У середині травня в Харківському апеляційному адміністративному суді відбулася презентація автоматизованої системи електронного документообігу "Діловодство суду". Дану систему впроваджено в харківських апеляційному та окружному адміністративних судах за підтримки Проекту Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) "Україна: верховенство права " на виконання Протоколу про співпрацю між Вищим адміністративним судом України та Проектом "Україна: верховенство права", підписаного 27 травня минулого року, в рамках якого відбувалась співпраця ВАСУ та українських судів щодо впровадження автоматизованої системи діловодства.

"Україна: верховенство права" є спільним проектом Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) та корпорації "Виклики тисячоліття" (MCC). Метою проекту є сприяння утвердженню верховенства права в Україні через здійснення низки заходів у рамках судової реформи; збільшення прозорості та підзвітності судової системи; поліпшення обізнаності громадян із судовою системою та зростання довіри суспільства до судової влади.

Саме завдяки реалізації зазначеного проекту, в рамках якого відбувалися

комп´ютеризація судів, прокладення комп´ютерних мереж, встановлення серверів та надання методичної допомоги, адміністративні суди Харківської області перейшли на електрону систему діловодства.

У презентації автоматизованої системи електронного документообігу "Діловодство суду" взяли, зокрема, участь заступник голови Ради суддів України Олександр Волков, Голова Вищого адміністративного суду України Олександр Пасенюк, керівник проектів відділу демократії та врядування Агентство США з міжнародного розвитку Олександр Піс- кун, керівник проекту USAID\MCC "Україна: верховенство права" Девід М. Вон та Памела Деніелс — фахівець з питань автоматизації судів даного проекту.

Спеціально для гостей помічник голови суду Юлія Зоркіна та начальник відділу документального забезпечення та контролю Тетяна Міхно продемонстрували роботу суду першої інстанції за допомогою програми "Діловодство суду" зі стадії реєстрації позовної заяви до здачі справи в архів або направлення її в порядку реплікації (в електронному вигляді) до суду апеляційної інстанції.

Ефективність функціонування електронної системи діловодства та її переваги в порівнянні з веденням діловодства у паперовому вигляді — безперечні, що й довели наочно заступник голови суду Наталія Шевцова, головний спеціаліст відділу документального забезпечення та звернень громадян Ольга Чернова, начальник відділу статистики та узагальнення судової практики Наталія Суля- тицька та головний спеціаліст цього відділу Людмила Курусь. Як зазначив після завершення презентації Голова ВАСУ Олександр Пасенюк, нині важко переоцінити значення, яке має для адміністративних судів (та й усіх судів взагалі) функціонування електронних систем діловодства, впровадження яких є значним кроком на шляху забезпечення відкритого, ефективного та доступного правосуддя в демократичній державі.

У ґрунтовності цих висновків можна переконатись на практичному досвіді роботи Харківського апеляційного адміністративного суду. Однією з ознак правової держави є незалежний, неупереджений та доступний суд. Особливо актуальними принципи незалежності та доступності є для адміністративних судів, на які законодавством покладено відповідальне завдання з вирішення спорів між громадянами та органами влади. Запровадження електронної системи документообігу "Діловодство суду" дає змогу значно покращити забезпечення реалізації цих принципів.

Так, основними завданнями електронної системи є:

• об´єктивний та неупереджений розподіл справ між суддями;

• надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду справ щодо них;

• централізоване зберігання текстів судових рішень, ухвал та інших процесуальних документів;

• підготовка статистичних даних тощо.

Варто нагадати, що Харківський апеляційний адміністративний суд розпочав свою роботу по відправленню правосуддя з 2 квітня 2007 року. Компетенція суду поширюється на три області, які включають три окружних адміністративних суди: Харківський, Сумський та Полтавський, а також 97 загальних місцевих судів.

Із самого початку діяльності суду діловодство велось у паперовому варіанті, що передбачало наявність безлічі журналів, статистичних карток та інших документів на паперових носіях. Усі документи, які складаються при підготовці справи до розгляду, заповнювались, звісно, в ручному режимі. А протягом усього часу роботи суду кількість справ, що надходять до розгляду, щораз збільшується. З одного боку, постійно зростаюча кількість звернень до адміністративних судів свідчить про підвищення довіри громадян до системи адміністративної юстиції, а з іншого — таке навантаження на суддів спонукає до пошуку шляхів покращення оперативності розгляду справ. Одним із таких заходів і є запровадження в роботі суду системи електронного документообігу "Діловодство суду".

Впровадження автоматизованої системи електронного документообігу — значний крок на шляху забезпечення незалежного від будь-якого впливу, відкритого, ефективного та доступного правосуддя. Система електронного документообігу "Діловодство суду" дає змогу значно підвищити ефективність виконання адміністративними судами своїх функцій. Використання даної системи сприяє забезпеченню розгляду адміністративної справи в найкоротші терміни. Економія часу на розгляд справи починається вже від її реєстрації в канцелярії суду та закінчується отриманням особою виконавчого документу.

Додамо, що ведення діловодства за допомогою автоматизованої системи електронного документообігу "Діловодство суду" в Харківському апеляційному адміністративному суді запроваджено з 1 січня поточного року. За цей незначний період часу використання даної автоматизованої системи в суді спостерігається стійка динаміка покращення оперативності розгляду адміністративних справ, отримання громадянами інформації щодо розгляду своєї справи та отримання копій процесуальних документів.

Основними чинниками зазначених позитивних результатів є те, що реєстрація всієї вхідної та вихідної кореспонденції (позовні заяви, апеляційні скарги, адміністративні справи та інші, передбачені законом документи, що подаються до суду й можуть бути предметом судового розгляду, відбувається в автоматизованому режимі. Впровадження такої системи реєстрації кореспонденції дозволило втричі скоротити час, необхідний для реєстрації адміністративних справ (таблиця 1).

За допомогою електронної системи документообігу автоматично формуються судові повістки та поштові конверти, реєстри поштових відправлень, що зменшує час на цю стадію підготовки справи до розгляду в 5 — 6 разів (таблиця 3).

Кожна із зазначених дій, якщо їх порахувати разом, покращує оперативність підготовки справи до розгляду від 5 до 10 разів.

Незважаючи на постійно зростаюче навантаження на суддів, в Харківському апеляційному адміністративному суді (таблиця 4) із запровадженням електронної системи "Діловодство суду" спостерігається позитивна динаміка оперативності розгляду адміністративних справ (таблиця 5). Така динаміка покращення оперативності розгляду адміністративних справ зумовлена наявністю в системі діловодства шаблонів процесуальних документів, які поповнюються інформацією, починаючи з реєстрації справи, та протягом усього часу її розгляду.

Так, наприклад, за перші чотири місяці 2008 року Харківським апеляційним адміністративним судом було розглянуто 1425 справ, тоді як за цей же період у 2009-му було розглянуто 7041 справу, що на 5616 справ більше, або оперативність розгляду справ покращилась у 5 разів.

Таким чином, виходячи із показників роботи Харківського апеляційного адміністративного суду, завдяки системі "Діловодство суду" вп´ятеро скоротився як час, який витрачає працівник апарату суду на обробку справи (її реєстрацію, виготовлення процесуальних документів чи складання звітів), так і оперативність розгляду адміністративних справ. При цьому така економія часу відбувається без втрати ефективності проведених дій. Зазначене обумовлено тим, що при використанні електронного документообігу значно зменшується обіг документів у паперовому варіанті, спрощується процес доступу громадян до необхідної інформації, що робить суд відкритішим та доступнішим для людей.

Іншою позитивною новелою програми "Діловодство суду" є процес реплікації даних (передачі інформації по справі із суду однієї ланки до іншої). Зазначений процес дає змогу значно скоротити процес реєстрації справи судам апеляційної та касаційної інстанцій, оскільки основна інформація — як то номер справи, сторони, суд першої інстанції тощо, вже занесений до системи.

Програма "Діловодство суду" має також потужну систему пошуку, за допомогою якої необхідну інформацію можна отримати в потрібному вигляді за лічені хвилини. Таким чином забезпечується процес оперативності та достовірності отримання громадянами в суді будь-якої інстанції та будь-якої інформації стосовно руху його адміністративної справи.

Ще однією перевагою системи є складання статистичного звіту за допомогою програми "Діловодство суду". Складна структура звіту про розгляд апеляційних скарг по адміністративних справах робить процес його складання дуже копітким, тривалим та трудомістким, особливо враховуючи постійно зростаючу кількість звернень до адміністративного суду. До впровадження електронного документообігу процес формування звіту складався з декількох етапів, адже затверджена форма звіту містить у собі 5 розділів та 2 додатки до них.

Із впровадженням у нашому суді системи "Діловодство суду" процес підготовки статистичного звіту набув нового змісту. Його формування здійснюється лише одним працівником.

Автоматизована система "Діловодство суду" самостійно сортує статистичні картки та відносить інформацію, яка в них міститься, в різні графи та розділи форми статистичного звіту. Вона самостійно обирає необхідні параметри, за якими конкретна статистична картка займе місце в конкретній клітинці форми статзвіту.

Зазначимо, що дана програма має безліч можливостей для опрацювання статистичної інформації та відображення її з потрібної точки зору. Проте, поряд із переліченими перевагами електронного документообігу, існують і певні недоліки з використанням програмного продукту "Діловодство суду". По-перше, на даний час в Україні існує декілька систем електронного документообігу, які використовуються в судових органах, такі як "Тет- та", "Юртех" та "Атлант".

Істотним недоліком використання різних автоматизованих систем документообігу є те, що інформація, створена в одній системі, не може бути використана в іншій. Зазначене є суттєвою перепоною в роботі судових органів, оскільки необхідність їх взаємодії через обмін інформацією є беззаперечною.

На нашу думку, судова влада повинна перебувати в єдиній системі електронного документообігу, яка передбачає реплікацію (передачу) даних від однієї ланки до іншої. По-друге, система "Діловодство суду" є програмним продуктом, розробленим Товариством з обмеженою відповідальністю "Юртех", котре, природно, володіє правом власності на цей програмний продукт.

Харківський апеляційний адміністративний суд використовує зазначену програму на договірній основі, яка хоча й передбачає взаємні зобов´язання, проте, все ж таки, заснована на принципі вільного волевиявлення, що, серед іншого, передбачає, при настанні певних обставин, право на розірвання договору. Отже, система адміністративних судів, використовуючи програмний продукт "Діловодство суду", потрапляє в певну залежність від суб´єкта господарювання, що є неприпустимим. На нашу думку, має існувати єдиний програмний продукт системи електронного документообігу, який буде використовуватись у всіх судах, незалежно від інстанції та спеціалізації, а право власності на цей програмний продукт належатиме державі.

На сьогодні питання автоматизованого діловодства в судах не врегульовано на законодавчому рівні, хоча у Верховній Раді України зареєстровані проекти Закону "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо запровадження автоматизованої системи документообігу в адміністративних судах" та Закону "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо запровадження автоматизованої системи документообігу в загальних судах".

Проект Закону "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо запровадження автоматизованої системи документообігу в адміністративних судах" передбачає внесення змін до Кодексу адміністративного судочинства України, якими закріплюються функції та порядок роботи автоматизованої системи документообігу суду, а також проект передбачає внесення змін до Кримінального кодексу України, якими передбачено відповідальність за несанкціоноване втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду.

Між тим, зазначений законопроект необхідно доповнити положенням щодо переліку вимог до програмного продукту електронної системи документообігу суду та передбачити обов´язковість державної форми власності на цей продукт.

Зазначений законопроект, серед іншого, передбачає забезпечення об´єктивного та неупередженого розподілу справ між суддями, а саме в автоматичному режимі. Проте, на нашу думку, запропонований проектом Закону України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо запровадження автоматизованої системи документообігу в адміністративних судах" порядок автоматичного розподілу справ між суддями має свої недоліки. Найсуттєвішою проблемою може стати запропонований законопроектом порядок призначення колегій суддів для розгляду окремих справ. Суди апеляційної та касаційної інстанцій, відповідно до статті 24 Кодексу адміністративного судочинства України, розглядають адміністративні справи виключно колегіально.

Проте, в разі автоматичного призначення колегії суддів для розгляду конкретної справи, виявиться дуже важким процес організації роботи суду, оскільки на розгляд різних справ витрачається різна кількість часу. Практично неможливо буде узгодити роботу десятків суддів, які протягом одного дня мають розглянути певну кількість адміністративних справ, та кожну з них своїм окремим складом суду.

У судах апеляційної та касаційної інстанцій чинне законодавство передбачає формування судових палат, у складі яких діють колегії суддів, персональний склад останніх, у свою чергу, затверджується рішенням президії суду. Це дозволяє планувати роботу суду на тривалий час вперед, призначати справи до розгляду та оперативно реагувати на непередбачувані ситуації (відрядження, хвороба тощо), що стане практично неможливим у разі автоматичного призначення колегії суддів.

Ми вважаємо, що в судах апеляційної та касаційної інстанцій за принципом випадковості має призначатись лише суддя-доповідач, який діє у складі конкретної колегії суддів. У такому разі принцип випадковості ніяким чином не порушується.