Видатки на державне управління — одну із основних функцій дер­жави — фінансуються з бюджетів різних рівнів.

З Державного бюджету України фінансуються видатки на забезпе­чення конституційного ладу держави, державної цілісності й суве­ренітету, незалежного судочинства та інші непередбачені Бюджетним кодексом України видатки, які не можуть бути передані на виконання Автономній Республіці Крим і місцевому самоврядуванню. Вони включають видатки на функціонування законодавчої, виконавчої і су­дової влади, утримання Президента України та його апарату, фінансо­вих і фіскальних органів, загальне планування і статистичні служби. За рахунок коштів республіканського Автономної Республіки Крим і бюджетів місцевого самоврядування, у тому числі трансфертів з Дер­жавного бюджету, фінансуються видатки, які визначаються фун­кціями держави та можуть бути передані на виконання Автономній Республіці Крим і місцевому самоврядуванню з метою забезпечення найефективнішого їх використання на основі принципу субсидіарності. З обласних, районних і бюджетів самоврядування здійснюють­ся видатки на утримання відповідних органів державної   влади та місцевого самоврядування.  Вони спрямовуються на забезпечення прав та обов´язків Автономної Республіки Крим і місцевого самовря­дування, які мають місцевий характер і визначені законами України. Відповідальність за здійснення видатків за рахунок коштів Дер­жавного бюджету України несуть відповідні органи державної влади. А відповідальність за здійснення видатків за рахунок коштів місцевих бюджетів і трансфертів покладається на Раду Міністрів Автономної Республіки Крим, місцеві державні адміністрації, виконавчі органи відповідних рад, міських, селищних, сільських голів (якщо виконавчі органи не створені).

Держава може передати Раді Міністрів Автономної Республіки Крим чи органам місцевого самоврядування право здійснення ви­датків лише з одночасною передачею бюджетних ресурсів у формі закріплених за відповідними бюджетами загальнодержавних податків і зборів (обов´язкових платежів) або їх частки, а також трансфертів із Державного бюджету України.

Рада Міністрів Автономної Республіки Крим, місцеві державні адміністрації, виконавчі органи відповідних рад, міські, селищні, сільські голови зобов´язані забезпечити здійснення видатків з відпо­відних місцевих бюджетів з дотриманням розподілу цих видатків між бюджетами, визначеними Бюджетним кодексом. Не допускається здійснення видатків, не віднесених до місцевих бюджетів, та видатків на фінансування бюджетних установ одночасно з різних бюджетів уп­родовж бюджетного періоду.

Видатки на державне управління включають такі витрати:

—на функціонування законодавчої влади (апарату Верховної Ра­ди України, апарату Верховної Ради Автономної Республіки Крим, за­безпечення діяльності народних депутатів, апарату Рахункової палати Верховної Ради України, інші видатки);

—на функціонування виконавчої влади (апарату Кабінету Міні­стрів України, апарату Ради Міністрів Автономної Республіки Крим та її місцевих органів, місцевих державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування);

—на утримання Президента України та його апарату;

 - на утримання фінансових і фіскальних органів (Державної по­даткової адміністрації України, місцевих державних податкових ор­ганів, Головного контрольно-ревізійного управління України, Голо­вного управління Державного казначейства України, місцевих органів Головного управління Державного казначейства України, Митної служби України, на створення державного реєстру фізичних осіб - платників податків та інших обов´язкових платежів, витрати на Комп´ютеризацію Державного казначейства та інших фінансових органів, витрати на виготовлення марок акцизного збору на алкогольні напої та тютюнові вироби);

—на загальне планування і статистичні служби (проведення ста­тистичних досліджень і переписів, інші видатки на загальнодержавне управління (виготовлення орденів, медалей, документів до них; виго­товлення та перевезення національної валюти, придбання устатку­вання для виробництва цінних паперів і монет; виробництво бланків цінних паперів і документів суворого обліку; утримання Пробірної палати України, утримання центру правових реформ і законопроектних робіт; утримання Фонду сприяння становленню місцевого та регіонального самоврядування; видатки на паспортизацію населення України; видатки на запровадження нового податкового і бюджетно­го законодавства);

—на утримання судової влади і судів (Конституційного Суду Ук­раїни, Верховного суду України, обласних судів, районних (міських) судів, Вищого господарського суду, господарських судів, військових судів).

Планування видатків на утримання органів державного уп­равління відбувається у формі складання індивідуальних і зведених кошторисів доходів і видатків. Разом з кошторисом затверджується штатний розпис органів державного управління, включаючи їх струк­турні підрозділи. У ньому вказується кількість штатних одиниць у розрізі структурних підрозділів, посадові оклади для кожної посади і місячний фонд оплати праці у розрахунку на одну посаду.

Кошториси центральних органів виконавчої влади незалежно від джерел утримання, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій затверджуються Міністерством фінансів Ук­раїни. Кошториси і штатні розписи органів виконавчої влади, підпо­рядкованих міністерствам та іншим центральним органам виконавчої влади, затверджуються керівниками цих міністерств та інших цент­ральних органів виконавчої влади. Кошториси управлінь, відділів, інших підрозділів обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, районних державних адміністрацій затверд­жуються відповідними державними адміністраціями після поперед­ньої перевірки в обласних, Київському та Севастопольському міських фінансових управліннях. Кошториси управлінь, відділів, інших підрозділів районних державних адміністрацій затверджують районні державні адміністрації після їх попередньої перевірки   районними фінансовими відділами.

Планування витрат на утримання органів державного управління за категоріями видатків економічної класифікації здійснюється у та­кому ж порядку, як і іншими бюджетними установами.

У складі видатків на державне управління найбільшу частку ста­новлять кошти на оплату праці (близько 75%).

Працівники органів державного управління мають статус держав­них службовців, оплата їхньої праці здійснюється відповідно до Зако­ну України «Про державну службу» від 16.12.1993 р. Заробітна плата державних службовців складається з посадових окладів, премій, до­плати за ранги, надбавки за вислугу років на державній службі та інших надбавок. Чисельність державних службовців в Україні — 230 тис. чоловік.

Посадові оклади державних службовців установлюються залежно від складності та рівня відповідальності виконуваних службових обов´язків згідно з Постановою Кабінету Міністрів України від 21.01.1993 р. №35 «Про умови оплати праці працівників апарату ор­ганів державної влади та інших органів».

За умови постійної нестачі бюджетних коштів фінансування ор­ганів державного управління здійснюється в основному в розмірах, необхідних для забезпечення поточної діяльності. Головним чином це витрати на оплату праці, нарахування на заробітну плату та витрати на господарське утримання установ і організацій.

Враховуючи економічну ситуацію в Україні, можна стверджувати, що система органів державного управління є структурно невизначеною та малоефективною. Тому Указом Президента України від 20.11.1998 р. №1284/98 було розпочато адміністративну реформу, ключовим напрямом якої є створення системи державного регулю­вання економіки України. Державній комісії з адміністративної ре­форми та Кабінету Міністрів України було доручено розробити на­уково обґрунтовані критерії визначення оптимальної структури та чисельності працівників апаратів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади.

Адміністративна реформа в Україні — це не короткочасна кам­панія, а комплекс заходів, розрахованих на тривалу перспективу роз­витку держави. Зміни у структурі центральних органів виконавчої в ди, запроваджені Указом Президента України від 19.12.1999 p. №1573/95, передбачають перерозподіл функцій управління шляхом ліквідації зайвих органів державного управління або уточнення функцій чи статусу решти з них. Зміни стосуються насамперед якісної сторони управління. Щодо визначення кількісних показників скоро­чення штатів, то для розрахунку чисельності апарату управління на державному рівні експертна оцінка є недостатньою.

Для реформування державного управління потрібен системно-функціональний підхід, який дасть змогу визначити оптимальну для нашої держави структуру органів виконавчої влади і їх чисельність.

Виходячи з того, що система управління реалізується головним чином через взаємовідносини між працівниками органів управління, ці відносини і, відповідно, співвідношення чисельності апаратів різних органів управління також носять системний характер. Так, зро­стання частки приватних підприємств має зменшувати навантаження на середні ланки державного управління і відповідно збільшувати штати на рівні підприємницьких структур. Загалом скорочення дер­жавного сектора приводить до підвищення значення (на державному рівні) органів функціонального управління (комітетів та інших відомств) за рахунок міністерств, що здійснювали галузеве лінійне уп­равління.

Становлення самоврядування також потребує істотних змін у роз­поділі управлінського персоналу, тому що підпорядкування кому­нальних підприємств в основному нижчим ланкам територіального управління вимагає їх зміцнення кадрами, якого можна досягнути за рахунок скорочення як штатів міністерств, так і середніх та вищих ла­нок територіального управління, з підпорядкування яких поступово виводиться комунальне господарство. Залежно від економічної ситу­ації змінюються і пріоритети у розвитку тих чи інших галузей, що та­кож вимагає перерозподілу чисельності працівників міністерств і відомств, органів територіального управління.

У системі органів управління надлишкова чисельність управлінців у тих чи інших ланках не лише не дає користі для управління на ниж­чих ланках, а й призводить до того, що на нижчі рівні надходить неви­правдано велика кількість розпорядчих актів і вказівок, більше того, недовантажені вищі органи починають втручатися у справи нижчих, підмінювати їх. Ще шкідливішою є недостатня чисельність праців ників у певній ланці. У такому разі природні недоліки в її роботі нега­тивно позначаються на всіх нижчих ланках і не можуть бути ними компенсовані навіть при збільшенні штатів. Ліквідація проміжної ланки лінійного управління, як правило, викликає необхідність поси­лення функціональних служб вищого органу управління. Таким чи­ном, ефективність зміни чисельності апарату даного органу уп­равління слід розглядати не локально, а лише в системі органів управління.

Реформуючи державне управління, слід мати на увазі, що у склад­них економічних умовах різке скорочення апарату управління без вирішення проблеми суттєвого підвищення продуктивності праці державних службовців може призвести до подальшого погіршення ке­рованості державою. Тому необхідний перехід на інтенсивний шлях удосконалення діяльності апарату органів управління, а це вимагає вирішення низки проблем як у теоретичному, так і у практичному на­прямах, а саме: раціоналізації розподілу функцій органів управління; розроблення науково обгрунтованої нормативної бази (визначення загальної чисельності службовців у сфері державного управління з урахуванням можливостей їх утримання державою); підвищення кваліфікації службовців, поліпшення їх інформаційного забезпечен­ня, підвищення дієвості матеріального стимулювання; законодавчого забезпечення вдосконалення державної служби та контролю за його дотриманням.