Протокол — це документ, який фіксує хід обговорення пи­тань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях, кон­ференціях та на засіданнях колегіальних органів.

Протокол також є документом, який складений офіційною особою для засвідчення якогось факту (протокол інспектора по­жежної охорони, санітарного інспектора тощо). За своїм змістом вони наближаються до актів і мають невелику вагу.

Протоколи фіксують послідовний процес роботи та прий­няття рішення.

У повних та стенографічних протоколах повинен бути зміст всіх виступів за кожним питанням порядку денного.

Протоколи ведуть:

• посадові особи — секретарі, діловоди, стенографісти;

• особи вибрані на засіданні — секретарі, секретаріати.
Протоколи складають на основі рукописних, стенографіч­них, магнітофонних записів, проведених під час засідання.

В протоколі висвітлюються всі думки, які висказані у про­цесі обговорення, точки зору та заяви, а також всі прийняті рішення.

В комерційних організаціях складаються протоколи засідань правління акціонерних товариств, ради директорів (заснов­ників), протоколи загальних зборів акціонерів та ін.

 

Протокол має такі реквізити:

• найменування організації (якщо це необхідно);
• назва виду документа (протокол);
• дата, місце проведення зібрання;
• індекс;
• гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);
• заголовок;
• порядок денний. Питання формулюються у називному відмінку;
• текст;
• підписи керівників зборів, нарад, голови та секретаря.

Заголовок тексту протоколу є назва колегіального органу або конкретної наради із зазначенням їх характеру:

Протокол ... засідання правління ВАТ ..., засідання місце­вого комітету профспілки, наради у директора.

Текст протоколу складається із вступної та основної частини.

У вступній частині після слова "Присутні" вказуються прізвища всіх присутніх на засіданні членів колегіального орга­ну або працівників, а також запрошених осіб. Якщо їх кількість більше 15, до протоколу додається список присутніх. У цьому випадку у вступній частині протоколу вказується тільки їх за­гальна кількість. Прізвища учасників засідання розміщують в алфавітному порядку (окремо — члени колегіального органу, окремо — запрошені). Після прізвища запрошеної особи вказу­ють назву організації яку він представляє, місце роботи і посаду. На багатолюдних зборах та засіданнях вказують тільки кількість присутніх (присутніх — 90 чоловік).

Після виборів голови та секретаря (якщо це потрібно) вка­зують їх прізвища та ініціали:

Голова                                      ініціали та прізвище.

Секретар                                  ініціали та прізвище.

Після цього нижче розміщують порядок денний засідання (перелік питань які треба розглянути).

Питання у порядку денному розміщують за їх важливістю, складністю і часом обговорення. Прості питання розглядають­ся останніми. Кожний пункт порядку денного нумерується, за­писується з нової строки і відповідає на питання "про що"? ("Про підсумки роботи...")

Основна частина протоколу складається із розділів відповід­них пунктів порядку денного. Текст кожного розділу розмі­щується за схемою:

СЛУХАЛИ: ВИСТУПИЛИ: УХВАЛИЛИ.

Слово "СЛУХАЛИ" пишеться великими літерами на одній строчці з цифрою порядкового номеру питання порядку денно­го. На наступному рядку з абзацу вказують прізвище та ініціали доповідача.

Потім у формі прямої мови викладають зміст доповіді.

Якщо текст доповіді написаний, то він додається до прото­колу, а після прізвища доповідача записують "текст доповіді додається".

Слово "ВИСТУПИЛИ" записується великими літерами з нового абзацу, а потім вказується прізвище та ініціали осіб, які виступали та їх зміст виступу за формою прямої мови.

Особлива увага надається запису виступів осіб які мають свою особливу думку щодо змісту основної доповіді. Не обов´яз­ково записувати мову слово у слово. Краше написати про що говорив доповідач.

Питання до доповідачів і виступаючих записується у такій формі, як вони були сформульовані.

Слово "УХВАЛИЛИ" пишеться великими літерами нижче з нового абзацу.

Рішення, якщо воно містить різні питання, треба групувати за пунктами та нумерувати арабськими цифрами. Кожний пункт починають з нового рядка.

Якщо рішенням затверджується якийсь документ, то ос­танній додається до протоколу. Формулювання рішень повин­но носити розпорядчий стиль без подвійного тлумачення.

Датою протоколу є дата проведення засідання колегіально­го органу (зборів, наради), а якщо воно проходить декілька днів, то вказуються дати початку і закінчення через риску.

Протоколи спільних засідань мають дробний номер з відпо­відними номерами протоколів різних органів, які брали участь.

Протокол підписують голова і секретар зборів або засідан­ня. До протоколу додаються необхідні матеріали: доповіді, довід­ки та ін.

ВІДКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО "УНІВЕРСАМ"

ПРОТОКОЛ № 6

02.08.01 р.

Засідання правління ВАТ "Універсам" Голова: Романов В.П. Секретар: Рогова І.П.

Присутні: Гудима В.Д., Корін Р.С., Разін СП., Тихий П.С.

Порядок денний:

1. Про створення філії у м. Вінниці.
Доповідач Гудима В.Д.
2...........

1.       СЛУХАЛИ: ТИХОГО П.С. - короткий зміст доповіді.
ВИСТУПИЛИ:

КОРШ Р.С. — короткий зміст виступу. РАЗШ СП. — короткий зміст виступу. УХВАЛИЛИ:

1.1. Підготувати необхідну документацію на створення філії у м.Вінниці до 10.03.01 р. Відповідальний Разін Р.Б.

1.2.Доопрацювати бізнес-план філії з урахуванням пропо­зицій та доповнень Коріня Р.С. і Разіна СП. до 10.09.01 р. Відпо­відальний Тихий П.С.

2.       СЛУХАЛИ:

(пункт 2 порядку денного)

Голова правління                     підпис РомановВ.П.

Секретар                                 підпис  Рогова І.П.

Рішення, які прийняті на засіданні, доводяться до працівників організації (виконавців) у вигляді копії самого протоколу або ви­тягу постановчої частини із нього, або у вигляді інших розпоряд­чих документів: наказів, рішень, складених на основі протоколу.

Протоколи зберігаються не менше 10 років, а потім переда­ються в архів.