Телефонограма використовується у межах дії місцевого те­лефонного зв´язку. Зміст телефонограми передається адресатові по телефону, текст диктується і записується.

При передаванні телефонограми необхідно дотримуватись наступного:

- передавати тільки термінову і коротку інформацію;

- перевіряти правильність запису повторним читанням;

- текст має бути стислим (не більше 50 слів);

- не використовувати рідковживані складні звороти, слова, що важко вимовляються;

-  записувати телефонограми у спеціальний журнал.

Працівник, який приймає телефонограму, повинен записа­ти такі реквізити:

-  назву адресата, установи, яка передає телефонограму;

-  індекс; -дату;

-  заголовок (при необхідності);

-  текст;

-  підпис (посадової особи, яка підписала текст);

-  прізвища осіб, хто передав і хто прийняв телефонограму;

-  час приймання та передачі тексту.

Таким чином, телефонограма — узагальнена назва різних за змістом документів, які відрізняються особливим способом прийому-передачі тексту — телефоном. Телефонограми вико­ристовуються для передачі термінових коротких повідомлень, для передачі виклику на наради, засідання, а також для отри­мання інформації оперативного характеру, яка потребує доку­ментального оформлення.

Телефонограми друкуються на папері формату не менше ніж А5 за встановленою формою (див. зразок). Після обов´язкового звірення з приймаючим переданого тексту телефонограми осо­ба, яка передавала текст заповнює такі реквізити:

-  у рядку "Прийняв" зазначається посада і прізвище особи, яка прийняла телефонограму та номер її телефону;

-  у рядку "Передав" вказується посада, прізвище, номер те­лефону, з якого телефонограма була передана, час передачі те­лефонограми (години, хвилини) і дата (число, місяць, рік).

До телефонограми, зміст якої передається в декілька адрес, на звороті телефонограми складається список адресатів і номе­ри телефонів, за якими вона повинна бути передана.

Отримана телефонограма повинна бути віддрукована, ви­читана, зареєстрована і передана керівництву організації негай­но. Забороняється передавати телефонограми між структурни­ми підрозділами організації.

Передача телефонограм, ведення міжміських телефонних розмов здійснюється з телефонних апаратів, визначених для цієї мети.

Зразок

ТЕЛЕФОНОГРАМА

21.08.01 №23-08/39

Начальнику комерційного відділу

фірми "Альфа"

Ініціали, прізвище

тел. 318-11-86

На виконання доручення правління фірми від 07.06.01 № 883/45 24.09.01 о 10.00 у правовому управлінні корпорації (Орлина пло­ща, 9, кім. 121) відбудеться нарада з обговорення проекту ко­мерційної угоди. Просимо взяти участь у нараді.

Начальник

правового управління       підпис, ініціали, прізвище

Передав: посада підпис     Прізвище, телефон

________________________ год. _ хв. дата

Прийняв: посада                Прізвище, телефон

ОФОРМЛЕННЯ СПІЛЬНИХ ДОКУМЕНТІВ

Документи, що видаються спільно з іншими організаціями оформляються і викладаються за відповідною формою. В заго­ловку документа вказується повне найменування організацій, які беруть участь у розробці документа, наприклад:

 

Державний комітет статистики                                          Міністерство економіки

             України                                                                                       України

                                             НАКАЗ

02.06.01                                                 № 128/58

м. Київ

Підписи на цих документах розміщуються на одному рівні, в найменуванні посад осіб, які підписують документ, вказують­ся найменування міністерств, відомств, організацій, які беруть участь у розробці документа, наприклад:

Заступник голови                     Заступник Міністра

Державного комітету                економіки України

підпис, розшифрування            підпис, розшифрування

підпису                                   підпису

Примірники цих документів, в тому числі і додатки, які за­лишаються у справах кожної організації, повинні мати найме­нування посад, особисті підписи посадових осіб, їх розшифру­вання і дату. Індексом такого документа є порядкові реєстраційні номери, що присвоюються організаціями, які його видали, роз­ділені косою рискою. Першим повинен вказуватися номер організації, відповідальної за підготовку проекту документа.

Датою такого документа є дата його реєстрації установою, яка здійснювала реєстрацію цього документа останньою.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ КОПІЙ І ДОДАТКІВ

Додатки до основних документів можуть бути трьох видів:

-  додатки, які затверджуються відповідними розпорядчими документами;

-  додатки, які пояснюють або доповнюють зміст основного документу;

-  додатки до супровідних листів як самостійні документи.

Вказівка про наявність додатка може бути у тексті основного або супровідного документа. Назви додатків, кількість сторінок у них та примірників вказуються між текстом документа і підписом. При наявності декількох додатків до розпорядчого докумен­та на них проставляється порядковий номер: "Додаток 1 "/´До­даток 2" та ін.