Інформація у роботі менеджера є засобом обґрунтування рішення. Вона необхідна йому для успішного виконання вироб­ничих і соціальних завдань організації у конкурентному середо­вищі.

Від повноти інформації залежить вірогідність того, чи буде вироблено оптимальний варіант рішення, або той, що має нега­тивні наслідки.

У сучасних умовах зростають вимоги до обґрунтованості уп­равлінських рішень, вироблених на основі точної й достовірної інформації. Часто інформацію ототожнюють з будь-якими відо­мостями, але менеджеру необхідні не різноманітні звіти, довід­ки та інші дані, а тільки ті, які потрібні для рішення конкретних завдань. Чим більший обсяг інформації, тим складніше знайти в ньому необхідні відомості. Крім того, якщо менеджер одержав документ, зміст якого вже знає, то з нього він не одержує ніякої інформації. Тому для менеджера інформацією можуть бути тільки нові для нього відомості, зрозумілі для практичного ви­користання. Вони також повинні бути і корисними, сприяти вибору найкращих рішень. Оцінка корисності даних має суб´єк­тивний характер і багато в чому пов´язана з тим, що менеджер не налаштований на їх розуміння, зосередивши свою увагу на інших питаннях.

Ось чому інформація — це нові відомості, зрозумілі й оці­нені як корисні для вирішення тих чи інших завдань. А зміст інформаційної роботи полягає в тому, щоб зібрати дані і пере­творити їх в інформацію, тобто відібрати із них нові і корисні, а також надати їм форму, при якій вони будуть використані у найкоротший час.

В організаціях відрізняють внутрішню та зовнішню інфор­мацію.

Види інформації стосовно менеджера організації показана на схемі 5.1.1.

 

Схема 5.1.1.

 

До інформаційних матеріалів комерційної організації відно­сяться:

1. Відомості про виконання плану товарообігу в структур­них підрозділах.

2. Дані про стан завезення товарів у торгову мережу поста­чальниками.

3. Дані про виконання договорів з оптовими базами та інши­ми постачальниками.

4.Звітні дані про стан товарних запасів на складах і роздрібній мережі.

5. Дані про результати господарської діяльності по підприємству.

6.Дані про стан реконструкції і ремонту об´єктів.

7. Відомості про відсутні у продажу товари торговельного підприємства.

8. Дані про стан претензійної роботи в організації.

9. Відомості про збереження товарно-матеріальних ціннос­тей у структурних підрозділах.

10. Розпорядча інформація, яка міститься у наказах та роз­порядженнях менеджера і його заступників.

11. інформація, яка є у постановах різних нарад, зборів тру­дового колективу та акціонерів та ін.

12. Інформація на ПЕОМ (АРМ менеджера).

Всі документи повинні бути ретельно оброблені, щоб вико­ристання наявної в ній інформації не викликало помилок і не­порозумінь.

Сукупність відомостей, необхідних для прийняття рішень, може вважатись достатньою, якщо вона задовольняє таким ви­могам:

• характеризує зміст завдання і суттєві для її виконання ресур­си;
• достовірно відображає стан виробничої та комерційної діяльності у даний час;
• своєчасно надходить до суб´єкта управління, який право­мірний приймати рішення;
• надається у достатньо простій формі для практичного ви­користання.

Відбір необхідної інформації є важливою та складною про­цедурою, тому що недостатність інформації, як і її надлишковість (зайвість) знижує результативність праці в системі управ­ління.

Обмін інформацією між різними рівнями управління вико­нується у формі повідомлень, показників і різних документів. Засоби, які визначають порядок реєстрації, перетворення, збе­рігання і пересування відомостей у поєднанні з необхідною для цього технікою складають систему інформації.

Сучасному рівню виробництва і комерційної діяльності організацій відповідає складна інформаційна система, яка ви­користовує систему обчислювальних машин, включаючи ПЕОМ.

Інформація використовується менеджером як засіб органі­зації виробництва і торгівлі, маркетингової діяльності у конку­рентному середовищі. Ця властивість інформації проявляється у процесах обґрунтування управлінських рішень. Відбираючи відомості для обґрунтування рішень, менеджер повинен дотри­муватися таких принципів:

• підлеглість господарського рішення загальним завданням організації;
• відповідність рішення досягненням науки;
• ретельна перевірка достовірності фактів;
• науковий підхід до узагальнень;
• сувора регламентація діяльності як при розробленні так і при виконанні рішень.

За своїм значенням для обґрунтування рішення інформація розділяється на чотири види:

1. Директивна (законодавча).

2. Науково-технічна.

3. Економічна.

4. Організаційно-нормативна.

Головною вимогою до інформації є її достатність, тобто по­дання менеджеру тільки суттєвих відомостей для виконання зав­дань управління.

Достатність інформації забезпечує можливість вибору рішен­ня, підвищує ефективність управління за рахунок обґрунтованості рішень, скорочує час на їх розробку і прийняття, зменшенню вит­рат на збір і обробку відомостей. Відбір суттєвої інформації по­легшується чітким формулюванням змісту завдань управління.

Директивна інформація забезпечує єдність управління, за­конність правових дій менеджера. Вона регламентує діяльність менеджера з позицій законності.

Науково-технічна інформація прискорює практичне вико­ристання економічних законів ринкової економіки, сприяє організації виробництва, праці та управління підприємством.

Економічна інформація показує стан господарської діяль­ності організації та її ефективність. Вона характеризує зміни тру­дового процесу, витрати дійової праці у кожному структурному підрозділі підприємства.

Організаційні нормативи — це засоби впливу на управляю­чу систему шляхом регламентування діяльності при виконанні завдань управління, встановлення норм і нормативів на вико­нання окремих трудових операцій.

При формуванні потоків інформації менеджер використо­вує принципи розподілу і кооперування праці робітників апарату управління. Порядок збору та переробки інформації фор­мується функціональними відділами і передається у відповідні служби, які інформують керівництво про стан справ на підприємстві.

Відсутність завчасної та достовірної інформації часто призво­дить до того, що менеджер виконує функції управління і прий­має рішення суб´єктивно, за інтуїцією, виходячи зі свого досвіду роботи.

Менеджер повинен правильно організувати доведення по­токів інформації до кожного структурного підрозділу та вико­навців.

Інформація, яка не відповідає виконуємим функціям, які ви­конуються працівником, не дає ніякої користі. При цьому у пра­цівника забирається частина його робочого часу, який можна було б використати для виконання необхідних робіт. Менедже­ру організації повинен надходити тільки такий обсяг інформації, який він може сприйняти.

Межа сприйняття інформації — це такий її обсяг, який зда­тен охопити у даний час менеджер, для того щоб знати правиль­ний напрямок дій виконавців.

Таким чином, всі дії менеджера організації повинні виходи­ти із знання дійсних обставин, професійного досвіду й базува­тися на повній інформації.

Якщо робота менеджера ґрунтується на якості рішень, що приймаються, то в їх основі повинен бути високий рівень орган­ізації збору, аналізу і використання достовірної інформації.