Використання робочого часу менеджера пов´язано з вста­новленим режимом роботи. Невпорядкованість режиму праці призводить до довготривалого робочого дня менеджера, який іноді триває до 10-15 годин. Недопустимість такого положення визначає наука управління, яка встановлює взаємозв´язок між тривалістю робочого дня і інтенсивністю праці. Збільшення три­валості робочого дня поєднується з пониженням рівня інтенсив­ності праці і навпаки.

Дослідження показують, що невпорядкований характер управлінської діяльності менеджера може завдати такі втрати процесу управління, які не компенсуються впровадженням най­сучасніших технічних засобів.

Помилки у структурі робочого дня наочно видно із порівнян­ня робочого часу менеджерів конкуруючих організацій. Менед­жери організацій-лідерів на оперативне управління витрачають не більше 30% свого середньорічного робочого часу, а менедже­ри організацій аутсайдерів — 60%. У структурі робочого часу спеціалістів до 40% робочого часу займають не властиві їм робо­ти. Звідси необхідність оптимізації системи використання ро­бочого часу менеджерів стає очевидним і необхідним.

Ефективне використання робочого часу менеджерів немож­ливо без використання науково обґрунтованих режимів праці та відпочинку.

Науковці доказують, що працездатність людей на протязі ро­бочого дня змінюється за стадіями. Початок робочого дня нази­вається періодом працювання. Його період коливається від ста­ну і підготовленості людини, а також від складності роботи, що виконується. Подальші 2-3 години характеризуються макси­мальною працездатністю, після чого вона знижується. Друга половина робочого дня відрізняється від першої більш низьким рівнем працездатності. Втомлення настає швидше, тому період зниження працездатності після обідньої перерви настає раніше. Ось чому рішення складних питань треба планувати у періоди найбільшої працездатності. До таких питань треба віднести твор­чу роботу за перспективами розвитку організації, обговорення найбільше актуальних питань і прийняття рішень за ними.

Виконання цих робіт треба планувати на першу половину робочого дня, а до практичного виконання треба приступити не раніше, ніж через одну годину після початку робочого дня. У післяобідній період краще виконувати роботи, що вимагають меншої напруги. Детальний перелік робіт на протязі робочого  дня повинен визначати сам менеджер, виходячи із конкретної виробничої ситуації в організації. Такими ж принципами треба керуватися й іншим працівникам апарату управління.

Таким чином, виконання будь-якої роботи пов´язано з втом­ленням, зниженням працездатності людини.

Термін найбільшої працездатності залежить від таких факторів:

• складності і інтенсивності праці;
• здоров´я людини;
• умов праці;
• соціально-економічних умов;
• психологічного клімату у колективі;
• правильності перерв на протязі робочого дня та ін.

Із всіх названих факторів розглянемо значення перерв на відпочинок, як засобу збільшення терміну найбільшої праце­здатності. Як вже відзначалось, для менеджерів організації ха­рактерним є приймання, обробка інформації і на основі її аналізу та оцінки — прийняття управлінського рішення. При такій праці загальний час перерви на відпочинок повинні бути 11 — 17% від загального часу робочого дня. Це стосується особливо служб з одноманітною працею. Для них у першу половину робочого дня необхідно встановлювати одну — дві, а у другу половину — дві перерви по 5 -10 хвилин кожна.

Для тривалої підтримки у нормі функціонального стану організму і високого рівня працездатності надзвичайно важли­ве значення має тривалість позаробочого часу і його режим. Три­валість позаробочого часу повинна бути такою, щоб працівник управлінської праці мав можливість активно відпочивати не меньше 1,5-2 години. Це заняття спортом, прогулянки, куль­турні заходи. У нього повинен бути час для сім´ї і читання книг. Сон повинен займати 7-8 годин, а у періоди підвищеної напру­ги нічний сон доповнюється однією годиною денного.

План-графік робочого тижня менеджера наведено у таблиці.

На рівень тривалості працездатності працівників апарату уп­равління впливає річний режим праці та відпочинку. Він харак­теризується загальною кількістю робочих днів, співвідношенням робочих і вихідних днів, їх регулярністю, тривалістю відпустки.

Таблиця