ЗАВДАННЯ І ПОРЯДОК КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ

Завданням контролю за виконанням документів є забезпе­чення своєчасного і якісного їх виконання.

Відповідальність за організацію здійснення контролю несе керівництво згідно з розподілом обов´язків та керівники струк­турних підрозділів.

Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих в канце­лярії документів, для яких зазначено термін виконання.

Відповідальність за своєчасне і якісне виконання докумен­та несуть особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо) або резолюції керівника. У тих випад­ках, коли документ виконується кількома виконавцями, відпо­відальним буде той, хто вказаний першим у резолюції або заз­начений поміткою "скликання". Він організовує здійснення до­ручення, забезпечує колегіальне обговорення питання і підготовку узгодженого рішення та подає на розгляд керівницт­ву повністю виконаний документ із візами усіх співвиконавців.

Співвиконавці зобов´язані подати свої пропозиції відпові­дальному виконавцю з резервом часу не менше ніж 20 відсотків до настання строку виконання доручення.

Відповідальність за своєчасну підготовку пропозицій одна­ковою мірою несуть усі виконавці, зазначені в резолюції.

Контроль за виконанням документів в апараті організації здійснюють:

- канцелярія — за дорученнями Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України та іншими до­кументами, що надходять від вищих державні органів, запита­ми та зверненнями народних депутатів України, зверненнями громадян, дорученнями керівництва за документами, які на­дійшли від міністерств і відомств, підприємств і організацій, ок­ремими дорученнями керівництва; за розглядом заяв, скарг та пропозицій;

- групи спеціалістів, підпорядкованих структурним підрозді­лам.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за дотри­манням строків виконання документів здійснює діловод або осо­ба, спеціально призначена для цього.

Про результати виконання таємних документів, взятих на контроль, начальник Першого відділу щомісячно доповідає ке­рівнику організації.

Загальний контроль за дотриманням строків виконання до­кументів і доручень структурними підрозділами та узагальнен­ня даних в апараті покладається на загальний відділ.

 

СТРОКИ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Документи та доручення вищих державних органів викону­ються згідно із зазначеними в них строками.

Доручення Верховної Ради України, Президента України, прем´єр-міністра України та Уряду України, за якими строки ви­конання не встановлено, виконуються протягом 30 днів; термі­нові — протягом 5 робочих днів; доручення керівника — 30 днів, термінові — 10 днів.

Для інших документів, терміни виконання по яких не вка­зані, строки зазначаються згідно з типовими строками виконан­ня, зазначеними в додатку 9.

Індивідуальні строки виконання встановлюються для найбільш важливих документів керівництвом при розгляді ко­респонденції. Дата виконання фіксується у резолюції керівни­ка або зазначається у тексті документа.

Якщо індивідуальний строк виконання документа відрізняється від строку, визначеного для даної групи доку­ментів, то терміном виконання визначається індивідуальний строк.

Строки виконання документів вираховуються у календар­них днях від дати надходження (реєстрації) для вхідних доку­ментів та віддати підписання або затвердження для документів, розроблених організацією, якщо в них не визначено інше Зміна строку виконання здійснюється лише за вказівкою керівника в такому порядку:

1) типові строки — прийняттям нового акта, яким їх вста­новлено;

2) індивідуальні — посадовими особами, які їх встановлю­вали.

Продовження строку виконання повинно бути оформлено зразу ж після одержання документа виконавцем або не менше ніж за 2-3 дні до закінчення строку виконання, якщо в процесі ви­конання з´ясувалось, що виконати документ у встановлений строк неможливо.

Для цього відповідальний виконавець готує мотивоване клопотання про подовження строку на ім´я посадової особи, яка його встановила. Про зміну строку виконання документа в той же день виконавець повідомляє службу контролю канцелярії з відміткою в реєстраційно-контрольній картці. В іншому разі документ вважається невиконаним у встановлений строк (до­даток 11).

ЗДІЙСНЕННЯ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ

Контроль за виконанням документів містить:

1) постановку документа (доручення) на контроль, форму­вання картотеки контрольованих документів;

2) перевірку своєчасного доведення документа до виконав­ця;

3) попередню перевірку і регулювання ходу виконання;

4) облік і узагальнення результатів контролю виконання до­кументів (доручень);

5) інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

6) повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданні колегіальних органів;

7) зняття документів з контролю;

8) формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів здійснюється з вико­ристанням реєстраційно-контрольних карток, додаткові при­мірники яких виготовляються при постановці документів на контроль. Одночасно на документі, що підлягає контролю, на лівому полі першої сторінки проставляється штамп (робиться напис посадовою особою, яка встановила контроль)" Контроль" або буква "К", після чого документ передається виконавцю, а один примірник реєстраційно-контрольної картки вміщується до контрольної картотеки.

Картки контрольованих документів групуються в спе­ціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довід­кової картотеки за строками виконання документів, за виконав­цями, групами документів тощо.

Дані про хід виконання документів, одержані шляхом теле­фонного запиту або при проведенні перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до графи "Контрольні відмітки" реєстраційно-контрольної картки. При цьому попе­редні записи не фіксуються.

При автоматизованій формі контролю періодично (раз на місяць) складаються і надсилаються до структурних підрозділів переліки невиконаних ними у встановлені строки документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до канцелярії (контрольної служби для узагальнення).

Інформація про строки виконання доручень і документів, зведення про стан їх виконання, а також відомості про перене­сення строків та інформація про завершення виконання виво­диться на екран дисплея і роздруковується на папері за встанов­леною або за довільною формою, передається на зберігання до архіву.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли питання, поставлені в ньому, вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

Після виконання документи (доручення) знімаються з конт­ролю. Зняти документ з контролю може тільки відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і в картці робиться відмітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття з контролю вносяться в контрольну картку і містять дату виконання, номер вихідного документа і його короткий зміст, прізвище і підпис керівника структурного підрозділу — відповідального виконавця.

Закриття карток здійснюється в порядку, зазначеному в до­датку 10.

Якщо виконання не документувалося, відмітка про виконан­ня робиться, на самому документі-запиті та засвідчується в конт­рольній картці посадовою особою, яка давала доручення.

Дані про результати виконання взятих на контроль доку­ментів узагальнюються канцелярією і станом на перше число кожного місяця, доповідаються керівнику організації.

Дані про хід і результати контролю за виконанням періодич­но аналізуються. На основі аналізу розробляються пропозиції щодо поліпшення виконавської дисципліни й удосконалення контролю за виконанням документів.

Керівники структурних підрозділів зобов´язані:

-  особисто розглядати кореспонденцію в день її надходжен­ня, визначати за кожним документом, який потребує виконан­ня, конкретних виконавців і строки;

-  систематично контролювати виконання документів;

-  забезпечити компетентний і невідкладний (протягом 1-2 днів) розгляд проектів документів вищих органів або за їх дору­ченням, які подаються на погодження іншими структурними підрозділами.

Функції контролю за виконанням доручень і документів у структурних підрозділах покладаються на діловодів, інспекторів структурних підрозділів. Вони постійно аналізують стан вико­навської дисципліни і в установленому порядку інформують керівника свого підрозділу і службу контролю канцелярії про хід виконання доручень і документів.

Посадові особи, які допустили невчасне або неякісне вико­нання документів, несуть відповідальність в установленому по­рядку.

 ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ЗА РОЗГЛЯДОМ ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН

Звернення громадян — це викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.

Листи з пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотан­нями) та скаргами (надалі — звернення) громадян реєструються канцелярією за встановленою формою і після реєстрації направ­ляються на розгляд керівництву згідно з розподілом обов´язків.

Забороняється направляти листи зі скаргами на розгляд тій посадовій особі, дії якої оскаржуються.

Начальники структурних підрозділів, яким направлені звер­нення громадян на розгляд згідно з резолюцією керівництва, зо­бов´язані особисто розглянути і вжити необхідних заходів для вчасного вирішення поставлених питань.

Розгляд звернення вважається завершеним лише після по­відомлення автора про прийняте рішення.

Відповіді на звернення громадян, які надійшли до органі­зацій разом із дорученням від вищих органів, подаються на підпис керівництву після візи начальника структурного підроз­ділу, що здійснював розгляд.

Звернення громадян, які підлягають розгляду іншими організаціями, відомствами, направляються виконавцем протя­гом п´яти днів у ці установи із супровідним листом, про що по­відомляється автору листа.

Контроль за вчасним розглядом звернень громадян здійсню­ють спеціалісти та діловоди відповідних структурних підрозділів.

Загальний контроль за вчасним розглядом звернень грома­дян здійснює канцелярія.

Порядок розгляду звернень громадян здійснюється згідно із Законом України "Про звернення громадян" від 2 жовтня 1996 року № 393/9"6-ВР та Інструкцією з діловодства за звернення­ми громадян в органах державної влади і місцевого самовряду­вання, об´єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої Кабінетом Міністрів України.

 СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ І ФОРМУВАННЯ СПРАВ

Номенклатура справ — це систематизований перелік най­менувань справ, які створюються в діловодстві структурних підрозділів зокрема та організацій в цілому із зазначенням строків зберігання справ, оформлений у відповідному порядку.

Номенклатура справ є обов´язковим документом, який скла­дається для встановлення єдиної системи формування справ, за­безпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом та різновидом, здійснення відбору документів на збері­гання у процесі діловодства.

Номенклатура справ розробляється на основі вивчення й аналізу діяльності організації в цілому і кожного структурного підрозділу зокрема (додаток 13).

При цьому використовуються положення про структурні підрозділи: штатний розклад; типові чи приблизні номенклату­ри та описи справ за минулі роки; класифікатори.

При впровадженні нових технологій роботи з документами необхідно враховувати:

- доцільність впровадження технічних засобів;

- можливість придбання технічних засобів у певні строки;

- наявність придатних приміщень;

- можливість підготовки чи залучення спеціалістів для об­слуговування техніки та її ремонту.

Керівник організації несе відповідальність за ефективність використання механізованої і автоматизованої технології робо­ти з документами, здійснює перевірку знання працівниками тех­нічних інструкцій по роботі з відповідною технікою.