При підготовці цих документів потрібно пам’ятати найголовніше — йдеться про спілкування держав та урядів, рівних суб’єктів міжнародного права, і будь-яке приниження прав, достоїнств, престижу іншої суверенної держави абсолютно неприпустиме.

Найбільш поширеними документами дипломатичного листування були і залишаються особисті й вербальні ноти.

Особиста нота надсилається з надзвичайно важливих питань і містить у собі інформацію про подію особливої політичної ваги (наприклад, зміну державного устрою, оформлення домовленості з того чи іншого важливого питання двосторонніх відносин тощо). Посол чи посланник, який вручив вірчі грамоти главі держави перебування, інформує про це своїх колег по дипломатичному корпусу також особистою нотою.

Особисту ноту використовують для інформування про тимчасовий чи остаточний від’їзд глави дипломатичного представництва з країни, для відрекомендування тимчасового повіреного у справах, надсилається у відповідь на отриману особисту ноту. Останнім часом, особливо у зв’язку із зростанням кількості диппредставництв, для передачі такого роду інформації використовують вербальні ноти.

Особисту ноту складають у формі листа, у першій особі від імені того, хто її підписує. Вона друкується на відповідному нотному бланку з державним гербом і підписом під ним "Міністерство закордонних справ України" або "Посольство України у... (назва країни)". Загальноприйнятий формат ноти — подвійне ліве поле основного тексту.

Особиста нота розпочинається звертанням, найпоширенішими формами якого є: "Ваша Високоповажносте", "Шановний пане Міністр", "Шановний пане Посол". Така форма звертання повинна налаштовувати того, хто отримає ноту, на доброзичливе ставлення до змісту. Далі йде виклад суті питання, текст, як правило, розпочинається словами "маю честь". В особистій ноті, що містить співчуття або протест, слова "маю честь" пропускають. Закінчується особиста нота компліментом (форма ввічливості), в якому автор засвідчує свою повагу:

Прем’єр-міністру, Голові парламенту, Міністру закордонних справ чи Послу (якщо він має особистий ранг Посла)	"Прошу Вас, пане Прем’єр-міністре (пане Міністр, пане Посол) прийняти запевнення у моїй вельми високій (до Вас) повазі" або "Користуюся нагодою, щоб поновити Вашій Високоповажності запевнення..."
Віце-прем’єр-міністру, Заступнику Міністра, Посланнику, Раднику-посланнику, Директору департаменту (якщо вони не мають особистого рангу Посла)	"Прошу Вас, пане Віце-прем’єр-міністр (пане Міністр, пане Директор), прийняти запевнення у моїй високій повазі". (При цьому слід пам’ятати, що в багатьох країнах звернення з "віце" (Прем’єр, Міністр) не вживається, а пишеться: Прем’єр, Міністр)
Повіреному у справах (у ранзі Посланника)	"Прошу Вас, пане Міністр, прийняти запевнення у моїй високій повазі"
Тимчасовому Повіреному у справах	"Прошу Вас, пане Тимчасовий Повірений у справах, прийняти запевнення у моїй глибокій повазі"

Особисті ноти дипломатичних представників окремих держав можуть закінчуватися й інакше, а саме: "З глибокою повагою", "З повагою", "Щиро Ваш". У ноті-відповіді у порядку взаємності доцільно вжити такі ж компліменти, бо зміна компліменту може бути розцінена адресатом як така, що має певне значення.

Під текстом особистої ноти ставиться підпис особи, від імені якої вона посилається. Печатка, прізвище та посада того, хто підписує ноту, не обов’язкові.

Адреса пишеться в лівому нижньому куті першої сторінки ноти, незалежно від кількості сторінок. У адресі зазначається ранг особи, якій надсилається нота.

В окремих випадках, залежно від місцевої практики і на основі взаємної поваги, перед прізвищем особи, якій надсилається нота, може вживатися титул.

На конверті вказується та ж адреса, що й на особистій ноті.

Зразок особистої ноти

До речі, текст ноти може коригуватися залежно від стану відносин з країною посла, якому вона надсилається.

Дипломатичне листування постійно розвивається і відходить від традиційних норм. У нинішніх умовах динамічного світового розвитку, у спілкуванні глав держав та урядів, міністерств закордонних справ усе більше утверджується практика обміну особистими листами, посланнями з найважливіших проблем світової політики. З формальної точки зору, ці документи можна зарахувати до категорії особистих нот, але, зважаючи на високе становище як відправника, так і отримувача, а також на важливість змісту цих документів, їх прийнято виділяти в окремий вид дипломатичного листування. У цих документах, як і в особистих нотах, витримуються протокольні звернення і заключний комплімент, наприклад: "Вельмишановний пане Президент" і закінчення "З повагою" або "З глибокою повагою".

Зразок особистої ноти про вручення вірчих грамот

Найпоширенішим документом дипломатичного листування в сучасному світі є вербальні ноти, за допомогою яких міністерства закордонних справ і посольства ведуть між собою офіційні діалоги. Раніше, за свідченням англійського дипломата Б. Сатоу, перевага надавалася особистим нотам, бо вербальна нота вважалась "досить сухою за тоном" [4, с. 76].

Сьогодні ж вербальні ноти використовуються широко, особливо у двосторонніх відносинах. У них викладаються найрізноманітніші проблеми політичного, економічного, науково-технічного, гуманітарного характеру. Вербальними нотами здійснюються запити про візи, повідомляється про дорожньо-транспортні пригоди за участю співробітників посольств, доводиться до відома посольств інформація представницького (протокольного) характеру (про організацію поїздки дипломатів по країні, про запрошення дипломатів на найрізноманітніші заходи — з нагоди національних свят, Нового року, зустрічі з керівником держави тощо).

Вербальні ноти застосовуються для оформлення домовленості щодо розв’язання найрізноманітніших проблем двосторонніх відносин. Текст вербальних нот складається від третьої особи, друкується на нотному бланку, має вихідний номер і дату відправлення, після тексту ставиться печатка МЗС або дипломатичного представництва, нота не підписується. Надзвичайно важливо, щоб зображений на печатці герб мав правильне положення. Глави деяких дипломатичних місій у кінці тексту вербальної ноти або на печатці ставлять свої ініціали. Хоча це і не є обов’язковим, проте в багатьох країнах така практика розповсюджена і вважається бажанням надати документові особливої ваги.

Вербальна нота розпочинається компліментом із зазначенням повної назви відправника й отримувача: "Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Міністерству закордонних справ, Посольству (Республіки Польща) і має честь повідомити..." і далі за текстом, а закінчується компліментом із скороченою назвою: "Міністерство користується цією нагодою, щоб поновити Посольству запевнення в своїй глибокій повазі".

Якщо вербальна нота міністерства є відповіддю на ноту посольства, то вона розпочинається так: "Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Посольству Республіки Болгарія у зв’язку з нотою Посольства № .

від (число, місяць), має честь повідомити наступне...".

Зразки вербальних нот

Комплімент може опускатися, якщо в ноті міститься протест у зв’язку з діями співробітників посольства чи держави, які трактуються як незаконна діяльність або грубе порушення норм поведінки. У такому випадку комплімент виглядав би недоречним і спотворював би характер ноти.

Комплімент не вживається в нотах про оголошення трауру в країні, з висловлюваннями співчуття, а також за принципом взаємності, якщо в тій чи іншій країні компліменти в дипломатичній практиці не застосовуються взагалі.

Діапазон протокольних формул ввічливості надзвичайно широкий, і за його допомогою можна підкреслити суворіший тон або більшу теплоту офіційного документа. Різні вирази, риторичні звертання, двозначні подяки, знаки наголосу, скорочення типу "т. зв.", "т. п." і "т. д." у нотній практиці абсолютно недопустимі. При складанні тексту ноти протесту завжди слід пам’ятати, що вона може бути відхилена адресатом, а це, як правило, потягне за собою загострення конфлікту з далеко не визначеними наслідками.

У цілому ж, при дипломатичному листуванні треба завжди пам’ятати просте і мудре загальнолюдське правило: "Ніщо не ціниться так дорого і не коштує так дешево, як ввічливість".

У дипломатичній практиці бувають випадки (останнім часом дуже зрідка), коли надсилається колективна нота представникам кількох держав. Сьогодні держави будують між собою відносини на двосторонній основі як рівноправні суверенні члени світового товариства, а тому колективна нота (дипкорпусу в цілому або групи посольств) може розглядатися як демарш, спроба здійснювати тиск, що не може не викликати адекватної реакції.

Щоб запобігти небажаним формам колективного демаршу, використовується форма надсилання ідентичних нот, у яких викладається практично однакова точка зору кількох держав на одну і ту ж проблему.

У сучасній дипломатії все більше практикується обмін нотами безпосередньо між урядами, що є свідченням зростаючої ролі зовнішньої політики, підвищення рівня відповідальності дипломатів за вирішення кардинальних проблем сучасного світу. У нотах такого характеру компліменти, як правило, не застосовують, і текст виглядає таким чином: "Уряд України має честь заявити Урядові Турецької Республіки наступне...".

Усі ноти є офіційними документами незалежно від того, які питання в них розглядаються. Будь-яка нота, що надсилається від імені уряду, потребує належної уваги і відповіді від того, кому вона адресується.

Ще одним видом дипломатичного листування є приватний лист напівофіційного характеру. Він здебільшого адресується знайомим офіційним особам і пов’язаний з якоюсь особистою послугою або стосується питань, які є предметом офіційних переговорів чи листування. Цим автор листа підкреслює особисту зацікавленість у вирішенні того чи іншого питання за допомогою особи, якій адресується лист. Приватний лист напівофіційного характеру пишеться на спеціальному бланку (наприклад, бланку Міністра закордонних справ, Посла) меншого формату, навіть на піваркуша або на звичайному поштовому папері. Зворотний бік аркуша не використовується ніколи. Зазвичай, лист починається зі звернення "Шановний пане_______________ ".

Заключний комплімент обов’язковий і залежить від різниці у службовому становищі автора й адресата, характеру їхніх відносин. У західних країнах звернення і заключний комплімент, а інколи і весь текст, пишуться автором від руки, що надає йому підкреслено приватного характеру.

Номер на листі не вказується, а дата та особистий підпис необхідні. У випадку, якщо лист пишеться на звичайному папері (не на бланку), то до підпису додається і назва офіційної посади автора.

Звання і повне прізвище адресата подаються тільки на конверті.

Широко використовуються також інші документи, що не потребують комплементарного оформлення. Це — пам’ятні записки і меморандуми.

Пам’ятна записка — дипломатичний документ, що передається особисто, метою якого є звернути увагу та підкреслити важливість зробленої під час бесіди заяви або переданого прохання. Він також переслідує мету — полегшити подальший розгляд питання, попередити можливість неправильного тлумачення чи розуміння бесіди або усної заяви. Пам’ятна записка складається в безособовій формі з уживанням безособових виразів типу: "піднімається прохання", "доводиться користуватися", "повідомляється" тощо, не містить у тексті жодного звернення чи компліменту.

Пам’ятні записки пишуться на звичайному папері без герба. Адреса і вихідний номер не проставляються; зазначаються лише місто і дата передачі: "м. Київ__________ червня 200 року". Над текстом записки робиться надпис: "Пам’ятна записка". Надсилаються вони на прохання особи, з якою відбулася бесіда, або як нагадування про те чи інше питання.

Меморандум — це документ, в якому розглядається фактична сторона того чи іншого питання, аналізуються його окремі найважливіші аспекти, викладається арґументація на захист своєї позиції або дискутується позиція протилежної сторони. Меморандум може бути додатком до особистої чи вербальної ноти або самостійним документом, що передається особисто чи надсилається кур’єром. Додання меморандуму до ноти, з одного боку, дає можливість скоротити текст ноти, а з іншого — дозволяє ґрунтовніше викласти проблему, яка є предметом нотного листування.

Меморандум як додаток до ноти друкується на нотному папері без герба; номер, печатка, місце і дата відправлення не проставляються. Меморандум, що вручається особисто, друкується на нотному бланку, але звернення і компліменту немає. Печатка і номер на ньому теж не проставляються, але зазначаються місце і дата відправлення.

Крім вищеназваних традиційних документів дипломатичного листування, нині все частіше використовуються і нові документи, до яких належать декларації, послання, заяви глав держав, урядів, міністрів закордонних справ, законодавчих органів влади з питань зовнішньої політики, а також телеграми. Як правило, на телеграму обов’язково дається відповідь. Приводом для надсилання телеграми можуть бути національні свята й ювілейні дати, річниці знаменних подій, вступ на посаду глави держави тощо. Надсилання телеграми у зв’язку із вступом на посаду глави держави — це не тільки ознака ввічливості, прийнятна в міжнародній практиці, але й показник рівня та характеру відносин між державами, привід для того, щоб ще раз продемонструвати бажання й надалі поглиблювати й розширювати співробітництво. Це ж стосується й листів — запрошень або подяк.

У дипломатичній практиці досить часто використовується такий вид документа як заява Міністерства закордонних справ тієї чи іншої країни, де подається оцінка певних подій, ставлення до них МЗС, що часто може розглядатися як позиція глави держави або уряду. Практикується також публікація заяви Прес-центру МЗС.

         

Зразки заяв і коментарів МЗС України та прес-центру МЗС України

ЗАЯВА ПРЕС-ЦЕНТРУ МЗС УКРАЇНИ

У черговий раз увагу світової спільноти прикуто до південно-азіатського регіону. 27 травня 1999 року неподалік індійсько-пакистанського кордону збройними силами Пакистану були збиті два індійські літаки.

В Україні з глибокою стурбованістю сприйнято звістку про цей інцидент. Такий розвиток подій викликає занепокоєння, оскільки може мати непередбачувані наслідки.

Ми закликаємо Індію та Пакистан виявляти стриманість і зваженість, утримува­тися від поспішних необачних кроків, що можуть спричинити подальшу ескала­цію напруженості в регіоні.

За цих умов особливої актуальності набуває необхідність докорінного перегляду позиції Індії та Пакистану щодо розвитку ракетних і військових ядерних про­грам. В Україні переконані, що беззастережне дотримання обома країнами вимог Резолюції 1172 Ради Безпеки ООН, продовження відкритого і конструктивного діалогу, розпочатого в Лахорі, та активний пошук додаткових заходів з метою розбудови довіри і стабільності в регіоні відповідатимуть інтересам міжнарод­ного миру та безпеки.

Існуючі між Індією та Пакистаном спірні питання мають вирішуватися виключно політичним шляхом. Україна, як головуюча країна в Спеціальній міжнародній групі з проблем ядерних випробувань в Південній Азії, готова активно сприяти досягненню цієї благородної мети.

 

ЗАЯВА МЗС УКРАЇНИ

 

Україна підтверджує відданість курсу на європейську інтеграцію, невід´ємною складовою якої є подальший розвиток і удосконалення демократичних інститу­тів, приведення їх у відповідність із загальноєвропейськими нормами і стандартами.

Важливим етапом на цьому шляху має стати Всеукраїнський референдум 16 квітня цього року.

В Україні із задоволенням відзначили відповідні заяви Голови Комітету Мініст­рів Ради Європи та ЄС, а також висновок Венеціанської комісії, в яких дана позитивна оцінка рішенню Конституційного Суду України, а також наступним діям Президента України.

Дисонансом на цьому фоні пролунало обговорення на Парламентській Асамблеї РЄ питання про інституційні реформи в Україні.

Дискусія фактично звелася до обговорення проекту так званої "рекомендації", який раніше був підготовлений моніторинговим Комітетом ПАРЄ. МЗС України вважає, що ухвалений за результатами обговорення документ не відображає реальної ситуації в Україні і є зневагою до Конституції, Конститу­ційного Суду та законодавства України, до всіх гілок влади. Абсолютно неприпустимим є заклик до Президента України відкласти прове­дення референдуму в Україні, а відтак — порушити Конституцію України та рішення Конституційного Суду.

Рішення ПАРЄ не враховує основні принципи демократії, відповідно до яких носієм суверенітету і єдиним джерелом влади є народ, воно ставить під сумнів право народу України визначати і змінювати свій конституційний лад. Водночас звертає на себе увагу упереджене і вибіркове виконання висновку Венеціанської комісії, якій самою Парламентською Асамблеєю було доручено провести ретельну юридичну експертизу рішень державних органів України щодо Всеукраїнського референдуму.

Україна не вважає зазначені дії ПАРЄ щодо повноправного члена організації конструктивними.

ПАРЄ не висловлює думку Ради Європи в цілому і тим більше всього Європей­ського співтовариства, до якого належить Україна.

Незважаючи на ухвалення так званої "рекомендації" ПАРЄ, Україна як повно­правний член Ради Європи і надалі плідно співпрацюватиме з усіма її органами з метою подальшого утвердження демократії та прав людини як у нашій держа­ві, так і в Європі в цілому.

 

ЗАЯВА ПРЕС-СЛУЖБИ МЗС УКРАЇНИ

24 ЛЮТОГО ЦЬОГО РОКУ агентством "Рейтер" була розповсюджена інформація щодо висловлювань заступника міністра закордонних справ Великобританії П. Хейна, в якій міститься звинувачення на адресу України в незаконному постачанні зброї до деяких країн Африканського континенту. У зв´язку з цим, 26 лютого цього року до МЗС було запрошено Посла Великобританії в Україні Р. Сміта та висловлено прохання офіційно підтвердити або спростувати зазначене повідомлення.

29 лютого цього року під час зустрічі в МЗС з Першим заступником міністра О. О. Чалим Посол повідомив, що пан Хейн не мав наміру звинувачувати Уряд України у порушенні діючих санкцій щодо постачання зброї до африканських країн. На прес-конференції, яка передувала інтерв´ю у "Рейтер", пан Хейн дав чітко зрозуміти, що він не підозрює Уряд України в участі в нелегальній торгівлі зброєю. Під час зустрічі 16 грудня 1999 року Міністр закордонних справ Великобританії також запевнив у цьому Міністра закордонних справ Б. І. Тарасюка.

Під час бесіди було також домовлено, що в рамках запланованих на 15—16 березня цього року українсько-британських консультацій з питань експортного контролю сторони всебічно обговорять проблеми незаконного постачання озброєнь та військової техніки в країни Африки.

 

Коментар України щодо Спільної заяви Європейського Союзу і Сполучених Штатів Америки щодо санкцій проти керівництва Придністров´я

МЗС України розглядає Спільну заяву ЄЄ та США щодо санкцій проти керівництва Придністров´я як прагнення зробити внесок до врегулювання у регіоні.

У контексті занепокоєння стосовно багаторічної неврегульованості Придні­стровського конфлікту, зрозумілим є намір ЄЄ та США дати чіткий сигнал щодо необхідності результативних зрушень у триваючому переговорному процесі.

Україна повністю підтримує заклик ЄЄ і США "до обох сторін конфлікту роз­почати інтенсивні переговори з метою пошуку мирного вирішення конфлікту при повній повазі до територіальної цілісності Молдови". Це цілком відповідає політичному курсу, який вже протягом багатьох років послідовно і наполегливо проводить Україна у Придністровському врегулю­ванні.

У зв´язку з цим, слід зазначити, що починають набувати конкретних форм ініціативи, висунуті зацікавленими сторонами останнім часом. Так, під час засідання Постійної наради експертів, яка відбулася у Республіці Молдова 27—28 лютого, було досягнуто значного прогресу в узгодженні засад врегулювання Придністровського конфлікту на базі федеральної концепції, яка запропонована у Київському документі.

Україна сподівається на досягнення повного розуміння у відносинах між сто­ронами конфлікту стосовно взаємної відповідальності за стабільність і безпеку в регіоні.

Україна поважає рішення ЄЄ та США щодо обмежень пересувань та їхнє право запроваджувати будь-які заходи, які вбачаються необхідними для прискорення придністровського врегулювання. Поряд з цим, Україна продовжуватиме здій­снювати цілеспрямовану політику в напрямку підтримки переговорного про­цесу і послідовного виконання своїх обов´язків гаранта і посередника у при­дністровському врегулюванні, включаючи використання, в разі необхідності, належних заходів впливу у цьому процесі.

 

МЗС України

 

До дипломатичних документів належать також заяви і виступи представників держави на міжнародних конференціях і в міжнародних організаціях (ООН, ОБСЄ, ПАРЄ); їхні відповіді на звернення або запитання представників громадських організацій чи окремих осіб; кореспондентів щодо найбільш актуальних проблем зовнішньої політики, виступи на дипломатичних прийомах. Ці виступи, як правило, наповнені великим політичним змістом і стосуються не тільки двосторонніх відносин, але й глобальних міжнародних проблем.

Особливе місце серед дипломатичних документів належить комюніке.

Комюніке — це офіційне повідомлення про результати переговорів, яке може бути коротким — у вигляді повідомлення, або більш широким, з викладенням змісту переговорів чи досягнутих угод та їх публікацією. Комюніке відрізняється від усіх інших дипломатичних документів, перш за все, тим, що це документ двосторонніх та багатосторонніх переговорів, і він також в обов’язковому порядку узгоджується сторонами, і за своїм характером належить до міжнародно-правових документів.

Говорячи про документи дипломатичного листування, не можна не назвати ті, які виходять з вищих законодавчих органів влади. Це — звернення до парламентів інших держав, наприклад, з питань ядерної безпеки, роззброєння, попередження конфліктів тощо, а також спільні комюніке за наслідками візитів та переговорів парламентаріїв.

Усі вищезазначені документи дипломатичного листування є офіційними документами. Для кожного окремого випадку дипломатичної практики важливо правильно підібрати вид документа, насамперед враховуючи його зміст. Слід також пам’ятати, що на особисту ноту прийнято відповідати особистою нотою, на пам’ятну записку надсилають пам’ятну записку тощо.