Інформаційне обслуговування повинно базуватися на вив­ченні потреб менеджера в інформації, шляхом аналізу його функцій, змісту і характеру управлінських рішень, що прийма­ються.

Для визначення потреб у необхідних даних треба враховува­ти можливі нестандартні ситуації, коли необхідно не тільки приймати рішення, а и правильно поставити завдання підлег­лим.

Окрім відомостей, які необхідні безпосередньо для рішення поточних і стратегічних завдань, менеджеру для розширення професійного кругозору необхідна інформація і конкуруючих організацій. При цьому треба враховувати, що повністю задо­вольнити потреби в інформації неможливо, та і не треба, тому що в якийсь момент витрати на одержання додаткових даних стають більше від того ефекту, який вона може дати при обґрунтуванні рішення. Інформація, яка надходить до менеджера по­винна відповідати вимогам, показаним на схемі 5.2.1.

Схема 5.2.1

 При неефективності даних створюється ілюзія інформованості. Тому менеджер повинен забезпечити перевірку їх досто­вірності шляхом одержання її із різних джерел. Він повинен мати уявлення про способи одержання різних даних.

Актуальність даних тісно пов´язана з їх новизною і може оцінюватися часом від конкретних подій, фактів, стануло невико­ристання даних про нього.

Оперативні данні втрачають свою актуальність дуже часто і використовуються тільки один раз. Дані узагальненні, аналітич­ного характеру зберігають свою актуальність на протязі довгого періоду і використовуються багаторазово.

Своєчасність даних — це властивість, близька до актуаль­ності, але все ж таки відрізняється від неї. Дані надходять своєчасно, якщо вони не запізнюються відносно оптимальних строків прийняття рішення. Але своєчасно — не означає завчас­но, тому що зібрані раніше дані втрачають актуальність.

Своєчасність інформації забезпечується використанням су­часних технічних засобів управління правильним визначенням строків збору і обробки оперативних даних.

Дуже важливим є вимога до змістовності і доступності їх сприймання. Оперативні дані можна надавати у формі таблиць, діаграм, схем та ін. В документах аналогічного характеру дані порівнюються з минулим періодом. Тут важливим є стислість викладення, але досягти її треба не за методом відхилення, а шляхом узагальнення і виділення важливих факторів.

Менеджер повинен отримувати агреговані, узагальнені по­казники, доповнені характеристикою факторів, які обумовили їх зміну. Це можна показати графічним відображенням і корот­ким коментарем до таблиць і діаграм.

Менеджер одержує інформацію із різних джерел і повинен вміло їх поєднувати. Головним джерелом інформації для нього є письмові документи (внутрішні та зовнішні), а також огляди і доповіді, підготовлені спеціалістами апарату управління.

Чим вище ранг менеджера, тим більша питома вага узагаль­неної, аналітичної інформації про стан справ в організації.

Разом з тим у письмових документах висвітлюються деяким чином відфільтровані уявлення про реальну дійсність. Тому для менеджера будь-якого рангу мають велике значення такі дже­рела інформації, як:

• безпосереднє спостереження;
• усні бесіди;
• наради.

А при обґрунтуванні стратегічних рішень можуть викорис­товуватися спеціальні обстеження окремих структурних підрозділів.

В залежності від рангу і кола обов´язків менеджер повинен відібрати найбільш важливі дані, з якими необхідно знайомитися обов´язково, і менш важливі відомості, ознайомлення з якими ба­жано.

Випадкові, непередбачені відомості, оперативні данні по­винні надходити до менеджера тільки тоді, коли він компетент­ний у вирішенні питань щодо цих даних.

При організації інформаційного обслуговування менедже­рам необхідно відповідним чином організувати працю спе­ціалістів функціональних служб, канцелярії, секретаря, які по­винні мати навички обробки, аналізу і оформлення інформації, у тому числі з використанням ПЕОМ.

Робота з документами займає значне місце у структурі робо­чого часу менеджера.

Організація цієї роботи повинна йти за такими напрямка­ми:

1. Попередній розподіл одержаної документації і кореспон­денції по адресах ще у канцелярії, на основі чітко фіксованого в інструкції по діловодству, розподілу функцій і видів робіт в апа­раті управління.

2. Передавати права підписування вихідних документів відповідальним виконавцям, що не тільки розвантажує керів­ників організацій, а й підвищує ініціативу та відповідальність підлеглих.

3. Використання методів скорочення, що дає можливість прискорити процес ознайомлення з документами, особливо з тими, які не потребують досконалого вивчення.

4. Використання раціональних прийомів і методів редагуван­ня проектів документів. їх сутність полягає у тому, що з початку проект документа необхідно уважно прочитати, виявити повто­рення і логічні невідповідності, потім усунути повторення, роз­бити текст на частини, на графи і абзаци, використовуючи загаль­ноприйняті знаки скорочення, усунути логічні неточності та ін.