Діловодство в організації встановлює загальні правила до­кументування управлінської діяльності у структурних підрозді­лах і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву.

Воно визначає порядок ведення діловодства, його положен­ня поширюються на всю службову документацію, що створюєть­ся засобами обчислювальної техніки. Комп´ютерні (автомати­зовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів.

Правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловод­них процесів розроблюється згідно з вимогами основних поло­жень Єдиної державної системи діловодства, державних стан­дартів на організаційно-розпорядчу документацію та норматив­них актів і методичних рекомендацій Головного архівного управління щодо організації документаційного забезпечення.

Загальне керівництво роботою служби документаційного за­безпечення здійснює керівник організації або один із його зас­тупників згідно з розподілом обов´язків (див. додатки 17, 18).

Відповідальність за організацію та ведення діловодства в апа­раті організації відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів, а також методичне керів­ництво діловодством у структурних підрозділах покладається на канцелярію. Вимоги керівника цієї служби з питань організації та ведення діловодства і роботи з документами є обов´язковими для всіх працівників апарату організації.

Відповідальність за додержання встановлених правил діло­водства, стан діловодства в структурних підрозділах, а також за зберігання і використання документів, що знаходяться в струк­турних підрозділах на виконанні, до передачі їх на архівне збері­гання, покладається на керівників структурних підрозділів.

Безпосереднє ведення діловодства у відповідних структурних підрозділах здійснюють діловоди (секретарі керівників, інспек­тори).

На період відсутності діловода структурного підрозділу (відпустка, тимчасова непрацездатність тощо), а також у струк­турних підрозділах, де за штатним розписом не передбачено по­саду діловода, ведення діловодства покладається за вказівкою керівника структурного підрозділу на одного із працівників підрозділу.

Посадові особи та працівники організації зобов´язані знати і дотримуватися вимог щодо виконання розробки, оформлен­ня, реєстрації, порядку проходження зберігання документів і ви­користання службової документації.

Керівники структурних підрозділів зобов´язані знайомити всіх прийнятих на роботу осіб з організацією діловодства в орга­нізації.

Особи, прийняті на посаду секретаря, діловода, інспектора-діловода структурного підрозділу, зобов´язані протягом трьох днів після призначення їх на посаду пройти інструктаж з питань ведення діловодства.

При звільненні працівника структурного підрозділу з робо­ти або у разі відпустки, відрядження тощо всі невиконані ним службові документи передаються за вказівкою керівника струк­турного підрозділу для виконання та зберігання особі, яка його заступає з відміткою про передачу в реєстраційно-контрольних картках, а справи (документи, література), що були взяті з архіву (бібліотеки), підлягають поверненню. У разі необхідності їх отримує в архіві (бібліотеці) призначений працівник.

При звільненні або переміщенні діловодів структурних підрозділів складається акт здачі і приймання всіх справ, що зна­ходяться в поточному діловодстві всіх закінчених справ, які підлягають здачі до архіву. Акт складається удвох примірниках, затверджується керівником структурного підрозділу (додаток 1). Один примірник акта залишається у справах структурного підрозділу, другий — передається до Управління справами (кан­целярії).

При звільненні начальника структурного підрозділу і при­значенні нового у приймально-здавальному акті поряд з інши­ми питаннями висвітлюється стан діловодства (кількість документів, які знаходяться на виконанні, в тому числі простроче­них, а також звернень громадян, стан архіву тощо).

При звільненні керівника діловодної служби всі документи, печатки, штампи, бланки, засоби оргтехніки передаються новій призначеній особі згідно з актом, який затверджується керівни­ком організації.

Керівники структурних підрозділів зобов´язані:

• вживати необхідних заходів щодо скорочення службового листування. Забороняється листування між структурними підрозділами з питань, які не потребують документального оформлення і можуть вирішуватися в оперативному порядку;
• забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства та до­держання правил ведення діловодства в підпорядкованих струк­турних підрозділах;
• не допускати витребувань різних відомостей, звітів, зве­день та інших документів, які не передбачені правовими актами і не викликаються необхідністю;
• здійснювати контроль за дотриманням вимог щодо скла­дання, оформлення документів і організації діловодства, перед­бачених державними стандартами на організаційно-розпоряд­чу документацію;
• сприяти раціоналізації діловодних процесів, вживати за­ходів щодо забезпечення діловодної служби сучасним обладнан­ням, засобами оргтехніки та електронно-обчислювальними ма­шинами (ЕОМ);
• забезпечувати організацію навчання працівників діловод­ної служби для підвищення кваліфікації.

Зі службовими документами, що не підлягають розголошен­ню можуть знайомитись тільки працівники організації, які ма­ють до них безпосереднє відношення. Ознайомлення інших осіб, видача їм документів чи їх копій, довідок або відомостей служ­бового характеру допускається тільки з дозволу керівництва організації.

Публікація службових документів у пресі, оголошення по ра­діо, телебаченню, використання в доповідях, лекціях, виступах здійснюється відповідно до Закону України "Про інформацію".

Мовою діловодства і документації, а також взаємовідносин з органами державної виконавчої влади, міністерствами, відом­ствами, підприємствами, громадськими організаціями та гро­мадянами є українська мова. У випадках, передбачених закона­ми, мовою діловодства, документації та взаємовідносин із заз­наченими вище органами та громадянами поряд з українською мовою може бути мова більшості населення тієї чи іншої місце­вості або мова, прийнятна для населення даної місцевості.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на папері або інших носіях управ­лінських дій в процесі їх здійснення або за їх підсумками, тобто, у створенні управлінських документів.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчен­ня наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Управлінські документи за найменуванням, формою і складом реквізитів повинні відповідати державним стандартам та іншим нор­мативним документам на організаційно-розпорядчу документацію.

Для забезпечення належної організації документування ке­рівництвом визначається конкретний комплекс документів, не­обхідних і достатніх для документування діяльності організації.

Відбір форм і видів документів, необхідних для виконання управлінських та інших функцій здійснюється відповідно до пе­реліків форм і видів документів, які розробляються для всіх на­прямів діяльності організації і затверджується її керівником.

Управлінська діяльність організації здійснюється шляхом видання розпорядчих документів, яке здійснюється відповідно до повноважень визначених статутом, а також нормативними актами, прийнятими організацією у межах своєї компетенції.

Згідно з статутом організація видає розпорядчі документи: накази, постанови та розпорядження.

Підставою для прийняття розпорядчих документів у діяль­ності організації є:

• Конституція України, закони України, постанови Верхов­ної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;
• здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання покладених завдань відповідно до своєї компетенції;
• потреба у правовому регулюванні діяльності апарату управлін­ня.

Розпорядчі документи видаються обов´язково:

• з організаційних питань: при утворенні, реорганізації, ліквідації структурних підрозділів, визначенні їх функцій і зав­дань, затвердженні структури організації, визначенні прав і обов´язків посадових осіб, відміни, зміни та призупинення дії раніше виданих наказів;
• з питань планування, при визначенні порядку і строків складання планів; у випадках зміни планових показників і встановлення додаткових планових завдань; при підведенні підсумків виконання планів;
• з питань фінансування, при затвердженні звітів, зміні цільового витрачання асигнувань, розподілі та перерозподілі грошових коштів;
• з питань кадрової роботи, праці і заробітної плати: при­значення, переведення, звільнення працівників, при вирішенні питань про відзначення, дисциплінарні стягнення, про відряд­ження працівників; у випадках преміювання, виплати однора­зових грошових винагород, надання відпустки, проведення ате­стації та присвоєння рангів, підготовки та перепідготовки кадрів керівних працівників і фахівців організації.

В інших випадках питання про необхідність видання розпо­рядчих документів вирішується керівництвом організації.

Вирішення найбільш важливих питань, а також питань, що стосуються всіх або декількох структурних підрозділів, викла­дається, як правило, в наказах. Конкретні питання виконання і уточнення прийнятих рішень викладаються у розпорядженнях керівництва організації.

Розпорядчі документи, прийняті на основі єдиноначаль­ності, не можуть скасовувати або змінювати розпорядчі доку­менти колегіального органу.

З питань, що становлять взаємний інтерес і входять до ком­петенції різних органів, приймаються спільні розпорядчі документи. Вони приймаються у формі, що визначається органом, який готує проект відповідного документа.

Розпорядчі документи, що надходять до організації від ви­щих органів, якщо спосіб доведення не визначений в самому документі, доводяться до апарату в порядку, визначеному керів­ництвом, і може здійснюватися, зокрема, шляхом:

• видання самостійних розпорядчих документів (наказів, розпоряджень, планів, заходів, графіків тощо), в яких викла­дається зміст одержаного документа і засоби його виконання або вказівки надії, що їх повинен здійснити виконавець;
• розсилки копій документа, якщо одержаний документ не потребує конкретизації завдань для його виконання або надісла­ний до відома;
• ознайомлення виконавців чи осіб, яких стосується даний документ, під розпис.

При потребі документи вищих органів розсилаються струк­турним підрозділам у вигляді ксерокопій разом із супровідним листом за підписом керівника структурного підрозділу в межах своїх повноважень.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих доку­ментів вищих органів, повинні мати посилання на них із зазна­ченням найменування цих документів, дати, їх номерів і назв (заголовків).

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засі­даннях колегій, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів, зроблених у ході засідань.

У тих випадках, коли засідання стенографується, розшиф­рована і оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання запи­сані на ній тексти виступів друкуються, додаються до матеріалів засідання, а також використовуються при складанні протоколів і рішень. Магнітні плівки із записами засідань передаються до архіву і зберігаються на загальних підставах.

Рішення доводиться до відома виконавців шляхом надіслання їм витягів з рішень або їх копій. При здійсненні оперативних зв´язків з вищими органами, міністерствами, відомствами, підприємствами, організаціями і окремими громадянами в межах своєї компетенції організація може направляти листи, які мають право підписувати керівництво згідно з розподілом обов´язків.

Якщо документ потребує негайного виконання, передача тексту службового документа може здійснюватися по телефону (телефонограма), телеграфу або факсу, що оформляється за вста­новленими правилами.