Без електронної пошти (e-mail) у наш час важко уявити собі сучасний офіс. Користувачі електронної пошти обмінюються листами, контрактними пропозиціями, інформацією про ціни, кон´юнктуру ринку та іншою комерційною інформацією. , Відсутність у підприємства електронної пошти з погляду людей, яким відома її зручність і практичність, — істотний мінус. І Адреса e-mail на візитці вже давно стала природним атрибутом життя. Електронна пошта є незамінним інструментом організації зовнішньоекономічної діяльності підприємства, який має ] істотні переваги:
— це оперативний і дешевий канал зв´язку з партнерами, колегами, клієнтами, дилерами, дочірніми підприємствами та ін.;
— це зручний та економний канал одержання різного роду зовнішньоекономічної інформації. В Інтернеті зараз величезну кількість інформації можна одержувати безкоштовно за І передплатою через e-mail. Це прес-релізи іноземних компаній, інформаційні бюлетені, спеціалізовані повідомлення для учасників ЗЕД та інша ділова інформація;
— це можливість прямого зв´язку, консультацій і співробітництва з головними фахівцями в області ЗЕД будь-якої країни.
Електронна пошта дає змогу встановити програму-автовідповідач з інформацією, якою часто цікавляться партнери, клієнти або покупці. При одержанні запиту автовідповідач автоматично відсилає у відповідь необхідну інформацію (це можуть бути ціни, інструкції, технічні показники, рахунки-фактури, різні довідкові матеріали, інформаційні бюлетені тощо). Автовідповідач може звільнити співробітника від частини рутинної роботи або взагалі замінити декількох співробітників. У разі необхідності періодичного інформування широкого кола дилерів, автовідповідач замінить розсилання звичайною поштою, отже, заощадить витрати на папір, поштову пересилку, телефонні переговори.