Пояснювальна записка — це документ, який адресований керівнику організації для пояснення дійсної ситуації, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, а у деяких випад­ках — за ініціативою працівника.

Пояснювальна записка у межах організації складається на чистому аркуші паперу з вказівкою таких реквізитів:

• адресат (кому направляється);
• найменування виду документа (Пояснювальна записка);
• заголовок до тексту (про що);
• текст;
• дата;
• підпис.

Якщо пояснювальна записка направляється керівнику іншої організації, то вона складається на бланку і реєструється.

На практиці пояснювальною запискою також називають другу частину документу (звіту, плану, проекту) або один із до­датків до нього.

Якщо така пояснювальна записка має самостійне значення і відокремлена від основного документа, її складають на бланку організації. Залежно від змісту і призначення пояснювальні за­писки діляться на дві групи:

• службові;
• особисті записки працівників з приводу їх поведінки, ро­боти тощо.

Пояснювальна записка оформляється аналогічно доповід­ним запискам. Викладення тексту може бути прямим або зво­ротнім (висновок передує доводам).