Важливою умовою раціонального використання робочого часу менеджера є планування особистої роботи. У особистому плані роботи менеджер визначає:

• завдання, що стоять перед організацією;
• питання, які потребують вирішення;
• посадові особи, які готують необхідні інформаційні мате­ріали;
• строки виконання визначених питань.

Окремо формулюється зміст завдань, які буде вирішувати менеджер особисто, порядок виконання, координація зусиль і система контролю.

Складання такого плану не викликає труднощів. Головне по­лягає у правильному виборі форми своєї участі у рішенні зав­дань, організації взаємодії окремих виконавців і взаємозв´язків з іншими організаціями зовнішнього середовища.

План повинен чітко визначати час роботи з документами, приймання відвідувачів, перебування у структурних підрозділах, участь у зборах акціонерів і трудового колективу, проведення нарад з підлеглими та ін. Розробка такого плану створює нор­мальний ритм роботи апарата управління, забезпечує черговість виконання завдань, дає можливість виділити час для творчої роботи, інноваційної діяльності, підвищення своєї кваліфікації. Тут менеджер компетентно і завчасно може займатись постанов­кою і рішенням стратегічних питань, продуктивно працювати.

Якщо у менеджера немає особистого плану роботи, то в ко­лективі організації створюються нервові обставини, що призво­дять до неякісних рішень завдань, підвищують психологічне напруження і знижують результативність управлінської праці.

Особистий план роботи менеджера складається на різні стро­ки:

• довгостроковий — рік, квартал;
• середньостроковий — місяць;
• короткостроковий — тиждень, день.

У плані точно визначається строк виконання роботи і час, необхідний для цього. Роботи, що виконує менеджер, особисто

поділяються на періодичні, що повторюються і раптово вини­кають.

Періодичні роботи повторюються щоденно, щотижнево, щомісячно у визначеному ритмі. Це такі види робіт:

• робота з документами;
• наради;
• приймання спеціалістів і працівників організації;
• приймання відвідувачів;
• робота у підрозділах.

Час виконання періодичних робіт повинен визначатись точ­но.

Роботи, що повторюються — це службові відрядження, нав­чання, наради і відвідування інших організацій. Витрати часу .на їх виконання також плануються точно.

Роботи, що виникають раптово, у плані передбачити немож­ливо. Для цього необхідно проектувати у плані резерв часу на їх виконання, а якщо його буде недостатньо, то треба зменшити витрати часу на заплановані роботи, перенести на інший час, або доручити їх виконання відповідальному працівникові апа­рату управління.

Планування особистої роботи треба розглядати не тільки як складання порядку роботи. Тут важливим є визначення часу їх провадження, строків їх початку і закінчення. При цьому треба враховувати всі майбутні види робіт, порівнювати необхідний для роботи час з плановим фондом часу в загальному бюджеті робочого часу.

Після складання плану треба проявити уміння і наполег­ливість у його виконанні, забезпечити необхідний контроль за виконанням планів іншими управлінськими ланками.

Контроль виконання плану особистої роботи і завдань ви­конавцями повинен бути регулярним і послідовним. Це дисцип­лінує самого менеджера і його підлеглих, сприяє ефективному використанню робочого часу, підвищенню якості управління організацією.

Оперативне планування особистої роботи менеджера здійснюється щотижня. Це план "на сьогодні", "назавтра". Такий план містить "тематичний" перелік справ, які треба вирі­шувати оперативно у визначений строк.

Для полегшення оперативного планування менеджер роз­робляє графік робот. У ньому встановлюється чіткий розпоря­док робочого часу (дня, тижня).

Робочі плани і графіки менеджера повинні бути скоордино­ваними з планами і графіками вищого керівництва і, в свою чер­гу, бути базою для розробки планів нижчого рівня управління або особистих планів підлеглих.