Необхідність і значення особистих візитів випливають зі ст. З Віденської конвенції про функції дипломатичного представництва, оскільки, не підтримуючи контактів з офіційними і неофіційними представниками країни перебування, дипломатичного корпусу, дипломат не може нагромаджувати достовірну інформацію про політичне, економічне, наукове і культурне життя в країні перебування, щоб правдиво інформувати і правильно орієнтувати свій уряд. "Знати країну, — писав Ж. Камбон, — значить проникнутися її духом, жити в атмосфері її ідей і навчитися розуміти зв’язок її зовнішньої політики з внутрішнім становищем" [1, с. 14].

Звичайно, у нинішньому світі з розвитком ЗМІ, особливо мережі Інтернет, можна багато інформації отримати й там, але жодні друковані чи електронні медіа не замінять живих контактів, тому що лише під час особистих візитів і бесід можна з’ясувати різні нюанси міжнародних відносин, зробити уточнення і правильні висновки.

Дипломат починає свою роботу в країні перебування зі складання візитів офіційним особам відповідно до свого рангу. Перші контакти, як правило, закладаються під час перших візитів, а потім підтримуються завдяки протокольним заходам, які проводить дипкорпус, МЗС та інші державні установи.

Після вступу на посаду глава диппредставництва складає візити, окрім глави держави та міністра закордонних справ, як правило, прем’єр-міністрові та членам уряду, парламенту, міністрам, керівникам громадських і політичних організацій. У деяких країнах існує певний перелік візитів, але у більшості випадків посол сам його складає, виходячи з рівня відносин його країни з країною перебування. Візити посла офіційним особам чергуються, зазвичай, з візитами колегам з дипломатичного корпусу. При визначенні послідовності візитів главам диппредставництв бажано виходити з принципу старшинства, тобто враховуючи дати вручення ними вірчих грамот, хоча якогось єдиного правила не існує, і посол часто сам визначає цей порядок. Само собою зрозуміло, що візити складають послам, з якими акредитуюча держава підтримує дипломатичні відносини.

Існує правило, що посол насамперед складає візити лише послам. Що стосується постійних і тимчасових повірених у справах, то після отримання особистої ноти (листа) посла про вручення ним вірчих грамот, вони першими складають візити послу як старшому за рангом, але й такого порядку не завжди дотримуються.

Інколи, виходячи з характеру відносин з державами, які вони представляють, або з політичних міркувань, посол складає візит тимчасовому повіреному у справах, але тільки як виняток.

Протокольні візити складають й інші дипломатичні співробітники представництва як офіційним особам, так і колегам з дипкорпусу відповідно до своєї дипломатичної посади. При візиті до високопоставленої офіційної особи, наприклад, до міністра чи його заступника, дипломата може супроводжувати посол і відрекомендувати його, хоча й це практикується дуже рідко.

За правилами, які склалися у практиці минулих століть, коли в столицях існувало лише по кілька посольств, главі дипломатичного представництва чи дипломатичному співробітникові, що здійснили протокольні візити в дипломатичному корпусі, складали візити-відповіді. Сьогодні ж, за наявності в столицях до сотні, а то й більше представництв, така практика потребувала б дуже багато часу, тому вона поступово відмирає. Візити-відповіді переважно замінюють особистими нотами, які надсилають у відповідь на отриману ноту про вручення вірчих грамот.

Візити може складати і дружина посла дружинам глав держави, представників уряду, міністра закордонних справ, дружинам послів, але й цей протокольний момент у країнах розвинутої демократії практично не застосовують. Дружина посла і дружини членів дипломатичного персоналу посольства запрошуються на різні заходи і там спілкуються зі своїми колегами. їхня допомога надзвичайно потрібна й відчутна при організації протокольних заходів у посольстві, надто коли запрошується багато гостей, однак для цього необхідні знання в сфері політики і культури, дипломатичного протоколу, знання мов.

Протокольні або візити ввічливості носять, як уже мовилося вище, інформаційний, куртуазний характер і тривають, як правило, 15—20, максимум ЗО хвилин.

Основні ж питання, які стосуються проблем як двосторонніх, так і багатосторонніх відносин, вирішуються під час ділових візитів і зустрічей. Візити такого характеру можуть організовуватися за допомогою протокольної служби МЗС, але найчастіше — шляхом прямого, безпосереднього спілкування з відповідними органами чи установами державного управління або організаціями. Ці візити мають чітко визначену мету, можуть тривати від 15—20 хвилин навіть до кількох годин, залежно від важливості вирішуваних проблем.

На завершення своєї дипломатичної місії в країні глава диппредставництва і дипломатичні співробітники складають прощальні візити, під час яких відбувається наче підбиття підсумків того, що вдалося зробити за час каденції, висловлюється вдячність офіційним особам і дипломатичному корпусові за сприяння і допомогу в роботі. Прощальних візитів може бути навіть більше, ніж на початку роботи, бо коло контактів розширюється, з’являється більше знайомих, з якими доводилося мати справу, вирішувати ті чи інші питання.

Слід пам’ятати, що будь-який візит дипломата має політичний характер, бо йдеться про контакт представників двох держав. Незалежно від того, які питання обговорювалися, дипломат повинен інформувати про це міністерство закордонних справ. За час роботи дипломатам доводиться здійснювати багато ділових візитів до міністерств, відомств та установ держави перебування, виконуючи конкретні доручення свого уряду щодо отримання тієї чи іншої інформації, таким чином кожний з них бере безпосередню участь у реалізації зовнішньополітичного курсу своєї держави. Про це треба завжди пам’ятати, бо дрібниць у дипломатичній роботі не буває.

Порядок здійснення візитів у різних країнах різний і залежить від загального рівня відносин між державами, від того, якого характеру контакти вдалося налагодити (товариські, дружні чи суто офіційні). У більшості країн про візити часто домовляються безпосередньо з тими особами, з якими є питання для обговорення, але слід пам’ятати, що в деяких країнах усі візити здійснюються лише через протокольну службу міністерства закордонних справ, що безумовно ускладнює життя і роботу дипломатів.

Варто, на наш погляд, наголосити і на деяких загальних, але надзвичайно важливих вимогах, до організації візитів. Про день і годину та його характер (з дружиною чи без, з супроводжуючою особою, перекладачем) домовляється співробітник посольства за 4—б днів до очікуваного візиту.

Якщо дата встановлюється через кільканадцять днів, то напередодні візиту бажано уточнити, чи нічого не змінилося. Абсолютно обов’язковим і суворим протокольним правилом є дотримання точного часу прибуття на візит. Порушення цього правила може розцінюватися особою, що приймає, як неповага і може негативно позначитися на майбутніх контактах з нею (при цьому треба пам’ятати загальнолюдську істину, що від першого знайомства з людиною враження залишається найтривалішим). У дипломатичній практиці запізнення не тільки на візит, а й на будь-який захід, у запрошенні на який вказується конкретна година, час, абсолютно неприпустиме, незважаючи на будь-які виправдальні причини — пошуки адреси, інтенсивність вуличного руху, поломку автомобіля, бо сприймається як елементарна неакуратність візитера і залишає неприємний осад. Щоб уникнути цього, водієві не раз варто прорахувати маршрут — ліпше приїхати завчасно, навіть зачекати хвилину-другу неподалік, ніж допустити запізнення.

Форма одягу під час візитів тепер трактується (звичайно, не протоколом, а особою зокрема) більш демократично, та все ж бажано бути якщо й не у візитному, то, принаймні, в темному костюмі й у взутті темного кольору.

За законами гостинності ініціатива ведення бесіди під час візиту залишається за господарем, до неї треба ретельно готуватися, продумати, про що запитати і що самому сказати, щоб бесіда була живою і цікавою. Довша пауза в розмові може сприйнятися гостем як знак завершення візиту.

Дуже важливим є те, як посадити гостя. У кімнаті, де відбувається зустріч, бажано мати вітальняний гарнітур: диван, крісла, журнальний (або кавовий) стіл. Почесним місцем для гостя є диван. Господар, як правило, сідає у крісло, яке знаходиться з лівого боку дивана, щоб гість, таким чином, був по праву руку господаря. Можна сісти з гостем на диван, ліворуч від нього.

Абсолютно не прийнято приймати гостя за письмовим столом або садити його навпроти сонця. Гість сідає після того, як сяде господар. Залежно від місцевої практики, під час візиту подається чай, кава, сік або вода, легкі канапки, цукерки та печиво, допускається келих вина.

Під час протокольних візитів до високопоставленої особи незайвим буде довідатися у відповідних службових осіб, які організовують візит, на скільки часу можна розраховувати, — це дуже важливо. Ділові візити не надто регламентують у часі, але гість завжди повинен пам’ятати про час і не "засиджуватися", якщо цьому не сприяє обстановка.

Ініціатива завершення візиту, як протокольного, так і ділового, залишається за гостем, за винятком візиту до глави держави, тоді вона належить виключно йому. До речі, слід мати на увазі, що в деяких державах з монархічним ладом під час аудієнції у глави держави під час бесіди не прийнято ставити жодних запитань, бо бесіду веде він сам.