Як уже зазначалося вище, дипломатичні документи поділяють на документи дипломатичного (зовнішньо дипломатичного) та внутрішньовідомчого листування.

Документи внутрішньовідомчого листування — це документи, що стосуються зв’язку закордонних дипломатичних представництв з Центром і включають у себе листування з МЗС та іншими державними, рідше недержавними, структурами з конкретними проблемними відносинами з країною перебування або у багатосторонніх міжнародних відносинах.

У свою чергу, документи внутрішньовідомчого листування умовно можна поділити на документи, що стосуються лише свого відомства, і документи міжвідомчого листування. До тих, які готуються для використання в роботі лише свого відомства, належать службова і доповідна записки.

Службова записка — це форма службового документа, яким дипломат інформує керівництво дипломатичної установи про події та факти, що мали місце або відбудуться у найближчому майбутньому і матимуть безпосередній або опосередкований вплив на діяльність закордонної установи, і вносить відповідні пропозиції.

Доповідна записка — це форма службового документа, в якому дипломат інформує про виконану роботу чи про ситуацію, що склалася у зв’язку з виконанням дорученого завдання.

Документи дипломатичного представництва для внутрішніх потреб, а також для відправлення в Центр можна поділити на такі групи:

— інформаційно-довідкові матеріали;

— звітна документація;

— листування з консульських питань;

— листування з приводу планування роботи та кадрових питань;

— листування з адміністративно-господарських та фінансових питань;

— листування з МЗС та іншими відомствами й установами України стосовно запитів цих установ та окремих громадян.

Дипломатичні документи внутрішньовідомчого характеру диппредставництва за кордоном надзвичайно різноманітні і відображають широку палітру його діяльності. Таким засадничим документом можна вважати інформаційну довідку про країну перебування або, як її ще називають, "довідку по схемі". Довідка про країну перебування містить стислу характеристику її політики, економіки, культури, державного устрою, преси, партій, інформацію про геополітичне становище, короткі відомості з історії тощо.

У довідці подається інформація з проблем внутрішньополітичної ситуації: характеристика правлячих партій, угрупувань, коаліцій; стосунків між гілками влади (законодавчою, виконавчою, судовою); гострих питань поточного моменту як політичного, так і економічного плану; місця України в зовнішньополітичній стратегії країни перебування тощо. Розширена довідка (до 20 сторінок) має внутрішньовідомчий характер і як документ для службового користування стосується обмеженого кола користувачів.

Для широкого використання готується загальна довідка (до 5 сторінок), у ній подають тільки схематичні відомості, без розкриття специфічних гострих проблем і оцінок. Ці довідки повинні постійно оновлюватися найактуальнішими матеріалами. Довідки, як правило, складаються на окремих аркушах, щоб їх можна було оперативно замінювати, не переробляючи всього документа.

Другим за значенням інформаційним документом є довідка щодо стану двосторонніх відносин, яка включає розділи про:

—умови і цілі розвитку двосторонніх відносин;

—хронологію контактів між керівниками держав (президентами, головами парламентів, прем’єр-міністрами, міністрами закордонних справ);

—стан договірно-правової бази (існуючих документів і тих, що готуються до підписання);

—стан торговельно-економічного і науково-технічного співробітництва, діяльність міжурядових комісій, змішаних консультативних та робочих груп;

—стан співробітництва в гуманітарній сфері (наука, освіта, культура, охорона здоров’я), а також проблеми національних меншин, специфіку релігійного життя.

Матеріали цієї довідки можуть містити специфічні відомості щодо реґіонального співробітництва, проблем стосунків, включаючи історичний аспект.

У цілому, ця довідка є оперативним документом і повинна постійно оновлюватися з урахуванням конкретної ситуації.

У процесі діяльності дипломатичного представництва готуються й інші тематичні довідки та інформації, які дають оцінку тієї чи іншої сфери життя і діяльності країни перебування, особливо в контексті можливого розвитку подій та їхнього впливу на відносини з Україною.

Біографічні довідки про політичних і державних діячів країни перебування містять, як правило, хронологічні дані основних подій в їхньому житті, службовій кар’єрі, участі у виборчих органах. Тут же міститься інформація про вчений ступінь, сімейний стан, володіння мовами, про особисті уподобання та хобі.

У принципі, якихось усталених правил підготовки довідково-інформаційних матеріалів не існує, але для них характерна одна вимога — чіткість, зрозумілість і послідовність викладу, висвітлення всіх найважливіших аспектів проблеми і, що найголовніше, об’єктивність.

У довідці повинні бути викладені причини виникнення проблеми, логічний розвиток її вирішення до моменту завершення з урахуванням часу підготовки документа. Для роботи з матеріалами такого роду використовується як офіційна, так і неофіційна документація країни перебування, матеріали бесід, стенограми виступів державних і політичних діячів, парламентські протоколи, документація громадських організацій і політичних партій. Можуть також використовуватися наукові праці, монографії, дисертації, картографічні матеріали тощо. При підготовці довідкових матеріалів бажано посилатися на джерела інформації, надто у тих питаннях, які мають якусь особливу вагу.

Як свідчить власний досвід, дуже корисним буває обговорення окремих тематичних довідок на референтських нарадах або у "вузькому колі", залежно від специфіки теми, що викладається у довідці.

У закордонних дипломатичних представництвах одним із оперативних інформаційних документів, що готуються прес-аташе, є огляди преси, які бувають трьох видів:

—оперативний — містить інформацію про всі виступи місцевих ЗМІ щодо України, її внутрішньої і зовнішньої політики, відображає ставлення до керівництва держави;

— тематичний — висвітлює певну тему публікацій і передач місцевих ЗМІ у певному часовому відрізку, надсилається для використання в територіальних управліннях;

— "Україна на сторінках і в передачах ЗМІ" — інформаційно-аналітична довідка узагальнюючого плану (готується, як правило, не менше двох разів на рік).

Огляди преси повинні бути максимально стислими і відображати найголовніше щодо внутрішньої і зовнішньої політики України або подій, до яких у цей момент привернута увага міжнародної громадськості.

Особливо важливі та цікаві публікації доцільно перекладати повністю і надсилати за призначенням як до управління інформації, так ідо відповідного функціонального або територіального управління. Назви видань необхідно подавати українською транскрипцією.

Окрім огляду преси, в кожному дипломатичному представництві повинна вестися хроніка найважливіших подій, до якої, як правило, включаються візити, переговори, конференції і симпозіуми; перераховуються основні питання, які на них вирішувалися або розглядалися. Хроніка, подібно до інших дипломатичних документів, має бути стислою і чіткою.

До інших інформаційно-довідкових матеріалів належать анотації окремих книг, брошур, переклади статей, записи текстів цікавих теле- і радіопередач, огляди парламентських дебатів, різноманітні статистичні дані, які можуть містити актуальні інформаційні матеріали про зовнішню і внутрішню політику країни перебування, її державних, політичних та громадських діячів, про інші події, що так чи інакше мають дотичність до України, впливають на її імідж або відносини з нею.

Наступним важливим блоком документів, що готують у кожному дипломатичному представництві, є зовнішня документація, до якої належать:

—річний і піврічні політичні звіти;

—політичні листи;

—звіти дипломатів про поїздки країною перебування;

—консульські звіти;

—звіти інших українських представництв за кордоном.

Річний політичний звіт дипломатичного представництва за кордоном (основний документ про роботу за рік) — це сконцентрований аналіз стану двосторонніх відносин у різних площинах (політичній, економічній, гуманітарній, військовій), роботи представництва із забезпечення інтересів країни та захисту прав громадян України та юридичних осіб, прогноз розвитку відносин на найближчу перспективу, узагальнення зробленого та пропозиції на майбутнє.

Структуру річного політичного звіту, а також його обсяг визначає спеціальна інструкція, яка складається в МЗС.

До підготовки річного політичного звіту висувається низка принципових вимог, які повинні обов’язково враховуватися:

1) має бути дана оцінка виконання пріоритетних завдань двосторонніх відносин по стратегічних напрямах зовнішньополітичної діяльності України;

2) викладаються лише фактичні матеріали, лаконічно і без зайвих коментарів та роздумів;

3) повинен бути чітко структурованим згідно з інструкцією та вимогами МЗС, складатися з цільних блоків, які мають подаватися, виходячи зі значущості подій чи заходів та їхнього хронологічного порядку;

4) між планом роботи за звітний рік, самим звітом і планом роботи на наступний період повинен існувати органічний зв’язок, оскільки в цьому полягає послідовність і спадковість у діяльності та реалізації зовнішньої політики України.

Окремим блоком у цьому звіті подаються матеріали про фінансово-господарську діяльність дипломатичного представництва. Додатки до річного звіту посольства:

— результати виконання плану роботи (у формі спеціальної таблиці);

— хроніка двосторонніх контактів з країною перебування за звітний період (дата й основна мета зустрічей глав держав, урядів, парламентів, міністрів закордонних справ, назви і дати укладених документів);

— перелік чинних міжнародних угод між Україною і країною перебування в хронологічному порядку відповідно до дати набуття чинності;

—"облікова картка" забезпеченості умов роботи кадрів дипломатичних представництв і консульських установ України за кордоном;

— відомості про звільнення диппредставництва України від сплати податку на додану вартість у звітному році.

Річний звіт готується впродовж кількох останніх місяців поточного року з метою поглибленого аналізу та осмислення діяльності диппредставництва за звітний період.

Річні звіти ретельно аналізують у відповідних підрозділах МЗС, виходячи з них, можуть готуватися висновки і пропозиції для Секретаріату Президента України, Парламенту та Уряду, міністерств та відомств.

У територіальних управліннях готуються висновки по звітах, які за підписом державного секретаря або його заступника, що є куратором цього управління, надсилаються до диппредставництв для обов’язкового обговорення на ре- ферентських нарадах. У цих висновках дається оцінка оперативної і довідково-інформаційної роботи представництва, робляться відповідні зауваження з того чи іншого розділу звіту і, що найголовніше, уточнюються конкретні цілі й завдання для персоналу представництва на майбутній рік з урахуванням внесених висновків і пропозицій, а також думки Центру.

Піврічний звіт складається за аналогічною схемою. У ньому дається оцінка найважливіших політичних і економічних подій за звітний період, їхнього впливу на стан двосторонніх відносин. У піврічному звіті не подаються матеріали про фінансово-господарську діяльність та роботу з кадрами. У цих звітах пропозиції носять здебільшого оперативний характер з урахуванням реальної ситуації поточного періоду.

Як і річний, піврічний звіт також є результатом колективної діяльності, але більш прикладного характеру.

По завершенню року в посольствах готуються звіти по роботі з кадрами, де дається загальна оцінка кадрової ситуації в диппредставництві, оцінка морального клімату в колективі, укомлектованості штату і пропозиції щодо підвищення працівників у посадах та рангах. На завершення відрядження на кожного співробітника диппредставництва готується розгорнута характеристика з пропозиціями щодо його можливого використання в роботі.

Політичні листи чи політичні записки готуються при потребі доповісти Центру про важливі події, які сталися в країні перебування і мали вплив на стан політичної ситуації в ній, а також двосторонніх відносин. Для політ листів характерні: важливість теми, своєчасність інформації, глибокий і всебічний її аналіз, обов’язкові пропозиції чи рекомендації щодо дій своєї країни у тому чи іншому напрямі двосторонніх відносин. Тому політ листи та політзаписки є суттєвим і логічним доповненням річних та піврічних звітів, а інколи можуть і заміняти піврічні звіти.

Готуються також звіти дипломатів (насамперед, керівного складу) про поїздки по країні перебування, в яких викладається зміст бесід і характер зустрічей, дається оцінка політичної та економічної ситуації в реґіонах, робляться висновки і вносяться пропозиції. Ці документи використовуються для підготовки інформаційно-довідкових матеріалів, річних і піврічних планів.

Окремі звіти складають представники інших відомств (МВС, Держмитолужби, Міноборони), які представлені в посольстві, ці матеріали також використовуються при складанні звітів про роботу посольства в цілому.

Важливими аналітичними документами інформаційно- довідкового характеру є звіти за підсумками візитів глави держави (глави уряду, міністра закордонних справ), в яких стисло відображаються результати візиту, відпрацьовуються рекомендації з розвитку двосторонніх відносин, вносяться пропозиції щодо практичної реалізації досягнутих домовленостей.

Звіт за підсумками візиту складається зазвичай з трьох основних частин:

— оцінки вибраної дати і терміну візиту, хронології зустрічей, загальної оцінки візиту, виходячи з реалізації його концепції;

— ґрунтовного аналізу виконання кожного з розділів візиту: ділової частини, інформаційного та протокольного забезпечення, організаційних заходів;

— висновків і пропозицій щодо активізації двосторонніх відносин і підвищення їхньої ефективності.

Досить обсяговим у роботі кожного посольства є листування з консульських питань: візової підтримки, громадянства, витребування і легалізації документів громадянського стану, захисту прав громадян України тощо.

Диппредставництва ведуть листування з Центром щодо перспективного і поточного планування роботи у розрізі тісної її координації з планами Центру в кадрових питаннях, особливо що стосується ротації, штатного розпису тощо.

Окремо слід виділити листування між дипломатичним представництвом і Центром з питань адміністративно-господарської та фінансової діяльності (фінансова звітність, проблеми матеріально-технічного забезпечення, нормативні документи).

Багато уваги кожне представництво приділяє листуванню з іншими відомствами й установами України за їхніми запитами, а також за запитами окремих громадян, що стосуються, насамперед, економічних і правових проблем, а також конкретних життєвих потреб громадян України.