Суть поняття комерційної таємниці є в таких положеннях: це будь-яка ділова інформація, що має дійсну або потенці­альну цінність для підприємства з комерційних причин, розго­лошення якої може завдати шкоди підприємству. Вона не є за­гальновідомою або загальнодоступною на законних підставах. Ці відомості відповідним чином позначаються, а фірмою здійснюються належні заходи щодо збереження її конфіденцій­ності. Ця інформація не є державним секретом і не захищається авторським і патентним правом. Ця інформація не стосується негативної діяльності підприємства, яка може завдавати шкоду суспільству (порушень законів і неефективної роботи, адміні­стративних помилок, забруднення навколишнього середовища тощо).

27 березня 1991 року Верховною Радою України був прий­нятий Закон "Про підприємства в Україні". Згідно з частиною І статті 30 цього Закону "під комерційною таємницею підприєм­ства мають на увазі відомості, пов´язані з виробництвом, техно­логічною інформацією, управлінням, фінансами та іншою діяль­ністю підприємства, що не є державною таємницею, розголо­шення (передання, просочування) яких може завдати шкоди його інтересам".

Крім того, в статті 30 розділу 2 Закону України "Про інфор­мацію" від 2.10.1992 р. дано визначення конфіденційної інфор­мації: "Конфіденційна інформація — це відомості, що знахо­дяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних чи юридичних осіб і розповсюджуються за їх бажан­ням, відповідно до передбачених ними умов".

Разом з тим, 9 серпня 1993 року Кабінетом Міністрів Украї­ни відповідно до частини другої статті 30 Закону України "Про підприємства в Україні" затверджений перелік відомостей, що не становлять комерційну таємницю:

• установчі документи, документи, що дозволяють займа­тися підприємницькою або господарською діяльністю і її окре­мими видами;

• інформація за всіма встановленими формами державної звітності;
• дані, необхідні для перевірки обчислення і сплати податків та інших обов´язкових платежів;
• відомості про кількість і склад працюючих, їх заробітну плату в цілому і за професіями та посадами, а також наявність вільних робочих місць;
• документи про сплату податків і обов´язкових платежів, інформація про забруднення навколишнього природного сере­довища, недотримання безпеки умов праці, реалізація продукції, що завдає шкоди здоров´ю, а також інші порушення законо­давства України і розміри завданої при цьому шкоди;
• документи про платоспроможність;
• відомості про участь посадових осіб підприємства в коопе­ративах, малих підприємствах, союзах, об´єднаннях і інших орга­нізаціях, що займаються підприємницькою діяльністю;
• відомості, які відповідно до чинного законодавства підля­гають оголошенню.

Згідно з цією постановою підприємства зобов´язані подава­ти перераховані відомості органам державної виконавчої влади, контролюючим і правоохоронним органам, іншим юридичним особам відповідно до чинного законодавства, за їх вимогою.

Таким чином, комерційна таємниця — це виробнича, науко­во-технічна, управлінська, фінансова та інша документована інформація, яку використовують для досягнення комерційних цілей (одержання прибутку, запобігання втрати, одержання до­бросовісної переваги над конкурентами), яку підприємець вва­жає конфіденційною. До конфіденційних відомостей відносять­ся перш за все ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні деталі комерційної діяльності, які дозволяють успішно конкуру­вати, прибуток фірми та ін.

До умов, при яких інформація підприємства може бути від­несена до комерційної таємниці відносяться:

• дійсна чи потенціальна комерційна цінність інформації в силу невідомості її третім особам;
• відсутність вільного доступу до цієї інформації на законній основі;
• приймання власником інформації необхідних заходів до охорони її конфіденційності. Забезпечення збереженості конфіденційної інформації ко­мерційного підприємства вимагає дотримання наступних умов:
• визначення відомостей, які складають комерційну таєм­ницю підприємства;
• забезпечення порядку їх захисту. Якщо ці умови не будуть виконані, то підприємство не буде мати законної основи для притягнення до відповідальності пра­цівників за розповсюдження чи передачу відомостей, які скла­дають комерційну таємницю.

Відомості комерційної таємниці підприємства можна умов­но розділити на два великих блоки: 1) науково-технічна (технологічна) інформація; 2) ділова інформація.

Науково-технічна інформація містить: відомості про конструкції машин і обладнання; схеми; матеріали, що викорис­товуються; рецептури; методи і способи виробництва (особливо про нові вироби, що розробляються); нові технології, напрям­ки модернізації відомих технологій, процесів і обладнання; про­грамне забезпечення ПК. Ділова інформація містить:

• відомості про фінансову сторону діяльності підприємства, крім фінансових звітів (стан розрахунків з клієнтами, заборго­ваність, кредити та ін.);
• відомості про розмір прибутку, собівартості виробляємої продукції та ін.;
• плани розвитку підприємства (тактичні і стратегічні);
• плани й обсяги реалізацій продукції (плани маркетингу, дані про характер і обсяг торгових операцій, про рівні цін, на­ явність товарів);
• аналіз конкурентоспроможності виробленої продукції, ефективність експорту та імпорту, час виходу на ринок, що про­понується;
• плани рекламної діяльності;
• списки торгових та інших клієнтів, представників, посе­редників, конкурентів, відомості про взаємовідношення з ними, їх фінансове положення, проведених операціях і обсягах, умо­вах діючих і нових контрактів та ін.

Перелік і обсяг відомостей, що складають комерційну таєм­ницю підприємства, строки конфіденційності, порядок захисту і доступу до конфіденційної інформації, а також правила її вико­ристання визначаються керівником організації. Керівник може залучити для проведення цієї роботи спеціалістів-аналітиків.

Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому, щоб, як говорять професіонали, запобігти розповсюджен­ню її до конкурентів. В деяких випадках вимагається захист і "чужих" комерційних секретів, які можуть бути довірені підприємству іншими особами, організаціями. Відсутність та­кого захисту може залишити підприємство без вигідних парт­нерів, клієнтів.

Забезпечення захисту комерційної таємниці містить:

• встановлення правил віднесення інформації до комер­ційної таємниці;
• розробку і доведення до осіб, допущених до відомостей, що складають комерційну таємницю, інструкцій за дотриман­ням режиму конфіденційності;
• обмеження доступу до носіїв інформації, які вміщують ко­мерційну таємницю;
• використання організаційних, технічних та інших засобів конфіденційної інформації;
• здійснення контролю за дотриманням встановленого ре­жиму охорони комерційної таємниці.

Як і всі співробітники фірми, менеджер повинен при вступі на роботу підписати зобов´язанність про нерозголошення ко­мерційної таємниці (про відповідальність за її збереження).

В цьому документі основними являються наступні обов´яз­ки:

1) не розголошувати відомостей, що складають комерційну таємницю, які будуть доведені чи стануть відомі при виконанні службових обов´язків, в тому числі, протягом визначеного строку після звільнення з фірми;

2) дотримуватись доведених до відома співробітника вимог по захисту комерційної таємниці;

3) не використовувати відомості, що складають комерційну таємницю без відома на це її власника;

4) не мати ніяких обов´язків перед іншими особами і підприємствами.

За інформованістю менеджери більшості підприємств є другі особи після керівника. Менеджер має доступ до самих різнома­нітних джерел інформації. Він може її одержувати:

• організовуючи різні паради, прийоми, переговори;
• приймаючи і обробляючи кореспонденцію;
• складаючи і контролюючи виконання документів;
• проводячи телефонні переговори;
• приймаючи відвідувачів та ін.

Менеджер є основною фігурою для осіб, що добувають різно­манітну інформацію. Тому йому необхідно проявляти розумну обачність у розмовах з потенційними партнерами чи клієнтами, для яких будь-яка інформація може стати важливою.

Менеджер часто повинен відповідати нарізні запитання. По­трібно увесь час чітко проводити межу: звичайні, рядові запи­тання і запитання "ковзаючі", відповіді на які розкривають кон­фіденційні сторони роботи фірми. У цьому випадку треба запи­тати себе: "Чи має право співрозмовник знати дану інформацію? Чи необхідна вона йому у роботі?". На "ковзаючі" запитання відповіді повинні бути ухильні. Хоча за рекомендаціями японсь­ких спеціалістів, сама розумна відповідь на подібне запитання — "не знаю", а за діловою етикою така відповідь для менеджерів небажана. Можна також порекомендувати співрозмовнику звер­нутися з цим питанням до керівника фірми.

В більшості конфіденційної інформації необхідно керувати­ся рекомендаціями керівника фірми чи служби безпеки підпри­ємства. Менеджер за видом своєї діяльності повинен знати, хто і до якої інформації чи обладнання має допуск і дотримуватись встановлених правил. І якщо, наприклад, рядовий працівник фірми раптом зацікавився конфіденційним документом, по­трібно швидко і тактично зупинити цю спробу.

Особливо уважним потрібно бути до предметів, які "забува­ють" відвідувачі. Звичайний блокнот, фломастер, портмоне чи інші предмети можуть виявитись технічними пристроями для підслуховування і "зняття" самої важливої інформації, наприк­лад, відразу після переговорів і виходу відвідувачів. Не можна залишати відвідувачів в кабінеті самих, так як професіонали можуть легко протягом секунди встановити підслуховуючий пристрій. Усі залишені чи знайдені предмети потрібно швидко передати в службу безпеки підприємства. Розібратися з ними — завдання спеціалістів.

Менеджер, як і інші працівники фірми, повинен усвідом­лювати значимість конфіденційної інформації для успішної ро­боти і процвітання фірми, а також знати про прийоми і методи, якими можуть користуватися конкуренти по збору такої інфор­мації.

Існують випробувані на практиці рекомендації щодо захис­ту конфіденційної інформації.

Для обмеження доступу до інформації комерційної таємниці керівник видає спеціальний наказ про введення "Переліку відо­мостей, які вміщають комерційну таємницю підприємства", за­ходи щодо охорони цих відомостей, встановлює коло осіб, які мають доступ до цієї інформації, і правила роботи з документа­ми, які мають гриф "Комерційної таємниці". Співробітники підприємства повинні під розписку ознайомитись із наказом та додатками до нього.

Приблизно перелік відомостей, що складають комерційну таємницю підприємства може бути таким:

• обсяги кредитів, що одержала або хоче одержати фірма;
• назви фірм-контрагентів;
• обсяги виробництва (місяць, квартал, рік);
• обсяги прибутку (місяць, квартал, рік);
• розподіл прибутку;
• цілі, завдання, тактика переговорів з партнерами;
• умови комерційних контрактів, послуг;
• ступінь заінтересованості у придбанні товарів або послуг;
• заробітна плата працівників фірми;
• характер та репутація персоналу фірми;
• регіони збуту продукції;
• напрямки маркетингових досліджень фірми.

У випадку необхідності цей перелік може бути доповнений і також завірений підписом керівника з проставленням нової дати.