Наукова бібліотека України

Останні надходження

Loading
ВОПРОСЫ ТЕРМИНОЛОГИИ БИБЛИОТЕЧНОГО ДЕЛА ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ[1]
статті - Наукові публікації

С.В. Дудченко (Центр информационных технологий Межвузовского центра «Крым», г. Симферополь, АРК, Украина)

Данная статья открывает цикл статей, посвященных терминологии в области использования компьютерных технологий в библиотечном деле. Актуальность рассматриваемого вопроса состоит в том, что в настоящее время компьютерные технологии все больше и больше начинают использоваться в библиотечном деле и необходимо адаптировать компьютерную терминологию для конкретной профессиональной отрасли. Неопределенность некоторых понятий, неточность определений, а иногда и полное их отсутствие - это только часть проблем, которые надо решить. Первая статья посвящена терминам «документ», «электронный документ». Рассматривается происхождение данных терминов в библиотечной и смежных областях, дается формулировка термина электронный документ с точки зрения библиотечных компьютерных технологий.

Ключевые слова: документ, электронный документ, информация, библиотечная компьютерная терминология

Дана стаття відкриває цикл статей, присвячених термінології в області використання комп'ютерних технологій в бібліотечній справі. Актуальність питання, що розглядається полягає в тому, що в цей час комп'ютерні технології все більше і більше починають використовуватися в бібліотечній справі і необхідно адаптувати комп'ютерну термінологію для конкретної професійної галузі. Невизначеність деяких понять, неточність визначень, а іноді і повна їх відсутність - ця тільки частина проблем, які треба вирішити. Перша стаття присвячена термінам «документ», «електронний документ». Розглядається походження даних термінів в бібліотечній і суміжних областях, дається формулювання терміну електронний документ з точки зору бібліотечних комп'ютерних технологій.

Ключові слова: документ, електронний документ, інформація, бібліотечна ком- п 'ютерна термінологія

Given article opens articles cycle of computer technologies sacred to terminology in use domain on library business. Actuality of considered question consists in that, that at present computer technologies all more and more begin use on library business and necessary to adapt computer terminology for concrete professional branch. Vagueness of some notions, determinations inaccuracy, and sometimes and full their absence here only part of problems, which it need solve. First article sacred to terms «document», «electronic document». Considers origin of given terms in library and contiguous domains. Gives term formulation electronic document with point of viewing of library computer technologies.

Key words: document, electronic document, information, library computer terminology

Можно ли представить себе объект, который реально никогда не существовал?

Можно! Это электронный документ, который создали и забыли сохранить.

Что такое документ? Ответ на этот вопрос можно получить от любого человека. Паспорт, водительские права, любая бумага с печатью - вот первое что приходит в голову обывателя. Фирменный бланк, бумага с подписью, составленный по определенной форме акт может добавить чиновник или юрист. Библиотекарь Вам скажет, что документ это книга, журнал, да и все, что хранится в библиотеке, это документы. Программист ничего нового не добавит, но скажет, что если ему дадут реквизиты документа название, дату создания, размер или еще что- нибудь, то он попытается его найти в компьютере или в Интернете. На вопрос: «Что такое электронный документ?» никто ничего нового не скажет. Вариант ответа в большинстве случаев может быть таким: «это документы, набранные на компьютере или введенные в компьютер путем сканирования». А для программиста документ и электронный документ - это одно и тоже.
Но для всех главным будет содержательное наполнение документа, а не то, в какой форме эта информация донесена человеку, главное, чтобы эта информация была полной и достоверной. И все знают, что документы должны подтверждать факты.

Но все-таки, что такое документ?

«Документ» в переводе с латинского - «поучительный пример», способ доказательства (лат. documentum - доказательство; поучение; предостережение). В современном языке этот термин имеет не только несколько общих значений, но и большое количество профессионализмов в зависимости от сферы применения.

Например, в «Толковом словаре русского языка» С.И. Ожегова и Н.Ю. Шведовой [1] дается такое определение этого слова:

ДОКУМЕНТ, а, м. 1. Деловая бумага, подтверждающая какой- н. факт или право на что-н. Расходные документы. Проездной д. Д. об образовании. 2. Удостоверение, официальная бумага, свидетельствующие о личности предъявителя. Проверка документов.

Предъявить свой д. 3. Письменное свидетельство о каких-н. исторических событиях, фактах. Древнерусские грамоты - исторические документы.

Множество современных словарей (например [2, 3]) практически слово в слово повторяют эти определения, хотя некоторые составители словарей пытаются дополнить определение термина, так сказать внести новый смысл.

Так в «Новейшем словаре иностранных слов и выражений»[4] в который авторы попытались внести, как можно больше информации по самым различным тематическим направлениям термин документ получил еще одно значение:

ДОКУМЕНТ [лат. documentum - доказательство; поучение; предостережение] 1) свидетельство, доказательство, напр. исторического события; 2) материальный носитель данных (бумага, фото- и видеопленка, магнитная лента, дискета и т.п.), предназначенный для их передачи во времени и пространстве; может содержать тексты, изображения, звуки и т.д.; 3) письменный акт, носящий служебный характер или имеющий юридическую силу, напр. учредительный Д.; составленная законным порядком бумага, могущая служить письменным доказательством ч.-л., подтверждающая права на ч.-л., напр. завещание; 4) паспорт, водительские права или иное удостоверение личности и ее определенных прав, напр. пенсионное удостоверение.

Советский энциклопедический словарь [5] дает практически точно такое же определение о материальном носителе данных.

ДОКУМЕНТ (от лат. documentum - свидетельство), материальный носитель данных (бумага, кино и фотопленка, магнитная лента, перфокарта и т.п.) с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Д. могут содержать тексты, изображения, звуки и т.д. В узком смысле - деловая бумага, юридически подтверждающая к.-л. факт или право на что-то.

Существуют также большое количество определений термина в специализированной литературе. Например, под «документом» в соответствии с ДСТУ 2732-94. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» понимается:

«средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека» [6].

Стандарт «Архитектура служебных документов (ODA) и обменный формат» определяет:

Документ (document) - структурируемая единица, предназначенная для восприятия человеком информации, которая может быть единицей обмена между пользователями и/или системами [7].

Закон Украины «Об информации» в статье 27 трактует документ как

«предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео- фотопленке или на другом носителе» [8].

Для библиотечного дела определение документа, как материального объекта, не является новым, и было сформулировано в «Терминологическом словаре по библиотечному делу и смежным отраслям знания [9]:

ДОКУМЕНТ

Материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.

К определению, данному в этом терминологическом словаре, можно добавить определение, данное в учебнике «Библиотечный фонд» [10].

Документом считается любая нооинформация (информация, созданная человеческим разумом, в отличие от информации, зафиксированной в явлениях неживой природы, или биологии), зафиксированная на специальном вещественном носителе в целях её использования, передачи и хранения. Форма и способ фиксации здесь допускаются любые, т.е. на бумаге, пленке, в виде кодекса, ленты, диска и т.п.

Данное определение рассматривает «документ» как информацию.

Похожее определение термина представлено также в словаре-справочнике «Туризм, гостеприимство, сервис»[11].

ДОКУМЕНТ (от лат. documentum - свидетельство) 1) деловая бумага, юридически подтверждающая определение права ее владельца или удостоверяющая определенные факты; 2) информация, зафиксированная на материальном носителе (бумаге, пленке и др.), имеющая официальный характер и подлежащая дальнейшему использованию, обработке и передаче

«Словарь по кибернетике» [12] дает следующее определение:

ДОКУМЕНТ (от лат. documentum - свидетельство, доказательство) - материальный носитель информации, зафиксированной вне памяти человека или ЭВМ. Предусматривается, что Д. подвергается процессам записи (преобразования), хранения (передачи), получения (сбора, поиска) и чтения с целью обращения к информационной системе. По форме Д. делятся на объемные, площадные и линейные; последние имеют вид ленты, картотеки или кодекса, причем диск со спиральной записью относится к ленточной форме. Применение тех или иных форм Д. диктуется условиями хранения, возможностями механизированной и автоматизированной обработки.

Анализируя вышеприведенные определения термина, можно понять, что документ - это нечто (средство, структурированная единица, форма, объект, носитель данных, информация) подтверждающее, удостоверяющее, свидетельствующее, составленное по определенной форме и обязательно на материальном носителе, предназначенное для передачи в пространственно-временном континууме; причем то, что для одних является документом, для других им не является. Анализируя библиотечное определение документа, можно еще добавить: то, что принято на хранение (временное или постоянное), то и является документом[2].

Еще больше несоответствий с определением электронного документа.

ГОСТ 7.83-2001. «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения.» определяет электронный документ как:

«документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники» [13].

Что можно сказать о таком определении? Сам термин «машиночитаемый носитель» не выдерживает ни какой критики, т.к. «машина» «читает» не только CD-диски и дискеты, но также и машинописный текст с бумаги при помощи сканеров, записывает звук при помощи микрофона, изображения при помощи цифровых фотоаппаратов. Причем если в случае фотографирования специалист в области компьютерных технологий может возразить, что изображение не сразу попадает на компьютер, а копируется с фотоаппарата как со сменного диска, то в случае сканирования бумажного документа изображение машинописного текста не только передается на компьютер, но и может быть «прочитано» программами распознавания текстов (то есть происходит посимвольная обработка фотографии текста - аналогично побуквенному чтению текстов человеком). Именно такие тексты и называются машинописными (созданными, например, на пишущей машинке) но их также можно назвать машиночитаемыми. Исходя из этого определение, данное в ГОСТе 7.83-2001 подводит под определение машиночитаемого носителя и бумажные документы, в частности машинописные.

В Законе Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» [14] (N 851-IV от 22.05.2003 г.) дано такое определение электронного документа:

«электронный документ - документ, в котором информация зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа (пока определен только один обязательный реквизит - электронная подпись)»

Оно не терминологическое, а юридическое, так как в терминологических определениях составители словарей обычно пытаются не употреблять в расшифровке термина, слова которые присутствуют в названии термина при условии, если термин не является дочерним.

Но все-таки что же такое электронный документ? В различных компьютерных словарях можно найти такие определения:

Электронный документ [electronic document]. Совокупность данных в памяти ЭВМ, предназначенная для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств [15].

или

electronic document электронный документ; электронный текст □

Совокупность данных в памяти вычислительной системы, предназначенная для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств. Электронный документ может включать текстовую, графическую и звуковую информацию, иметь не линейную структуру; различные пользователи могут просматривать его в различной форме и изменять его [16].

Поскольку память вычислительной системы это не столько материальное, сколько виртуальное понятие, иначе говоря, процесс, то исходя из этого:

электронный документ - это некоторый процесс, происходящий в памяти ЭВМ обрабатывающий оцифрованные данные, находящиеся на «жестких носителях» в удобную для восприятия человеком форму[3].

И действительно, пользователь общается с «машиной» через интерфейс[4], предоставляемый ему операционной системой, программами оболочками и программами обработки данных, представленных на «жестких» носителях (которые в литературе весьма условно называются «носителями информации»), совокупность данных, представленных на таких носителях (дискеты, компакт-диски, винчестеры[5] и т.д.), не может быть донесена до человека без использования компьютера, причем компьютер должен быть включен, и на нем должна быть установлена и запущена соответствующая операционная система и программа, которая преобразует оцифрованные данные в визуальное отображение, понятное человеческому восприятию (например, в WinWord пользователь видит перед собой визуальное отображение бумажной страницы).

Иными словами, электронный документ существует только в момент работы с данными в качестве визуальной формы на экране компьютера (визуальная форма, распечатанная на принтере с электронного документа, является печатной копией и к электронному документу имеет отношение только по своему содержательному наполнению). Таким образом, электронный документ является не материальным, а виртуальным[6]. Кстати, еще одним подтверждением этих рассуждений может являться следующий пример:

Допустим, Вы набрали текст в WinWord-е, все выделили и скопировали в буфер обмена[7], текст не сохранили, WinWord закрыли. До тех пор пока компьютер не будет выключен (перезагружен) или не будет произведено новое копирование в буфер обмена, информация будет держаться в памяти и может быть восстановлена.

Также следует помнить о том, что для одних документ - это документ, а для других нет. Надо определиться с тем, для кого дается определение этого термина в каждом конкретном случае:

если для «машины», то для неё документом (т.е. тем, чему надо доверять, своеобразным указанием к действию) является любой файл, созданный для данной операционной системы, в том числе и «вирусы», которые «машина» не только «читает», но и начинает воспроизводить самостоятельно (без участия пользователя);

если для человека (пользователя), то ему абсолютно все равно, как выглядит информация, представленная на компьютерных носителях, его интересует визуальное отображение документа, как на экране компьютера, так и на бумаге после распечатки этой визуальной формы, причем второе больше, чем первое. Кроме того, как и для обычного документа, человеку особенно важен признак, по которому документ отличается от не документа, т.е. вторичная информация - информация о самом документе (описание, регистрационные данные, экспертные оценки).

Проанализируем различные определения электронного документа и определение документа, представленное в некоторых компьютерных словарях (т.к. в специализированной компьютерной терминологии зачастую не разделяются документ и электронный документ, все документы для ЭВМ являются электронными)

Определение 1. Документ - материальный носитель информации, зафиксированной вне памяти человека или ЭВМ [12].

Данное определение не подходит хотя бы по причине того, что на одном материальном носителе информации (дискете, компакт-диске, винчестере и т.д.) может быть несколько как документов, так и не документов.

Определение 2. Электронный документ - документ на машиночитаемом носителе,

для использования которого необходимы средства вычислительной техники [13]

К понятию «машиночитаемый носитель» можно отнести и текст, набранный при помощи пишущей машинки на бумаге (данный текст может быть прочитан (обработан посимвольно) «машиной» при помощи сканера (программными средствами) и т.п., как уже говорилось выше). Но бумажный документ никогда не считался электронным.

Определение 3. Электронный документ [electronic document]. Совокупность данных в памяти ЭВМ, предназначенная для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств [15, 16].

Вся совокупность данных в памяти ЭВМ является для «машины» документом, за исключением той информации в памяти, которая нарушает целостность вычислительного процесса, иными словами, заставляет машину сбоить. Та же часть информации в памяти ЭВМ, предназначенная для восприятия человеком, в понимании человека может не являться докумеіД.°яі.человека по-прежнему документами является информация по различным видам человеческой деятельности, причем в большей степени в этом смысле предпочтение отдается вторичным документам[8].

Исходя из определения, что документ - это, прежде всего, информация, - электронный документ - это лишь один из видов представления этой информации.

Подведем итог. Определение данного термина с точки зрения библиотечных компьютерных технологий может быть сформулировано следующим образом.

Электронный документ это виртуальная по содержимому[9] и визуальная по своей форме информация, существующая в оперативной памяти ЭВМ и представленная на экране дисплея ЭВМ в удобной для восприятия человеком форме, зафиксированная на материальном носителе в машиночитаемом виде, прошедшая освидетельствование или зарегистрированная по определенной форме в авторитетных (государственных, профессиональных или экспертных) организациях.

Список источников

Ожегов С.И. и Шведова Н.Ю. Толковый словарь русского языка: 80 000 слов и фразеологиче

ских выражений - 4-е изд., дополненное, - М.: Азбуковник, 1999. - 944 с.

Баханьков А.Е. и др. Толковый словарь русского языка: Для сред. шк. / А.Е. Баханьков, И.М.

Гайдукевич, П.П. Шуба. - 2-е изд., перераб. и доп. - Мн.: Нар. асвета, 1985. - 335 с.

Лапатухин М.С. и др. Школьный толковый словарь русского языка: Пособие для учащихся /

М.С. Лапатухин, Е.В Скорлуповская, Г.П. Снетова; Под ред. Ф.П. Филина. - М.: Просвещение, 1981. - 463 с.

Новейший словарь иностранных слов и выражений. - М.: Современный литератор, 2003. – 976 с.

Советский энциклопедический словарь / Гл. ред. А.М. Прохоров. - 4-е изд. - М.: Сов.

энциклопедия, 1986. - 1600 с., ил.

ДСТУ 2732-94. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения / Госстандарт Украины. — К., 1994. — 33с.

ДСТУ 3719-1-98. Інформаційні технології. Електронний документообіг. Архітектура службових документів (ODA) та обмінний формат. Ч. 1 : Вступ і загальні принципи. — К. : Держстандарт України, 1999. - 31с.

Про інформацію: Закон України від 2 жовтня 1992 року N 2657-XII // Відомості Верховної Ради України. — 1992. — N 48. — С. 650.

Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям знания. / Сост.: З.Г.

Высоцкая (отв. ред.), В.А. Врубель, А.Б. Маслов, Л.К. Розеншильд; РАН. Б-ка по естественным наукам. - М., 1995. - 268 с.

Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник / Ю.Н. Столяров. - М.: Изд-во «Кн. палата», 1991.- 271 с.

Туризм, гостеприимство, сервис: Словарь-справочник / Под ред. Л.П. Воронковой. - М.: Аспект Пресс, 2002. - 367 с.

Словарь по кибернетике / под. ред. В.С. Михалевича. - 2-е изд. - Киев: Гл. ред. УСЭ им. М.П. Бажана, 1989. - 751 с.

ГОСТ 7.83-2001. Электронные издания: Основные виды и выходные сведения: Межгосударственный стандарт. - Минск: Межгосударственный совет по стандартизации, метрологии и сертификации, 2002. - 13 с.

Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України від 22 травня 2003 р. № 851-IV // Урядовий кур'єр. - 2003. - 2 липня. - № 119. - С.1-6.

Толковый словарь по информатике / В.И. Першиков, В.М. Савинков. - М.: Финансы и статистика, 1991. - 221 с. ил.

Борковский А.Б. Англо-русский словарь по программированию и информатике (с толкованиями): Ок. 6000 терминов / А.Б. Борковский. - М.: Московская международная школа переводчиков, 1992. - 335 с.


[1] Данная статья была опубликована в научном журнале «Культура народов Причерноморья», №55, т.2 стр. 59-65

[2] Документ - это информация, зафиксированная на материальном носителе, прошедшая освидетельствование или зарегистрированная по определенной форме в авторитетных (государственных, профессиональных или эксперт­ных) организациях (Определение предложено автором статьи)________________________________________________________________________________________________________

[3] Автор статьи формулирует промежуточное определение электронного документа и не настаивает на данном определении, т.к. оно вытекает из рассуждений основанных на обзоре определений, с которыми автор согласен частично

[4] в данном случае man-machine interface - человеко-машинный интерфейс; интерфейс пользователя ППрограммные и аппаратные средства взаимодействия оператора или пользователя с программой или ЭВМ[16].

[5] Winchester disk винчестерский диск, винчестер ПДисковое внешнее запоминающее устройство, в котором носи­тель данных, магнитные головки и другие компоненты помещены в герметический кожух. Название происходит от места первоначальной разработки - филиала IBM в г. Винчестере (Великобритания). Винчестерский диск обеспечи­вает большую плотность записи, чем другие устройства. [16] (синонимы: жесткий диск, HDD. Прим. автора)

[6] virtual виртуальный ПНе имеющий физического воплощения или воспринимаемый иначе, чем реализован [16] (Реа­лизован на носителе в цифровом виде, а воспринимается пользователем в визуально-графическом. Прим. автора)

[7]Буфер обмена (объединено несколько понятий):

  1. buffer 1. буфер ПОбласть в памяти для временного хранения информации [16];
  2. clipboard буфер вырезанного изображения ПВ системах непосредственного взаимодействия - буфер для вы­резанного изображения, которое может быть преобразовано и вставлено в то же окно или окно, управляе­мое другой прикладной программой. Ср. paste buffer [16];
  3. paste buffer буфер ПОбласть в памяти, в которой временно хранится удаленный текст. Ср. clipboard [16].

[8] ДОКУМЕНТ ВТОРИЧНЫЙ - документ, полученный в результате аналитико-синтетической и логической перера­ботки информации научной, содержащейся в документах первичных. Примерами текстовых Д. в. могут служить справочные и энциклопедические издания, обзоры реферативные журналы, библиотечные каталоги и картотеки, различные виды указателей [12].____________________

[9] Именно по содержимому, а не по содержательному наполнению. Примеч. автора.




Пошук по ключовим словам схожих робіт: