Кабінет Міністрів України постановою від 27.11.98 р. № 1893 затвердив інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. Вона визначає обов´язковий для всіх цен­тральних та місцевих органів виконавчої влади, підприємств, ус­танов та організацій незалежно від форм власності порядок ро­боти з документами, які містять конфіденційну інформацію.

Конфіденційній інформації надається гриф обмеження до­ступу "Для службового користування", а її перелік розробляється і вводиться в дію керівниками органів виконавчої влади, в яких утворюються або у володінні, користуванні чи розпорядженні яких перебувають ці відомості.

На документах у правому верхньому кутку першої сторінки, а для видань на обкладинці та на титулі проставляються гриф "Для службового користування" і номер примірника.

Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпо­середньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначе­ний у супровідному документі.

Керівники органів виконавчої влади, державних підприємств, установ і організацій у разі потреби мають право зняти гриф "Для службового користування" з документів, підготовлених цим ор­ганом. Контроль за нерозголошенням відомостей, що містяться у документах з грифом ""Для службового користування", здійснюється режимно-секретними підрозділами організацій.

Співробітники організацій, які працюють з документами з грифом "Для службового користування", в обов´язковому по­рядку підлягають ознайомленню під розписку із цією та відпов­ідними відомчими інструкціями. Ознайомлення здійснюють канцелярії організації.

Співробітникам, допущеним до роботи з документами з гри­фом "Для службового користування", забороняється повідом­ляти усно або письмово будь-якому відомстві, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.

-Приймання і облік документів

Приймання і облік (реєстрація) документів здійснюється канцелярією організації, яка веде облік несекретної докумен­тації.

Кореспонденція з грифом "Для службового користування", що надходить до організації, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп´ютерів, приймається і розкри­вається централізовано у канцелярії співробітниками, яким до­ручена робота з такими документами. При цьому перевіряють­ся номери, кількість сторінок та примірників документів, а та­кож наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

Уразі відсутності у конвертах документів або додатків до них складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику.

Документи з грифом "Для службового користування", які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересила­ються адресатом.

Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні доку­менти. Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) — за кількістю примірників.

Облік документів та видань ведеться у журналах або карт­ках, окремо від обліку іншої несекретної документації.

Облік магнітних носіїв інформації ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації у окремих журналах або на кар­тках.

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровують­ся та опечатуються. На останній сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується працівником канцелярії та завіряється печаткою "Для пакетів".

У разі, коли обсяг документів з грифом незначний, дозво­ляється вести їх облік (реєстрацію) разом з іншою несекретною документацією. При цьому на картці (в журналі) до реєстрацій­ного номера документа або видання додається позначка "ДСК".

На кожному зареєстрованому документі, а також супровід­ному листі до видання проставляється штамп, в якому зазнача­ються найменування організації, реєстраційний номер докумен­та та його надходження.

Тираж видання, одержаний для розсилання, реєструється з одним вхідним номером в журналі обліку і розподілу видань з грифом "Для службового користування".

Додатково розмножені примірники документа (видання) об­ліковуються за номером цього документа (видання), про що ро­биться позначка на розмноженому документі (виданні) та у фор­мах обліку.

Розмноження і розсилання (відправлення) документів

Відповідальність за випуск документів з грифом "Для служ­бового користування", що тиражуються, несуть керівники організацій (структурних підрозділів), в яких вони тиражують­ся.

Документи, одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

Друкування документів здійснюється у друкарському бюро організації. При цьому до реєстраційного номера документа до­дається позначка "ДСК".

Друкування таких документів також допускається у струк­турних підрозділах під відповідальність їх керівників.

Назвороті останньої сторінки кожного примірникадокумен-та друкарка повинна зазначити кількість надрукованих при­мірників, прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкуван­ня документа.

Надруковані і підписані документи разом з їх чернетками та варіантами передаються для реєстрації співробітнику канце­лярії, який здійснює їх облік. Чернетки і варіанти знищуються виконавцем та співробітником канцелярії, який здійснює їх облік. Чернетки і варіанти знищуються виконавцем та співроб­ітником канцелярії, про що на копії вихідного документа робить­ся запис: "Чернетки і варіанти знищенні. Дата. Підписи".

Розмноження документів з грифом "Для службового корис-тування" у друкарні або на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу керівника організації (структурного підрозділу) за підписаними ним нарядами під контролем кан­целярії. Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників.

Після закінчення друкування документів з грифом "Для службового користування" набір повинен бути розписаний, дру­карські форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені, про що складається акт або робиться відповідна відмітка в жур­налі за підписами замовника і виконавця.

Забороняється використовувати для розмноження доку­ментів з грифом "Для службового користування" розмножуваль­ну техніку, що не обладнана технічними засобами захисту інфор­мації.

Відсилання документів до інших організацій у межах Украї­ни здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також кур´єрами організацій.

Документи, справи і видання з грифом "Для службового ко­ристування", що розсилаються, повинні бути вкладені у конвер­ти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.

На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменуван­ня одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки "ДСК".

На конвертах (упаковках) документів з грифом "Для служ­бового користування" забороняється зазначити прізвища і по­сади керівників організацій (структурних підрозділів) і вико­навців документів, а також найменування структурних підрозділів.

Ознайомлення іноземних громадян та осіб без громадянства з документами з грифом "Для службового користування", а та­кож передавання їм конфіденційної інформації здійснюється у порядку, передбаченому Інструкцією про порядок охорони дер­жавної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим досту­пом, що є власністю держави, під час прийому іноземних деле­гацій, груп та окремих іноземців і проведення роботи з ними.

Ознайомлення представників засобів масової інформації з до­кументами з грифом "Для службового користування" та переда­вання таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку з письмовими дозволами керівників організацій, які надали заз­наченим документам гриф "Для службового користування".

Такі документи попередньо розглядаються експертними ко­місіями, які приймають письмові рішення про доцільність їх пе­редавання та можливість зняття грифа, якщо на момент озна­йомлення або передавання відомості, що містяться у докумен­тах, втратили первісне значення.

Якщо в документах містяться відомості, що належать до ком­петенції інших організацій, передавання їх за кордон або у засо­би масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій.

Забороняється надсилати за кордон видання з грифом "Для службового користування" у порядку книгообміну або експо­нування на виставках, презентаціях тощо.

Формування виконаних документів у справи

Документи з грифом "Для службового користування" після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діло­водства.

Документи з грифом "Для службового користування" залеж­но від виробничої та інформаційної потреби дозволяється фор­мувати у справи окремо або разом з іншими несекретними до­кументами з одного й того ж питання.

Якщо в організації створюється велика кількість однакових документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом "Для службового користування" та без цього грифа, доцільно фор­мувати їх в окремі справи.

Після закінчення ділового року справа "Документи з гри­фом "Для службового користування"" переглядається посторі­нкове членами експертної комісії організації та у разі потреби приймається рішення про переформування документів. Доку­менти постійного зберігання, що містяться у цій справі, форму­ються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково заноситься до номенклатури справ. Документи тим­часового зберігання залишаються у цій справі згідно із затверд­женою номенклатурою справ.

Справи з несекретними документами, в яких накопичуєть­ся окремі документи з грифом "Для службового користування", повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюджен­ня і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф "Для службового користуван­ня", а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.

Справи з документами повинні мати внутрішні описи.

Використання документів, зняття грифа "Для службового* користування "

До роботи із справами з грифом "Для службового´ користу­вання" допускаються посадові особи, жвгі мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справу згідно із списками, погодженими з канцелярією, а до документів — згідно з вказів­ками, викладеними у резолюціях керівників організацій (струк­турних підрозділів).

Категорії працівників;, які допускаються до роботи з видан­нями, визначаються керівниками організацій.

Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом "Для службового користування" для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стен­дах, у вітринах або інших громадських місцях.

У разі потреби з письмового дозволу керівника організації допускається опублікування або передання для опублікування несекретних відомостей обмеженого поширення.

Підчас користування відкритим радіозв´язком забороняєть­ся передавати відомості обмеженого поширення. Такі відомості можуть передаватися тільки за допомогою дротового зв´язку з проставленням на документах і телеграмах штампів "Серія П".

Під час користування дротовим зв´язком зазначаються лише телеграфні адреси та прізвища відправників і одержувачів, по­сади адресатів і відправників вказувати забороняється.

Представники інших організацій допускаються до ознайом­лення з документами з грифом "Для службового користування" з дозволу керівників організацій (структурних підрозділів), у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працю­ють з зазначенням характеру завдань, що виконується.

Виписки з документів і видань, що містять відомості обме­женого поширення, робляться у зошитах, що мають аналогіч­ний гриф, які після закінчення роботи надсилаються на адресу організації, яка давала дозвіл на ознайомлення і роботу з доку­ментами.

Справи та видання з грифом "Для службового користуван­ня" видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в карти обліку справ і видань.

Зняття копій, а також здійснення виписок з документів співробітниками організації проводиться з дозволу керівника організації (структурного підрозділу).

Користування для сторонніх організацій документів, одер­жаних від інших організацій, здійснюється за погодженням з організаціями-авторами цих документів.

Видача громадянам України видань з грифом "Для службо­вого користування" у масових бібліотеках здійснюється за письмовим клопотанням керівників організацій, в яких працю­ють ці громадяни, із зазначенням теми роботи. Ці дозволи дійсні протягом року. Забороняється зберігати документи з грифом "Для службо­вого користування" у бібліотеках загального користування. У відомчих бібліотеках закритого типу видання з грифом "Для службового користування" видаються:

• співробітникам цієї організації — за списками, затверд­женими керівником організації (структурного підрозділу), або за його письмовим дозволом;
• співробітникам інших організацій — за письмовими звер­неннями цих організацій та з письмового дозволу керівника організації (структурного підрозділу), що зберігає ці видання.

Видання з грифом "Для службового користування" з пись­мового дозволу керівника організації можуть видаватися за міжбібліотечним абонементом на підставі письмових запитів керівників організацій, яким ці видання потрібні. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом "Для службового користування" періодично перегля­даються з метою можливого зняття цього грифа. Перегляд здійснюється під час передачі справ із структурних підрозділів до архівного підрозділу організації, у процесі зберігання справ в архівному підрозділі (як правило не менш як один раз на 5-10 років), а також під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державної архівної установи.

Рішення про зняття грифа приймаються експертною комі­сією організації-автора документа (видання) чи правонаступни­ка. До складу комісії входятьпрацівники канцелярії, режимно-секретного та інших підрозділів організації.

Рішення комісії оформляється актом, що складається задо­вільною формою та затверджується керівником організації.

Забезпечення схоронності документів, перевірка їх наявності

Документи з грифом "Для службового користування" по­винні зберігатися у службових приміщеннях і бібліотеках у ша фах (сховищах), які надійно замикаються та опечатуються. За­бороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліо­тек.

Справи з грифом "Для службового користування", видані для роботи, підлягають поверненню у канцелярію або архівний підрозділ у той же день.

Окремі справи з дозволу керівника канцелярії або архівного підрозділу організації можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повно­го забезпечення їх схоронності і додержання правил зберіган­ня.

Передача документів іншим співробітникам здійснюється тільки через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку.

Забороняється виносити документи з грифом "Для службо­вого користування" за межі службових приміщень організації.

Уразі потреби керівник організації (структурного підрозді­лу) може дозволити виконавцям або співробітникам канцелярії винести за межі службового приміщення організації документи з грифом "Для службового користування" для їх погодження, підписання тощо в організаціях, що знаходяться у межах одно­го населеного пункту.

Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забо­роняється мати при собі матеріали з грифом "Для службового користування". Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження співробітника.

В окремих випадках з дозволу керівника організації дозво­ляється перевезення документів з грифом "Для службового ко­ристування" до іншого населеного пункту за умови, що такі до­кументи перевозяться групою у складі не менше двох праців­ників (або одного озброєного працівника), що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.

Перевірка наявності документів з грифом здійснюється що­річно комісією, що призначається наказом керівника органі­зації. До складу цієї комісії обов´язково входять особи, яким до­ручено облік і зберігання цих документів, а також працівники режимно-секретних підрозділів.

У бібліотеках та архівних підрозділах, де зосереджена знач­на кількість документів, перевірка їх наявності може здійсню­ватися один раз на п´ять років.

Про факти втрати документів або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома керівника організації, керівників режимно-секретного підрозділу та кан­целярії.

Для розслідування факту втрати документів з грифом або встановлення факту розголошення відомостей що містяться в них, наказом керівника організації призначається комісія, вис­новок якої затверджується керівником організації.

Акти комісії про втрачені справи постійного зберігання після затвердження їх керівником організації передаються до архів­ного підрозділу для внесення у справу фонду.

За порушення, що призвели до розголошення інформації "Для службового користування", втрати або незаконного зни­щення документів, а також інших вимог винні особи несуть дис­циплінарну та цивільно-правову відповідальність згідно із зако­нодавством.

Облік, зберігання і використання печаток і бланків

Обов´язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням організацій; бланки з кутовими та повздовжні­ми штампами організацій, що мають необхідний трафаретизо-ваний текст документів, які дають право на інспектування, на­гляд та відвідування організацій; посвідчення особи, посвідчен­ня про відрядження, а також усі види перепусток, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, посвідчення), трудові книжки.

Порядок обліку, зберігання і використання інших видів пе­чаток, штампів, бланків суворої звітності визначається відпові­дними відомчими інструкціями. Контроль за їх виготовленням, зберіганням та використанням покладається на канцелярії організацій та осіб, відповідальних за діловодство.

Особи, що персонально відповідають за облік і зберігання пе­чаток, штампів і бланків, призначаються наказами керівників організацій.

Облік печаток, штампів і бланків ведеться у спеціальних жур­налах. Видача бланків відповідальним за їх використання осо­бам здійснюється під розписку у відповідних журналах.

Журнали обліку печаток, штампів і бланків вносяться у но­менклатуру справ, їх аркуші нумеруються, прошиваються й опе­чатуються.

Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або метале­вих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються.

На бланках посвідчень особи, посвідчень про відрядження, усіх видів перепусток, документів про освіту, документів, що надають право на інспектування, нагляд або відвідання органі­зацій, друкарським способом або нумератором проставляються порядкові номери на всіх частинах (сторінках) цих бланків.

Видача заповнених бланків документів здійснюється під роз­писку у відповідних облікових формах, що передбачені відом­чими інструкціями.

Видача цих бланків без заповнення забороняється.

Печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів М ВС, здають­ся для знищення цим органам за місцезнаходженням організацій.

Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюєть­ся щорічно комісією, призначеною наказом керівника організації.

При перевірці наявності печаток, штампів і бланків роблять­ся відмітки у журналах обліку.

У разі втрати печаток і штампів керівники організацій зо­бов´язані негайно повідомити про це органи МВС та вжити за­ходи для їх розшуку.