кава, а, отже, і часові рамки його проведення. Треба пам’ятати, що післяобідні прийоми більш урочисті, ніж прийоми до обіду.

Далі відбувається складання меню, під час якого слід пам’ятати, що одна справа — меню прийому з розсадкою за столом, коли приймається невелика кількість людей, а зовсім інша — прийом "а-ля фуршет", коли столи сервіруються заздалегідь і виставляються буфети з алкогольними напоями. Якщо на фуршетному прийомі гості самі собі добирають закуски, і тут не виникає жодних проблем, то слід мати на увазі, що на прийомах з розсадкою існує чіткий порядок подання різних страв: закуска, перша страва (супи, борщ), рибна, м’ясна страва, сири, десерт, фрукти, кава, чай. Кількість страв визначається залежно від характеру прийому, але варто пам’ятати, що закуска подається перед першою стравою, а рибні страви — перед м’ясними і в жодному випадку не навпаки, так само як сири не можна подавати перед першою стравою. При розсадці за столами на гостя слід планувати не менше 60 см простору, щоб не створювати надмірної тісняви.

Велика увага приділяється добору гостей як на великий прийом, так і на прийоми з розсадкою. На великі прийоми запрошується кілька сотень гостей, і тут треба уважно стежити,щоб про когось не забути, особливо діячів культури, науки, журналістів, бо, що стосується переліку офіційних осіб, представників дипкорпусу, то тут складаються більш-менш стабільні списки з можливою заміною лише прізвищ окремих посадових осіб. Більш тонкою справою є підбір гостей на прийоми з розсадкою, бо тут слід враховувати не лише принцип старшинства, але й такі тонкощі, як відносини між державами на цей момент (напружені або недружні), характер запрошених гостей (мовчуни, балагури), а може, навіть і хобі.

Склад гостей на невеликі прийоми залежить від характеру прийому, нагоди, з якої він організовується (наприклад, прийом з нагоди візиту Міністра закордонних справ, дружня зустріч послів Вишеградської четвірки з послом України, дружня зустріч дипломатів двох посольств з певної оказії, зустріч шведськомовних послів тощо).

Велике значення, як уже зазначалося, має пунктуальність прибуття на прийом. На деяких запрошеннях, коли очікується велика кількість гостей, може проставлятися різна (з інтервалом 5—10 хвилин) година, щоб не створювати стовпотворіння, яке буває інколи біля деяких посольств, а на невеликі прийоми варто прибувати вчасно, бо немає гіршої ситуації, коли всі вже певний час сидять за столом, ведуть жваву розмову, а тоді з’являються запізнілі гості, місця яких, щоб не залишалися порожніми, могли зайняти дипломати свого ж посольства. У випадку якихось форс-ма- жорних обставин (аварія автомобіля) треба обов’язково попередити господарів.

Дуже уважно слід підходити до проголошення тостів і пам’ятати, що, на відміну від пострадянських країн, у більшості країн світу, ними, як і обов’язковим вживанням налитого до дна, не захоплюються і не зловживають.

Господарі повинні стежити, щоб за столом велася невимушена "легка" бесіда про країну, мистецтво, спорт, музику, не нав’язуючи присутнім своїх тем. Ініціатива завершення прийому належить головному гостю з подякою за гостинність.

Під час прийомів з розсадкою, як правило, у кімнаті, де збираються гості, на невеликому столику виставляється план розташування столів або гостей за столами. Відповідно до плану, кожне місце за столом позначене кувертною карткою з прізвищем гостя. Отже, гості заздалегідь ознайомлюються з планом, знаходять свої місця, попередньо знайомляться зі своїми сусідами по столу.

Нижче подаємо найхарактерніші норми дипломатичного етикету, яких необхідно дотримуватися на дипломатичних прийомах:

1. Перша заповідь — пунктуальність або своєчасне прибуття на прийом і перебування на ньому стільки, скільки цього вимагають правила ввічливості. Відхід з прийому через 15—20 хвилин після його початку без спеціального пояснення причини може розглядатися організаторами як демонстрація неприязні.

2. На прийоми з розсадкою жодного запізнення бути не може, бо гості з’їжджаються впродовж 3—5 хвилин і після невеликої паузи для взаємних привітань або знайомства сідають до столу. Якщо ж все-таки якісь обставини змусили гостя на кілька хвилин запізнитися, і він приїхав, коли прийом уже розпочався, то йому потрібно підійти до господаря і господині і, вибачившись, коротко пояснити причину свого спізнення, привітати їх, вклонитися решті гостей та зайняти відведене йому місце.

3. На прийом першими приходять молодші дипломати, потім — старші, а посол завершує. Відхід з прийому відбувається у зворотному порядку: спершу старші, потім — молодші. Затримуватися на прийомах понад загальноприйнятий час (до 2-х годин) не прийнято, оскільки це обтяжливо для господарів.

4. При прибутті на прийом і залишенні його не обов’язково тиснути руку кожному з присутніх, досить привітатися і попрощатися лише з господарем та господинею, а всім іншим гостям вклонитися.

5. Зовнішній вигляд і манери гостя, його вміння правильно поводитися за столом і на прийомі — один з важливих елементів етикету, і про нього завжди слід пам’ятати [2, с. 161—162].

Отже, як видно із вищесказаного, протоколістам дип- представництв роботи завжди вистачає. Вони повинні уважно стежити за всілякими подіями в країні перебування та аналізувати їх на предмет протокольного реагування. Протокол диппредставництва інформує посла про отримані запрошення, збирає інформацію про характер заходів, їх учасників, час проведення, вносить пропозиції щодо формату участі посла в цих заходах. Бувають такі ситуації, особливо у випадку різкого загострення внутрішньополітичної обстановки в країні перебування, що не на всі запрошення доцільно реагувати.

Візити, бесіди, контакти, збір інформації, передача зі свого боку різних повідомлень, роз’яснень — ось основні напрями роботи посла. Протокол посольства повинен вести облік всіх заходів, вносити послу пропозиції з тих чи інших проблемних питань, забезпечувати в протокольному плані деталі прийому послом гостей у посольстві (резиденції), зустріч і проводи посла, розсадку гостей на прийомах, підготовку, у разі необхідності, подарунків (сувенірів) [1, с. 165].

Великий обсяг роботи доводиться виконувати всім співробітникам посольства, починаючи від його глави, дипломатів і завершуючи адміністративно-технічним та обслуговуючим персоналом, під час підготовки і проведення візитів до країни перебування, особливо візитів глав держави та уряду, міністра закордонних справ, інших високопоставлених осіб держави.

У тісній співпраці з представниками державного (дипломатичного) протоколу країни перебування розробляється детальна програма візиту, готуються довідкові матеріали про країну, регіони, міста, окремі об’єкти (музеї, картинні галереї), які включаються в програму. Як правило, для підготовки візиту прибуває передова група, їй з боку диппредстав- ництва надається максимальна допомога.

Програма візиту повинна враховувати особливості місцевого протоколу, традиції, актуальну політичну обстановку в країні (навряд чи доцільно включати в програму відвідування регіонів, де в конкретний час відбувається, скажімо, страйк чи якісь інші акції протесту). Особливо уважно опрацьовують пункти програми, які пов’язані з місцевими протокольними церемоніями: порядок зустрічі і проводів, покладення вінків, участь в офіційному прийомі, відвідання пам’ятних місць тощо. Дуже важливо (але це не завжди вдається), щоб у програмі візиту був якийсь захід, що надавав би йому особливого звучання (наприклад, відвідання главою делегації місць, пов’язаних з історією його життя). Так, Президент Казахстану Н. Назарбаєв під час візиту до України відвідав міста Дніпропетровськ і Дніпродзержинськ, де пройшли роки його юності під час навчання. Досить зворушливим пунктом програми для українських делегацій є зустрічі з представниками українських громад за кордоном, особливо з молоддю та дітьми.

Варто пам’ятати, що будь-який непродуманий експромт, внесений самовільно в програму візиту, може мати негативні наслідки, в тому числі й політичні.

Протокольна служба посольства надає допомогу і в організації візитів делегацій іншого рівня, допомагаючи їм у дотриманні вимог протоколу країни перебування. Чим активніші взаємні контакти, тим більше буває делегацій, і всі вони потребують допомоги та сприяння спеціалістів-прото- колістів дипустанови, бо від досвіду і вміння застосувати дипломатичний протокол часто залежать результати візитів.