Важливою формою контактів менеджера з підлеглими є зустрічі з ними на робочих місцях, де вони одержують безпосе­редню інформацію про хід трудових процесів та їх організацію. Вони дозволяють менеджеру оперативно вирішувати недоліки, що перешкоджають роботі.

Ця форма контактів передбачає поєднання цілеспрямова­ності з оглядовим вивченням стану справ на підприємстві.

При цілеспрямованих зустрічах менеджер прагне виявити недоліки у роботі і вибирає для себе відвідування тих ланок, де є високі витрати праці, невиконання норм, зниження продуктив­ності та ін.

Вивчаючи стан справ, менеджер з´ясовує, якими причина­ми працівники пояснюють наявні недоліки, і після їх аналізу приймає відповідне рішення. Зустрічі використовуються і для вивчення позитивного досвіду виконання робіт, для того, щоб потім його розповсюджувати на підприємстві в цілому.

Оглядове вивчення необхідно менеджеру для того, щоб мати уявлення про стан справ у цілому не тільки за звітною інформа­цією працівників або служб, але і за особистими спостережен­нями. В процесі оглядового вивчення на кожному об´єкті ме­неджер одержує нову інформацію, яка дає змогу мобілізувати внутрішні резерви розвитку підприємства.

Під час зустрічей з працівниками на робочих місцях мене­джеру можуть бути задані різні, несподівані питання, а іноді вис­луховувати неприємне, у тому числі щодо оцінки роботи апара­ту управління або окремих працівників. Із цієї інформації ме­неджер відбирає найбільш суттєву для удосконалення організації, або технології роботи, покращення виробничих і по­бутових умов праці.

При відвідуванні робочих місць підлеглих менеджер не має права на гарячність, грубість, образу працівників. Це принижує авторитет менеджера.

При зустрічах з менеджером працівники завжди чекають від нього нової інформації про стан справ на підприємстві, у кон­куруючих фірмах, про завдання і стратегії розвитку виробницт­ва і умов праці.

Бесіди з працівниками мають і виховне значення тому, що вони мобілізують працівників на підвищення якості і продук­тивності праці. За всіма виказаними претензіями і пропозиція­ми працівників менеджер повинен невідкладно вжити заходів, усувати виявлені недоліки, чітко реагувати на поставлені питан­ня. Від цього також залежить авторитет менеджера.

Важливою формою зустрічі менеджера з підлеглими є збори трудового колективу. В їх роботі бере участь колектив або його більша частина. Це вимагає від менеджера максимальної органі­зованості у підготовці і проведення зборів.

Для виступу перед великою аудиторією із складними і диску­сійними проблемами краще всього підготовити повний текст до­повіді. При визначенні змісту тексту треба мати на увазі, що учас­ники зборів запам´ятовують невелику кількість цифр. Тому для скорочення часу на доповідь і для покращення його сприйнят­тя великий цифровий матеріал можна підготувати у вигляді таб­лиць, графіків, діаграм.

На початку виступу треба чітко сформулювати свою думку, пропозицію або основну ідею, а потім у межах визначеного рег­ламенту її обґрунтувати або аргументувати коротко і без повто­рень.

Робота над виступом містить такі етапи:

1 етап — розробка самих ідей (постановочних питань).

2 етап — викладення ідей з урахуванням того, що їх треба буде викладати голосно. Зміст усного виступу залежить від того, де виступати, який час виступу, хто є слухачем та ін.

3 етап — робота над мовою, стилем викладання, наведення прикладів, цифрового матеріалу та ін.

4 етап — робота над технікою вимовляння промови.

Тут має значення зовнішність доповідача, його голос, жести та ін.

Важливим є чіткість визначення виду виступу з точки зору його призначення:

• інформаційний виступ;
• агітаційний виступ;
• інформаційно-агітаційний виступ.

Інформаційна промова призначена надати слухачам нові ідеї, викласти проблеми. Вона має розповідний характер (як роз­вивались події), описування фактів або стану справ, пояснення проблем, недоліків або успіху на підприємстві.

Описування повинно бути конкретним, розповідь мати по­чуття руху, а пояснення —логічним. Тут треба прагнути до того, щоб промова не спричиняла ні неприємного почуття, ні насо­лоди. Факти повинні бути конкретними і мати докази.

Агітаційна промова має такі цілі: натхнення, переконання, виклик активної реакції. Заклики до дій можуть бути прямими або непрямими, діяти зразу або у точно визначені строки.

Під час промови менеджер повинен контролювати свої ма­нери, жести, голос, а головне — слідкувати за аудиторією. Су­купність усіх цих складових моментів створює стиль доповіда­ча.

Проект рішення загальних зборів повинен бути достатньо конкретним, зрозумілим і адресним, а формулювання — недискусійним.