9.2. Первинні облікові документи
9.2. Первинні облікові документи
Первинні облікові документи відносять до першого рівня податкового обліку підприємства. До них, зокрема, відносять податкову накладну.
Податкова накладна — це документ, який засвідчує право платника податку на додану вартість на податковий кредит. Форма податкової накладної і порядок її заповнення затверджені наказом ДПАУ4.
Податкову накладну складає особа, яка зареєстрована як платник податків у податковому органі і має індивідуальний податковий номер платника податку на додану вартість. У випадку заповнення її іншою особою вона вважається недійсною й, відповідно, не дає права на податковий кредит.
Якщо особа, зобов´язана зареєструватися як платник податку, не здійснила такої реєстрації протягом строків, визначених законодавством, і здійснює оподатковувані податком операції з поставки товарів (робіт, послуг) з видачею податкової накладної, незалежно від того, вноситься сума податку до бюджету чи ні, то вона буде вважатися фіктивною, оскільки в неї не буде такого обов´язкового реквізиту як податковий номер платника податку — продавця, або цей реквізит буде вигаданим. Відповідно за такою податковою накладною покупцю не буде надано права на податковий кредит.
Якщо філії й інші структурні підрозділи платника податку самостійно здійснюють продаж товарів (робіт, послуг) і проводять розрахунки з постачальниками/споживачами, то зареєстрований платник податку, до складу якого входять такі філії, може делегувати філії або структурному підрозділу право виписувати податкові накладні. Для цього платник податку повинен кожній філії й структурному підрозділу присвоїти окремий код (номер, шифр), про що в письмовому вигляді повідомити державний податковий орган за місцем його реєстрації як платника податку на додану вартість. При складанні податкової накладної філією або структурним підрозділом платника податку порядковий номер податкової накладної встановлюється з урахуванням привласненого коду (номера, шифру) і позначається числовим значенням через дріб. У чисельнику номера податкової накладної проставляється порядковий номер цієї накладної, а в знаменнику — код (номер, шифр).
Податкова накладна складається у двох екземплярах (оригінал і копія) у момент виникнення податкових зобов´язань продавця, тобто на дату здійснення кожної з подій, що відбулася раніше (одержання коштів або відвантаження товарів (оформлення документа, що засвідчує факт виконання робіт (послуг)). Оригінал податкової накладної надається покупцю товарів (робіт, послуг) на його вимогу. Копія податкової накладної залишається у продавця товарів (робіт, послуг).
У випадку продажу товарів (робіт, послуг) покупцю, не зареєстрованому платником податку, включаючи поставку на експорт, продавець (платник податку) складає податкову накладну у двох екземплярах. В оригіналі податкової накладної робиться позначка "Поставка неплатнику податку" або "Експортні поставки". У рядках "Індивідуальний податковий номер покупця" і "Номер свідоцтва про реєстрацію платника податку на додану вартість" робиться позначка "X". Всі екземпляри таких податкових накладних зберігаються в продавця. Для операцій, що підлягають оподаткуванню ПДВ або звільнених від оподаткування, складаються окремі податкові накладні, тобто, при одночасному продажу одному покупцю як оподатковуваних ПДВ товарів (робіт, послуг), так і звільнених від оподаткування, продавець складає окремі податкові накладні.
У випадку продажу товарів (робіт, послуг), звільнення від оподаткування яких передбачено ст. 5 Закону "Про податок на додану вартість", у податковій накладній робиться позначка "Без ПДВ" з обов´язковим посиланням на відповідний пункт цієї статті.
У випадку продажу товарів (робіт, послуг), оподаткування яких передбачено ст. 6 Закону цього закону за нульовою ставкою, робиться позначка "0".
Податкова накладна повинна мати такі обов´язкові реквізити:
1) порядковий номер податкової накладної;
2) дату виписки податкової накладної;
3) назву юридичної особи або прізвище, ім´я та по батькові фізичної особи, зареєстрованої як платник податку на додану вартість;
4) податковий номер платника податку (продавця й покупця);
5) місцезнаходження юридичної особи або місце податкової адреси фізичної особи, зареєстрованої як платник податку на додану вартість;
6) опис (номенклатуру) товарів (робіт, послуг) і їхню кількість (обсяг);
7) повну назву одержувача;
8) ціну продажу без урахування податку;
9) ставку податку й відповідну суму податку в цифровому значенні;
10) загальну суму грошей, які підлягають сплаті з урахуванням податку.
Податкова накладна не виписується в таких випадках (табл. 9.1).
Відсутність хоча б одного реквізиту призводить до визнання податкової накладної недійсною, що підтверджується листом Вищого арбітражного суду України "Про деякі питання практики застосування Закону України "Про податок на додану вартість" від 14.02.2002 № 01-8/157.
Слід зазначити, що на практиці трапляються випадки надто ретельного ставлення до заповнення цих реквізитів. Так, наприклад, раніше працівники органів ДПІ на місцях зараховували до недійсних податкові накладні, у яких було зазначено скорочене найменування одержувача (наприклад, ТОВ "Паросток", а не Товариство з обмеженою відповідальністю "Паросток") або заповнені російською мовою. Однак, ДПАУ у своїх листах від 15.08.2003 № 12846/7/ 15-2317-22 та від 10.12.2003 № 10138/6/19-2415 звернула увагу на неприпустимість таких порушень.
Таблиця 9.1. Умови, за яких податкова накладна не виписується
* Напевно, це безготівкова форма розрахунків, але законодавством вона зарахована до готівкової.
Однак, є випадки, коли підприємства реально не можуть вказати такий показник як кількість (обсяг), оскільки надають послуги, що мають винятково грошову форму виміру. У таких ситуаціях ДПАУ в листі від 15.08.2003 № 12846/7/15-2317-22 дозволила у відповідній графі податкової накладної вказувати слова "послуга/відсотки й т. п."
Часто підприємства одержують передоплату від покупця за товар в асортименті без його конкретизації5. І в цих випадках деякі бухгалтери роблять помилку, записуючи в графу "Номенклатура поставки товарів" слово "передоплата". Такі податкові накладні є недійсними, оскільки платник поставляє покупцю не передоплату. Номенклатура поставки є істотною умовою договору купівлі-продажу або поставки, тому якщо сторони не домовилися про номенклатуру, то відповідний договір вважається неукладеним. З юридичного погляду гроші, які надійшли продавцю в результаті цієї передоплати, є такими, що отримані без достатніх підстав і підлягають поверненню покупцю. На практиці цю проблему вирішують таким чином. Продавець спочатку виписує податкову накладну на абстрактний асортимент6, а надалі, коли покупець одержує відповідний товар, перша податкова накладна знищується, а замість неї складається нова податкова накладна з таким же номером, датою й сумою, але вже з іншим асортиментом, що не відповідає чинним нормативним актам.
Якщо продавець отримав часткову передоплату за неподільний товар (наприклад, оплачено 300 000 грн за літак, що коштує 900 000 грн), то в графі "Кількість" проставляється дробове число — 0,3333333 шт.
У випадку здійснення часткової поставки товару (робіт, послуг), якщо поставлена частина товару (роботи, послуги) не містить відокремленої вартості (наприклад, відвантажені три стільця з меблевого гарнітура), одночасно виписуються податкова накладна на повну вартість товару, робіт або послуг (меблевого гарнітура) і додаток до податкової накладної, у якому вказується номенклатура поставленого товару, роботи або послуги (3 стільці).
У випадку відмови з боку постачальника товарів (послуг) надати податкову накладну або при порушенні ним порядку її заповнення, покупець має право додати до податкової декларації за звітний податковий період заяву зі скаргою на такого постачальника, що є підставою для включення сум такого податку до складу податкового кредиту. До заяви додаються копії товарних чеків або інших розрахункових документів, які підтверджують факт сплати податку внаслідок придбання таких товарів (послуг). Одержання такої скарги є підставою для проведення позапланової виїзної перевірки постачальника для з´ясування правильності й повноти нарахування ним зобов´язань з цього податку за цивільно-правовою операцією.
При цьому слід мати на увазі, що в тому разі, коли продавець порядок виписки податкової накладної не порушував, а просто був не в змозі її оформити через об´єктивні причини; наприклад, якщо на момент виникнення першої події продавець ще не був платником податку, то заява права на податковий кредит не дає. Хоча на практиці бували випадки, коли на підставі подібних заяв покупці одержували право на податковий кредит, у той час як продавець ПДВ до бюджету не сплачував. Для запобігання таким ситуаціям було прийнято норму щодо позапланової перевірки постачальника за наявності такої заяви.
Податкова накладна має бути завірена печаткою продавця. Ця вимога вперше з´явилася в указі Президента7, після чого ДПАУ внесла його в порядок заповнення податкової накладної8. Указ втратив чинність з 31 березня 2005 р. відповідно до Закону від 25.03.2005 № 2505-IV, і хоча нині правових підстав для обов´язкового проставляння печатки на податковій накладній немає, ДПАУ не виключила цієї норми зі згаданого порядку і доки це не зроблено, платники вважають, що більш безпечно печатки на податкових накладних ставити. Виходячи з цього, якщо підприємець — фізична особа є платником
ПДВ і воліє видавати своїм покупцям податкові накладні, то він повинен виготовити печатку, навіть незважаючи на те, що підприємці — фізичні особи мають право здійснювати діяльність і без печатки.
Слід зазначити, що на думку ДПАУ, що виражена в листі від 26.11.99 № 6666/6/16-1220-27, податкові накладні не можуть засвідчуватися печатками іншими, ніж основна печатка підприємства й проста кругла печатка "Для податкової накладної". Однак Указ Президента "Про деякі зміни в оподаткуванні" і Порядок заповнення податкових накладних встановлюють тільки те, що податкова накладна має засвідчуватися печаткою, але не містять яких-небудь обмежень у використанні окремих видів печаток. Тому на практиці платникам вдається через суди підтверджувати, що податкові накладні, завірені іншими печатками, вважаються дійсними.
Згідно з п. 7.5 Закону "Про податок на додану вартість" у загальному випадку датою виникнення права платника податку на податковий кредит вважається дата здійснення першої з подій:
— або дата списання коштів з банківського рахунку платника податку в оплату товарів (робіт, послуг);
— або дата одержання податкової накладної, що засвідчує факт придбання платником податків товарів (робіт, послуг).
Таким чином, дата одержання податкової накладної за відсутності передплати є підставою для включення сум ПДВ до складу податкового кредиту. Проте нормативними актами не визначено, що слід вважати датою одержання податкової накладної, і у формі податкової накладної немає відповідного рядка для її відображення. На практиці датою одержання податкової накладної вважається день надходження податкової накладної до бухгалтерії підприємства. При цьому якщо місяць надходження податкової накладної й місяць її виписки не збігаються, то в бухгалтерії на податковій накладній робиться відповідний напис: "Надійшла в бухгалтерію такого-то числа".
Дата одержання податкової накладної впливає на податковий кредит і за наявності передплати. Так, згідно з п. 7.4.5 Закону "Про податок на додану вартість" не підлягають включенню до складу податкового кредиту суми сплаченого (нарахованого) податку у зв´язку із придбанням товарів (послуг), не підтверджені податковими накладними. У випадку, коли на момент перевірки платника податку органом державної податкової служби суми податку, попередньо включені до складу податкового кредиту, залишаються не підтвердженими податковими накладними, платник податку несе відповідальність у вигляді фінансових санкцій.
Тобто п. 7.4.5 Закону "Про податок на додану вартість" дозволяє попередньо включати до податкового кредиту суми ПДВ за умов їх підтвердження податковими накладними на момент перевірки. Цим порядком скористалися деякі платники для оптимізації своїх платежів. Так, наприклад, якщо одне підприємство здійснювало іншому передплату 31 січня, тобто гроші в підприємства-покупця списувалися з рахунку 31 січня, а підприємству-продавцю вони надходили вже 1 лютого, у підприємства-покупця право на податковий кредит виникало в січні, а в підприємства-продавця податкові зобов´язання виникали за датою надходження грошей — у лютому. У зв´язку із цим органи податкової служби стали стверджувати, що підприємство не має права відносити ПДВ до податкового кредиту до дати одержання податкової накладної. А оскільки продавець не може виписати податкову накладну раніше виникнення в нього податкових зобов´язань, тобто в нашому прикладі — раніше 1 лютого, то й покупець не може відобразити податковий кредит раніше дати її виписки.
Слід зазначити, що така інтерпретація обмежує застосування першої події, тому що виходить, що в кожному разі право на податковий кредит у покупця виникає не раніше дати одержання податкової накладної.
Наступною групою первинних документів є документи, пов´язані з рухом товарно-матеріальних цінностей.
Після розпаду Радянського Союзу Постановою Верховної Ради України "Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР" від 12.09.91 № 1545 було встановлено, що до прийняття відповідних актів законодавства України на території республіки застосовуються акти законодавства СРСР із питань, які не врегульовані законодавством України, за умов, що вони не суперечать Конституції й законам України. Таким чином, Україна вступила в період незалежності зі старими радянськими документами, які встановлювали у т. ч. й форму накладної на відпуск товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ). Однак різке збільшення кількості малих підприємств недержавної форми власності, розвиток комп´ютерної техніки й труднощі доступу до старих радянських форм документів привели до того, що на практиці одержали поширення саморобні форми накладних.
При цьому деякі підприємства, скориставшись об´єктивною неможливістю податкових органів охопити зустрічними перевірками всі їхні господарські зв´язки, використовували підроблені накладні у своїй діяльності з метою ухилення від сплати податків. Досить масового характеру набула практика обміну порожніми накладними із проставленими печатками й підписами між контрагентами.
Для запобігання цьому процесу Держкомстат України 27 липня 1998 р. затвердив наказ № 263, згідно з яким з 01.03.99 вводилася в обіг типова форма первинного обліку № М-20 "Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей" як бланк форми суворої звітності. Форма суворої звітності вимагає виготовлення бланків тільки на державних спеціалізованих підприємствах, причому такі бланки мали бути виготовлені на спеціальному папері й пронумеровані типографським способом. При цьому ведеться книга їх використання, і навіть зіпсовані бланки прикладаються до акту про списання цих бланків. Таким чином, це була спроба перешкодити масовій підробці накладних. Однак надалі дію наказу № 263 було припинено, і тому підприємства продовжують використовувати саморобні бланки накладних.
Зараз при відпуску ТМЦ стороннім підприємствам використовується також накладна-вимога (форма № М-11), затверджена наказом9.
Під час перевезення вантажів автомобільним транспортом замість накладної на відпуск матеріалів оформляється товарно-транспортна накладна, з формою якої теж існують певні труднощі. Так наказом Міністерства транспорту України та Міністерства статистики України "Про затвердження типових форм первинного обліку роботи вантажного автомобіля" від 29.12.95 №488/346 була затверджена транспортна-товарно-транспортна накладна форми № 1-ТН, а наказом Міністерства транспорту України та Міністерства статистики України "Про затвердження Інструкції про порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та обліку транспортної роботи" від 07.08.96 № 228/253 Інструкція, згідно з якою ця форма була віднесена до бланків суворої звітності. Однак з 7 березня 2000 р. дію Інструкції було припинено. Таким чином, на практиці необхідно застосовувати бланк форми № 1-ТН, але не у вигляді бланка суворої звітності. При цьому Інструкції, що визначає порядок його заповнення, немає.
Відпуск товарно-матеріальних цінностей на сторону на великих підприємствах оформляється відділом постачання, а на дрібних — бухгалтерією на підставі договорів й інших відповідних документів та письмового дозволу керівника підприємства або уповноважених осіб. Разом з тим на практиці замість письмового дозволу іноді дається усна вказівка.
При відпуску матеріалів на сторону, а також підрозділам підприємства, розташованим поза територією підприємства, відділ збуту, постачання або інші забезпечує одержувача цінностей пропуском, який дає право на вивезення або винесення з території підприємства відпущених матеріальних цінностей. Може бути встановлено порядок, за якого пропуском є екземпляр видаткового документа. Порядок оформлення пропусків, повернення їх до бухгалтерії, перевірки й контролю в бухгалтерії встановлюється недержавними підприємствами самостійно.
Слід зазначити, що відсутність затверджених форм накладних і письмових вказівок керівництва на відпуск ТМЦ не сприяє визначеності й стабільності податкового обліку. Наприклад, керівник підприємства може відмовитися від того, що він давав вказівку на відпуск ТМЦ, якщо використовується саморобна форма накладної, на якій не передбачено його підпис. І головний бухгалтер може уникнути відповідальності за невідображення операції відвантаження товарів у податковому обліку, якщо на накладній не стоїть його підпис.
Наявність звичайної накладної на значний обсяг вантажу замість товарно-транспортної є сигналом для органів контролю, оскільки очевидно, що його неможливо було перевезти без використання автомобіля. І на зустрічній перевірці можна підняти питання про те, яким чином був доставлений товар від однієї сторони іншою.
Застосовуються також і спеціалізовані накладні за встановленими формами, наприклад, на хліб або на спирт.
Дата виписки накладної, як правило, є датою для виникнення податкових зобов´язань за податками, пов´язаними з реалізацією товарів.
Відпуск на сторону цінностей і пропуск оформлюються за пред´явлення одержувачем матеріалів доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, заповненого у встановленому порядку.
Форма доручення № М-2 на одержання товарно-матеріальних цінностей встановлена наказом Міністерства фінансів України "Про затвердження форм державної статистичної звітності та інструкцій щодо їх заповнення" від 16.05.96 № 99 і є бланком суворої звітності. У дорученні вказується, що підприємство довіряє фізичній особі з визначеними паспортними даними одержати від постачальника товарно-матеріальні цінності у визначеній кількості.
Доручення є підтвердженням для підприємства, яке відпускає ТМЦ, того факту, що особа-одержувач є представником покупця і якщо надалі товар не буде доставлений, то буде вважатися, що продавець належним чином виконав свій обов´язок щодо його передачі. Якщо ж продавець відпустив товар без доручення, то покупець може вимагати від продавця додаткового одержання товару, і в цьому випадку продавець не зможе підтвердити факт відвантаження товару покупцю.
Однак, якщо працівник підприємства оплачує ТМЦ готівкою, то згідно з листом Міністерства фінансів України "Про використання довіреностей приватними підприємцями" від 31.10.2000 №053-29151 можна здійснювати відпуск цінностей без одержання доручення від такого працівника.
Доручення на одержання цінностей видається тільки особам, які працюють на вказаному підприємстві. Особам, які не працюють на підприємстві, доручення може бути видано з дозволу керівника підприємства, якщо підприємство, де працює особа, видало йому доручення на одержання тих самих цінностей і такої ж кількості від цього підприємства.
Інструкція про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних доручень на одержання цінностей не поширюється на приватних підприємців. Тому в тому разі, якщо приватні підприємці особисто одержують ТМЦ від підприємств, їм досить пред´явити паспорт і Свідоцтво про державну реєстрацію. Якщо ж вони доручають одержати ТМЦ іншій особі, то можуть видати доручення або відповідно до норм Цивільного кодексу із вказівкою в ній даних свого Свідоцтва про державну реєстрацію, або за формою № М-2, яку слід завірити печаткою, яка є не в кожного підприємця.
За відпуск товару без доручення, на думку Міністерства фінансів України, може бути накладено адміністративний штраф на посадових осіб підприємства-продавця за ст. 1642 КоАП як за порушення правил бухгалтерського обліку10.
При оприбуткуванні ТМЦ, які надійшли на підприємство, слід виписувати прибутковий ордер форми № М-4, затверджений наказом11. Цей ордер складається в одному екземплярі матеріально-відповідальною особою при надходженні ТМЦ на склад. Однак більшість підприємств цього не робить, у зв´язку з чим можуть виникати проблеми з органами контролю щодо дати виникнення валових витрат, коли оприбуткування ТМЦ відбувається раніше за їх оплату, оскільки дату оприбуткування в таких випадках підприємство підтвердити не може. Водночас один лише ордер без наявності видаткової накладної продавця не є підставою для включення відповідної суми отриманих ТМЦ до валових витрат підприємства, оскільки за своєю формою він складається на підставі супровідного документа.
Існують також інші первинні документи, які використовуються у податковому обліку: прибуткові й видаткові касові ордери, що супроводжують одержання й видачу грошей з каси, рахункові чеки, які свідчать про одержання коштів через реєстратор розрахункових операцій (електронний контрольно-касовий апарат), товарні чеки, що підтверджують факт продажу товару або надання послуг, розрахункові відомості, що підтверджують факт нарахування працівникам зарплати, виписки з поточних рахунків, видані банком, що свідчать про дату списання й надходження коштів на поточні рахунки підприємства тощо.
Первинні документи впливають на нарахування податків і зборів, серед яких провідне місце посідає податок на прибуток. Так, згідно з пп. 5.3.9 Закону про прибуток не включаються до складу валових витрат будь-які витрати, не підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними й іншими документами, обов´язковість ведення й зберігання яких передбачена правилами податкового обліку. Але оскільки правила податкового обліку в нормативних документах не визначені, норма щодо обов´язковості ведення та зберігання документів нормативно не підтверджена.
У випадку втрати, знищення або ушкодження первинних документів, платник податку має право письмово заявити про це до податкового органу і здійснити заходи, необхідні для їх відновлення. Письмова заява має бути спрямована до або разом з поданням розрахунку податкових зобов´язань звітного періоду. Якщо платник податку не подасть у цей строк письмову заяву й не відновить зазначені документи до закінчення податкового періоду, наступного за звітним, непідтверджені відповідними документами витрати будуть виключені зі складу валових витрат і на суму недоплаченого податку буде нарахована пеня в розмірі дисконтної ставки НБУ, збільшеної в 1,2 раза.
Якщо платник податку відновить ці документи в наступних періодах, підтверджені витрати (з врахуванням сплаченої пені) включаються до валових витрат податкового періоду їх відновлення. Разом з тим, суми витрат, не віднесені до складу валових витрат попередніх податкових періодів у зв´язку із втратою, знищенням або ушкодженням документів, встановлених правилами податкового обліку, і підтверджених такими документами у звітному податковому періоді, можна включати у валові витрати звітного періоду.
Наприклад, у разі здійснення неотфактурованих поставок (оприбуткування ТМЦ без супровідних документів) Закон "Про оподаткування прибутку підприємств" дає змогу віднести їх вартість до валових витрат, але за умов, що у наступному періоді документи будуть представлені, у протилежному підприємству необхідно доплатити податок на прибуток з пенею.
9.3. Податкові регістри та податкова звітність
Реєстр отриманих і виданих податкових накладних може вестися в документальному або електронному вигляді на вибір платника. У реєстрі, зокрема, вказують:
1) порядковий номер податкової накладної;
2) дату її виписки (одержання);
3) загальну суму;
4) суму нарахованого податку;
5) реєстраційний номер платника податку — продавця, який видав податкову накладну вказаному платнику податку.
Проте наявність або відсутність податкової накладної в реєстрі не створює яких-небудь наслідків для підприємства. Так, наприклад, для віднесення суми ПДВ до податкового кредиту не має значення, чи відображено відповідну податкову накладну в реєстрі. Якщо є оригінал податкової накладної, то платник має право на податковий кредит навіть у тому випадку, коли вона не була відображена в реєстрі.
При проведенні планової або позапланової виїзної документальної перевірки платник податків зобов´язаний забезпечити доступ податковому інспектору до реєстру податкових накладних і у випадку ведення його в електронному вигляді надати носій електронної інформації за власний рахунок.
Реєстр є підставою для відображення зведених результатів обліку ПДВ у податкових деклараціях з податку на додану вартість.
У І розділі реєстру відображають отримані податкові накладні, розрахунки коригувань кількісних і вартісних показників (додаток 2 до податкової накладної), вантажні митні декларації й інші аналогічні документи.
У II розділі реєстру позначають видані податкові накладні, а також податкові накладні, які зберігаються у продавця.
Спеціальні регістри податкового обліку передбачені для платників єдиного податку. Суб´єкти малого підприємництва — юридичні особи, які застосовують спрощену систему оподаткування, обліку й звітності, зобов´язані вести Книгу обліку доходів і витрат суб´єкта малого підприємництва — юридичної особи, у якій у хронологічній послідовності на підставі первинних документів роблять записи про операції, здійснювані у звітному (податковому) періоді.
У графі 3 "Сума виторгу від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг)" Книги відображається сума доходів, отриманих від виробництва і продажу продукції (товарів, робіт, послуг), у графі 4 "Сума виторгу від реалізації основних фондів" різниця між сумою, що отримана від реалізації цих основних фондів, і їх залишковою вартістю на момент продажу, у графі 5 "Позареалізаційні доходи й виторг від іншої реалізації" — суми, фактично отримані суб´єктом підприємницької діяльності на розрахунковий (поточний) рахунок і в касу від інших операцій (фінансовий результат від продажу цінних паперів, малоцінних швидкозношуваних предметів, матеріалів, палива, орендна плата, відсотки, кошти, отримані у вигляді безповоротної фінансової допомоги, кредиторська заборгованість, стосовно якої минув строк позовної давності, а також дивіденди, якщо вони не були обкладені податком у джерела виплати відповідно до Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств").
Через те, що в графу 5 Книги були включені позареалізаційні доходи, працівники податкових інспекцій стали вимагати сплати єдиного податку й із цих сум, хоча відповідно до Указу Президента "Про спрощену систему оподаткування, обліку й звітності суб´єктів малого підприємництва" об´єктом оподаткування в юридичних осіб — платників єдиного податку є тільки виторг від продажу продукції (товарів, робіт, послуг).
У графі 6 "Загальна сума виторгу й позареалізаційних доходів" Книги показуються всі надходження, отримані на поточний рахунок і в касу суб´єктом малого підприємництва від продажу продукції (товарів, робіт, послуг), майна, включаючи основні фонди, реалізовані у звітному (податковому) періоді, позареалізаційні доходи й виторг від іншої реалізації.
У графах 3, 4, 5, 6 не включаються до складу виторгу (доходу) суми акцизного збору.
У графі 7 "Загальна сума витрат, здійснених у зв´язку з веденням господарської діяльності" Книги відображається фактична сума витрат, понесених з поточного рахунка та з каси підприємства, у зв´язку із продажем продукції (товарів, робіт, послуг), здійсненням фінансових операцій, а також у зв´язку з іншою діяльністю.
Форма Книги обліку доходів і витрат приватних підприємців встановлена наказом Головної державної податкової інспекції України "Про затвердження Інструкції "Про прибутковий податок з громадян" від 21.04.93 № 12.
Книга містить 7 граф: "період обліку", "кількість виготовленої продукції, наданих послуг", "кількість проданої продукції (наданих послуг)", "ціна продажу продукції (послуг)", "витрати на виробництво продукції", "сума виторгу (доходу)", "чистий дохід".
Форма книги є факультативною, тобто за необхідності за погодженням з місцевою податковою інспекцією платник може її змінити. На практиці форма, затверджена Інструкцією, застосовується рідко й Порядок ведення цієї книги встановлений не нормативним документом, а листом ДПАУ від 05.11.97 № 17-0117/10-8886. У зв´язку із цим він має тільки рекомендаційний характер і за його порушення приватний підприємець відповідальності не несе.
Приватні підприємці — платники єдиного податку ведуть Книгу обліку доходів і витрат за тією самою формою, яка передбачена для приватних підприємців — платників податку з доходів фізичних осіб, але особливість полягає в тому, що платники єдиного податку заповнюють не всі графи Книги, а тільки 4 графи: "період обліку", "витрати на виробництво продукції", "сума виторгу (доходу)", "чистий дохід". Хоча остання графа в податковій звітності взагалі не використовується.
Форми регістрів за іншими податками законодавчо не визначені, тому підприємство має право самостійно їх розробляти. Так, деякі бухгалтери ведуть книги валових доходів і валових витрат, у яких групуються операції, що впливають на суму податку на прибуток.
Податкова звітність. Основним документом податкової звітності є податкова декларація (до якої Законом № 2181 прирівняні й інші звітні форми (розрахунки, звіти й т. п.), на підставі яких здійснюється визначення розміру податкових зобов´язань.
Специфіка заповнення податкової звітності визначається видом податку, за яким вона заповнюється, однак існують і загальні вимоги до декларацій.
У декларації вказуються всі передбачені в ній показники. У разі, коли який-небудь рядок декларації не заповнюється через відсутність операції (суми), то в ньому ставиться прочерк.
Дані, наведені в декларації, мають підтверджуватися первинними документами обліку й відповідати податковому обліку (звітності). Правильність даних підтверджується підписами керівника й головного бухгалтера та печаткою підприємства.
Декларація заповнюється таким чином, щоб забезпечувати вільне читання тексту (цифр) і збереження цих записів протягом установленого строку збереження звітності (друкованим способом, чорнильними або кульковими ручками в синьому або чорному кольорі). Заповнення олівцем не дозволяється.
У декларації не повинно бути підчищень, помарок, виправлень, дописок і закреслень (крім передбачених формою декларації). У декларації не повинен вказуватися текст або цифри, які неможливо прочитати в результаті ушкодження аркушів, їх потертості, заливання чорнилом або іншою рідиною.
Порядок заповнення декларації з податку на додану вартість затверджений наказом ДПАУ "Про затвердження форми податкової декларації та Порядку її заповнення й подання" від 30.05.97 № 166.
Звітний (податковий) період надання декларації становить один календарний місяць або один календарний квартал.
Квартальний календарний звітний (податковий) період може встановлюватися для платників, які мають обсяг оподатковуваних операцій за останні 12 місяців у сумі, що не перевищує 300 000 грн. Якщо платник хоче перейти з місячного періоду на квартальний, то він повинен подати заяву про це разом із декларацією за підсумками останнього податкового періоду календарного року. При цьому квартальний податковий період починає застосовуватися з першого податкового періоду наступного календарного року.
Якщо обсяг оподатковуваних операцій за останні 12 місяців перевищить 300 000 грн, платник зобов´язаний перейти на місячний податковий період починаючи з місяця, на який припадає таке перевищення.
Декларація подається платником незалежно від того, виникло у звітному періоді у платника податкове зобов´язання чи ні. Платник податків самостійно обчислює суму податкового зобов´язання, яку вказує в декларації. Дані, наведені в декларації, мають відповідати даним бухгалтерського обліку платника. Правильність даних декларації підтверджується підписом платника, якщо платник — фізична особа, в інших випадках — підписами відповідальних посадових осіб (керівника, головного бухгалтера) і печаткою, а у випадку подання декларації в електронній формі — електронним підписом осіб (які підписують декларацію), зареєстрованого в порядку, визначеному законодавством.
У декларацію вносять дані податкового обліку платника окремо за кожний звітний період, без наростаючого підсумку.
Декларація заповнюється в гривнях, без копійок, з відповідним округленням за загальновстановленими правилами і складається із вступної частини й чотирьох розділів. Платник заповнює три розділи в декларації, а четвертий заповнюється працівниками податкових органів.
У вступній частині вказують дані щодо типу декларації, звітного періоду, найменування платника, його коду, місцезнаходження та ін. У першому розділі "Податкові зобов´язання" відображаються обсяги операцій, які підлягають оподаткуванню за ставкою ПДВ 20, 0 відсотків і звільнених від оподаткування або які не є об´єктом оподаткування. Також показують обсяги ввезених у звітному періоді на митну територію України товарів, за якими сплату ввізного ПДВ було відстрочено шляхом оформлення векселя, суму послуг, отриманих від нерезидентів на митній території України. У цьому розділі визначають суму податкових зобов´язань платника податку за звітний період.
У другому розділі "Податковий кредит" вказують обсяги придбаних з податком на додану вартість або без податку на додану вартість на митній території України або ввезених (пересланих) через кордон товарів, основних фондів і нематеріальних активів. У цьому розділі вказують суму податкового кредиту платника податку за звітний період.
У третьому розділі "Розрахунки з бюджетом за звітний період податкової декларації з податку на додану вартість" підраховують різницю між податковими зобов´язаннями й податковим кредитом, а також визначають напрямки відшкодування, якщо сума податкового кредиту більша за суму податкових зобов´язань (коштами на поточний рахунок, в рахунок сплати податку на додану вартість, у рахунок сплати інших податків, які надходять до державного бюджету).
Четвертий розділ заповнюють працівники податкових органів. У ньому вказують дані про результати камеральної (документальної невиїзної) перевірки декларації та внесення інформації декларації до електронної бази даних.
Порядок заповнення декларації з податку на прибуток підприємств встановлений наказом ДПАУ від 29.03.2003 № 143.
Декларація з податку на прибуток надається протягом 40 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного (податкового) періоду. Звітними податковими періодами є 1 квартал, 1 півріччя, 9 місяців і рік.
Крім того, з 2003 р. передбачене подання декларації за 11 місяців. Ці декларації надаються протягом 20 календарних днів, наступних за останнім календарним днем січня й 11 місяців. Декларація з податку на прибуток підприємства й додатки до неї подаються платником незалежно від того, виникло у звітному періоді у платника податкове зобов´язання чи ні. До 1 січня 2006 р. декларація заповнювалася в тисячах гривень із одним десятковим знаком, після цієї дати — у гривнях без копійок. Податок на прибуток за квартал, півріччя, три квартали й рік розраховується наростаючим підсумком з початку звітного календарного року.
Декларація складається зі вступу, двох основних частин і одинадцяти додатків, з яких сім (К1—К7) подаються щокварталу, у тому числі за рік, а три (PI—РЗ) подаються тільки за рік.
Підприємства, основною діяльністю яких є виробництво сільськогосподарської продукції, подають декларацію за підсумками податкового (звітного) року протягом 60 календарних днів, наступних за останнім календарним днем року.
У першій основній частині декларації відображається сума валового доходу, валових витрат і амортизаційних відрахувань. Шляхом вирахування з валового доходу валових витрат і амортизаційних відрахувань визначається сума об´єкта оподаткування. Надалі визначається нарахована сума податку, що зменшується на суму різних відрахувань (вартість торгових патентів, придбаних у звітному періоді, суму сплачених авансових внесків при виплаті дивідендів та ін.). Нарахований податок на прибуток, зменшений на суму відрахувань, є податковим зобов´язанням звітного періоду. Після зменшення податкового зобов´язання звітного періоду на суму нарахованого податку за попередній податковий період (наприклад, на суму нарахованого податку за півріччя при поданні декларації за 9 місяців) і на суму зайво сплаченого податку минулих податкових періодів (переплати), який платник побажав направити в рахунок зі сплати податку на прибуток, визначається сума податку до сплати.
У другій основній частині декларації відображаються додаткові показники: суми податків, утримуваних з нерезидентів, із фрахту, авансові внески, нараховані на суму дивідендів, сума штрафу, самостійно нарахованого у зв´язку з виправленням помилок та ін.
Слід звернути увагу на деякі особливості заповнення декларації з податку на прибуток. Наприклад, програма обліку показників декларації в органах ДПІ побудована таким чином, що в особовому рахунку відображається сума податку до сплати, вказана в р. 17 декларації, яка вже зменшена на суму зайво сплаченого податку минулих податкових періодів. Водночас сума переплати окремо враховується на особовому рахунку в ДПІ й додатково зменшує суму, нараховану за декларацією. Таким чином, виходить, що переплата враховується в зменшення нарахованої суми двічі. Щоб цього не відбулося, платники змушені відмовитися від заповнення р. 16 декларації, за якого показуються суми цих переплат.
Порядок подання розрахунку акцизного збору затверджений наказом ДПАУ від 19.03.2001 № 111.
Платники акцизного збору самостійно обчислюють суму податкового зобов´язання, яку вказують у розрахунку акцизного збору. Платники акцизного збору не пізніше 20-го числа місяця, наступного за звітним, подають в орган державної податкової служби за місцем реєстрації розрахунок.
Існує дві форми розрахунку: одна для суб´єктів підприємницької діяльності, що одержують спирт етиловий неденатурований, призначений для переробки на іншу підакцизну продукцію, які зобов´язані видати органам державної податкової служби податковий вексель, а інша — для всіх інших платників акцизного збору.
Розрахунок, що подається платниками, які не видають векселя, складається з двох розділів. У першому розділі "Обчислення акцизного збору" є 15 граф, у яких вказується код товару, назва товару, обсяг реалізації (передачі) товару, ставки акцизного збору й сума податкового зобов´язання. У другому розділі "Результати перерахунку акцизного збору" вказується сума, сплачена щоденними платежами, сума, що підлягає доплаті платником або поверненню платнику.
До розрахунку також додається розшифровка оборотів, які не підлягають оподаткуванню стосовно товарів, на які встановлюються максимальні роздрібні ціни, додається розшифровка оборотів із продажу, обчислених за максимальною роздрібною ціною на підакцизні товари (продукцію), встановлені виробником або імпортером таких товарів.
Зберігання документів. Строки зберігання документів визначені в Переліку, затвердженому наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України "Про затвердження Переліку типових документів" від 20.07.98 № 41, який поширюється не тільки на підприємства, але й на фізичних осіб — суб´єктів підприємницької діяльності.
Строки зберігання різних видів документів крім Переліку типових документів визначаються також окремими Переліками, які поширюються на деякі установи. Крім того, на території України діють (у частині, що не суперечить законодавству України) близько 150 відомчих (галузевих) переліків документів, затверджених міністерствами й іншими центральними органами виконавчої влади колишнього Союзу РСР, наприклад Міністерства шляхів сполучення СРСР (М., 1987), Державного комітету СРСР з телебачення і радіомовлення (М., 1990) тощо.
Для основної частини первинних документів встановлений строк зберігання — три роки за умови проведення перевірки податковими органами за період, до якого відносяться документи. Якщо перевірка не була проведена, то цей строк збільшується до закінчення перевірки. Документи, пов´язані із заробітною платою працівників (особові рахунки або відомості про заробітну плату) підлягають зберіганню до досягнення працівником віку 75 років.
Документи поділяються на дві категорії: ті, які направляють і ті, які не направляють до Національного архівного фонду. У Національний архівний фонд передають документи, що мають наукову історико-культурну цінність, до яких документи більшості підприємств не відносять. Проте якщо підприємство збирається знищити документи, строк зберігання яких минув, ним створюється експертна комісія з працівників підприємства й працівника місцевого архіву, яка визначає, підлягають документи передачі до Національного архівного фонду або ні12. Але оскільки на більшості підприємств таких документів немає, як правило, вони не запрошують працівників архіву для ухвалення відповідного рішення. Опис документів, що підлягають знищенню, має бути погоджений з експертно-перевірною комісією при архіві.
Якщо документи не підлягають передачі до Національного архівного фонду і строки зберігання їх минули, їх можна знищити. Документи підлягають здачі організаціям, які займаються заготівлею вторинної сировини і їх передача оформлюється відповідними накладними. При незначному обсязі документів, виділених до знищення, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться відповідна позначка.
Слід зазначити, що навмисне знищення документів, здійснене з корисних мотивів або внаслідок інших особистих інтересів, карається штрафом до 50 неоподатковуваних мінімумів або обмеженням волі до 3 років відповідно до ст. 357 Кримінального кодексу. Якщо підприємство правомірно знищило документи з терміном зберігання, який закінчився, то податкові органи не можуть заявити про те, що валові витрати підприємства відповідного періоду є непідтвердженими.
Відповідно до п. 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 № 88 у випадку пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи й наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошують представників слідчих органів, охорони й державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформлюють актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта направляється органу, у сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також державній податковій інспекції — підприємствами й місцевим фінансовим органом — установами в 10-денний строк.