Доповідна записка — це документ, адресований керівнику орган­ізації або вищому органу управління. Вона містить викладення яко­гось питання з висновками та пропозиціями щодо його вирішення.

Доповідна записка складається тоді, коли є необхідність до­вести до відома керівника про наявні факти, події, про викона­ну роботу.

Доповідна записка повинна мати заголовок до тексту, який розкриває її зміст. Вона складається із двох частин. У першій частині тексту викладаються факти, події, що стали приводом до написання доповідної записки, а друга частина повинна містити висновки та пропозиції про конкретні дії, які на думку автора, необхідно здійснити за викладеними фактами.

Внутрішні доповідні записки повинні бути підписані праців­ником, а зовнішні, що направляються у вищі органи — керівни­ком організації.

Датою доповідної записки вважається дата її підпису.

Зразок доповідної записки

Директору фірми "Альфа" Григор´єву Ю.М.

Доповідна записка

03.06.01 р.

Про додаткове фінансування замовлення № 506____ .

Доводжу до Вашого відома, що ціни на поліграфічні послу­ги у III кварталі 2001 р. зросли на 10 %, а калькуляція витрат на замовлення № 506 передбачає витрати за старими цінами.

У зв´язку з цим прошу виділити додатково     грн. для за­вершення робіт за вказаним замовленням.

Начальник відділу реклами                               підпис                       Сич Ч.П.

Зразок службової записки, написаної агентом з продажу у рекламне агентство

Дата                                             Кому:                    Від кого:

Заголовок: Планування рекламної компанії

Початок нашої рекламної кампанії припадає на другу поло­вину січня 2002 року. Це зобов´язує нас дотримуватись визначе­ного графіка.

З 10 по 15 серпня нам необхідно прийняти остаточний план рекламної кампанії і визначити джерело фінансування. Пропо­ную призначити загальну нараду 11 серпня о 10 годині і провес­ти її у моєму офісі. На протязі першого тижня вересня ми по­винні надати наші плани для розгляду представникам кожного із шести регіонів.

Жирнов A.M. узгодить дати з усіма регіонами і до 1 серпня повідомить Вам про результати.

Якщо у Вас виникнуть якісь питання з приводу наших планів, телефонуйте нам.

Підпис                                                 Сич Ч.П.