Довідка — це документ інформаційного характеру, що опи­сує, підтверджує та встановлює факти, події.

Довідки можуть бути службового і особистого характеру.

Довідка службового характеру складається на запит або за вказівкою вищих органів чи службової особи. Довідка, що ви­дається службовій особі, підписується виконавцем, а та, що на­правляється до вищих органів — керівником організації, або особою, яка виконує його обов´язки.

Довідка, що видається за межі організації, оформляється на бланку і містить у собі такі реквізити: вид документа; адресат;

дата; заголовок до тексту; текст; підпис, місце укладання. Внут­рішня довідка оформляється на внутрішньому бланку або на чистому аркуші.

Довідки особистого характеру оформляються на бланках або на чистих аркушах і мають такі реквізити: вид документа; індекс; дата; текст; підпис; печатка. У тексті зазначається назва устано­ви, якій видається довідка. Доцільно починати текст довідки з подання в називному відмінку прізвища, імені та по-батькові осо­би, про яку подаються відомості. Не рекомендується вживати ар­хаїчні звороти типу "цим повідомляємо", "дійсно працює" тощо.

Оскільки текст довідки, як правило, типовий, треба корис­туватися трафаретними бланками, в яких від руки заповнюють­ся лише окремі частини реквізитів.

В організаціях частіше всього складаються довідки, що підтверджують роботу або оплату праці співробітників. У них вказуються спеціальність, посада, кваліфікація, час роботи і розмір заробітної плати.

Одним із видів довідки є довідка, яка складається по запиту керівництва і містить інформацію на виробничу тематику, на­приклад, про стан торгівлі визначеними товарами, фінансовий стан організації та інші. Такі довідки можуть бути як для внут­рішнього, такі для зовнішнього використання. Вони складають­ся у двох примірниках, один із яких направляється адресату, а другий — залишається у справі підрозділу, який склав цей доку­мент.

При наявності у довідці повідомлень фінансового характе­ру вона підписується керівником і головним бухгалтером, а їх підписи завіряються печаткою організації.

Дата або період часу, до якого відносяться приведені у довідці інформаційні матеріали, включаються у заголовок до тексту: "За станом на 10.09.01 р.", "За період з 10.08.01р. по 30.09.99 p.".